• Моносекторальні. Участь у моносекторальній місії беруть компанії, які представляють відокремлений сектор промисловості. Це може бути, наприклад, IT або ж харчова промисловість. Саме моносекторальні торгові місії мають найвищий рівень ефективності.
• Мультисекторальні. Подібні місії зазвичай організовуються за участі державного компонента (представника Уряду України, як-от заступника міністра або ж міністра) до країн, де з аналітичної точки зору складно виокремити один або два потенційно перспективні сектори. Здебільшого це країни Африки та Азії. У таких місіях беруть участь близько 15 компаній з 3-4 секторів.

За участі державного компонента. Так звані офіційні торгові місії, які

• очолюються представником/ами Уряду чи керівництвом ОМС. У такому разі до організації місії додаються нові складові: офіційний форум та пошук «візаві» (зустріч із представником Уряду чи органів місцевого самоврядування країни, яка приймає). Останнім переважно займається Посольство України в обраній країні;
• державний компонент відсутній. Стандартна торгова місія без необхідності організації форуму та зустрічей на державному рівні.

Підрядник. У межах організації місії підрядник забезпечує підготовку (оренду) приміщень для проведення брифінгу, бізнес-зустрічей та форуму, необхідне обладнання, транспорт для site visits, логістику організаторів та можливих спікерів з українського боку. Також підрядник укладає зі свого боку договори з усіма іншими субпідрядниками, які надають послуги в рамках місії, та проводить оплати. Наприклад, з міжнародним консультантом, готелями, де винаймаються приміщення, тощо. 

Консультант — компанія в особі директора або провідного партнера, яка надає послуги з інтернаціоналізації бізнесу на обраному ринку. Завданням консультанта в межах місії є: участь у відборі українських компаній, допомога в підготовці маркетингових матеріалів, залежно від специфіки ринку (тізер, брошура тощо), надання рекомендацій щодо місць проведення зустрічей, брифінгу та форуму, організація індивідуальних зустрічей для кожної української компанії, пошук цікавих локацій для відвідування та досягнення домовленостей з ними (site visits), підготовка презентації для брифінгу, часткова координація місії.

Партнери місії. Партнерами місії можуть бути різні організації. Багато залежить від формату місії, обраного сектору та таргетованої країни. Якщо ми говоримо про партнерів з українського боку, то це можуть бути профільні асоціації, донори (USAID, ЄБРР та інші), державні інституції та інші. За кордоном партнерами в межах місії можуть бути: Посольство України, Торгово-промислові палати, профільні асоціації, локальні державні інституції.

Учасники місії. Представники делегації місії, тобто співробітники компаній, яких відібрано для участі в місії.

Підготовка до місії має розпочатись за 3 місяці до її проведення. При цьому варто мати на увазі, що на початковому етапі підготовки вже слід розуміти, хто є підрядником місії, хто буде консультантом, який обрано сектор та формат (B2G чи B2B). У разі, якщо в’їзд до обраної країни обмежений й потребує отримання візи, підготовку варто розпочати за 4-5 місяців.

Торгова місія може бути запланована в одну або дві країни одночасно. Від цього залежить і її тривалість — від двох до п'яти робочих днів. Здебільшого місія планується в одну країну та одне місто. Однак бувають і місії до двох країн. Це можливо через географічно близьке розташування деяких країн, наприклад, у Європі.

1. Ініціювання. Процес ініціювання починається на підставі отриманих результатів опитування експортерів та бізнес-об’єднань. Пріоритетні для українського бізнесу країни аналізують співробітники Офісу з розвитку підприємництва та експорту, і якщо вітчизняна продукція та послуги дійсно перспективні на обраних ринках, Офіс розпочинає роботу з детального вивчення інших особливостей країни, проводить консультації з Посольством України, міжнародним консультантом та формує бюджет. Ініціатива організації торгової місії може йти також від Мінекономіки, профільних асоціацій, МЗС (Посольств України). Якщо ініціатива від органів місцевого самоврядування, варто залучати Офіс з розвитку підприємництва та експорту для консультацій та супроводу в організації місії. На етапі ініціювання торговельної місії проводять координаційні зустрічі та переговори з усіма можливими стейхолдерами проєкту (міністерства, державні установи, бізнес-об’єднання).
2. Затвердження: підготовка концепції та програми. Після визначення країни та сектору (секторів) затверджують основні активності в рамках місії та її формат, розробляють операційний план, де враховують основні етапи підготовки та відповідальність кожної залученої сторони. Також розробляють концепцію місії, яка потрібно узгодити зі стейкхолдерами. Готують технічне завдання для підрядника та розпочинають процедуру тендерних закупівель.
3. Промоція та реєстрація учасників. На цьому етапі формують оголошення про початок реєстрації на участь у торговій місії, готують реєстраційну форму, яку розміщують на сайті і соціальних мережах, а також розсилають серед контактів внутрішньої бази бізнесу в регіоні. Заявки збирають від двох до трьох тижнів.
4. Відбір учасників. Попередній відбір учасників відбувається за чітко встановленими основними критеріями (приналежність до фокусного сектору, англомовний менеджер, наявність англомовних маркетингових матеріалів, наявність англомовного сайту компанії, високий бал за результатами Оцінки готовності до експорту). Критерії також обов’язково зазначають в оголошенні про реєстрацію. Додаткові критерії можуть встановлюватись згідно зі специфікою запланованого заходу.
   Коли є сформований лонглист українських компаній, до відбору долучається міжнародний консультант — експерт локального ринку у відповідному секторі, який надає власні рекомендації щодо включення/не включення певного учасника до делегації. Прийняте рішення щодо участі компанії-експортера надсилається електронною поштою.

• Інформаційний брифінг у країні проведення місії. Це навчальний захід для українських компаній, який проводиться по прибуттю до країни призначення. Під час брифінгу консультант та інші локальні експерти представляють детальну аналітику ринку, культурні особливості ведення бізнесу, а також переговори. Крім того, консультант підбиває підсумки підготовки до місії та звертає увагу на слабкі і сильні сторони компаній. Також додатково до участі в брифінгу організатори спільно з консультантом намагаються забезпечити участь місцевих експертів у тій чи іншій галузі.
• Індивідуальні B2B-зустрічі між українськими та локальними компаніями (мінімум чотири зустрічі на кожну українську компанію). Заздалегідь узгоджені міжнародним консультантом зустрічі, які відбуваються у великому приміщенні. Під час таких зустрічей в одній залі є окремі столи для кожної компанії, на яких вони можуть виставити свою продукцію та за якими спілкуються з потенційними партнерами. Зустрічі відбуваються у форматі speed dating (формат швидких бізнес-зустрічей з великою кількістю потенційних клієнтів за короткий проміжок часу). Тобто кожна компанія має близько 30 хвилин на представлення своєї продукції представнику закордонної компанії, після чого за стіл сідає наступна особа. Зустрічі організовано за заздалегідь підготовленою матрицею. Час контролює консультант та організатор місії.
• Візити (site visits) до локальних підприємств, дистриб’юторів, об’єднань, технологічних парків тощо (в середньому 4 візити в рамках місії). Візити на підприємства відбуваються за спланованим графіком та попередньою домовленістю зі стороною, яка приймає. Перелік підприємств та організацій формується залежно від делегації, а точніше, сектору промисловості, який делегація представляє. Під час подібних відвідувань українські компанії мають змогу подивитись та дізнатись, як працює локальний бізнес, з якими труднощами стикається та ін…
• Форум. Офіційний форум організовується за умови, що місію очолює представник Уряду або керівництво ОМС. Зазвичай форум відбувається в день проведення B2B-зустрічей і є лише короткою вступною офіційною частиною перед початком бізнес-переговорів. Захід триває в середньому не більше 2 годин.

Участь у торговій місії зазвичай беруть від 8 до 15 українських компаній-експортерів. Найефективніша місія налічує не більше 10 учасників, оскільки в цьому разі кожній компанії приділяється значно більше уваги як з боку організаторів, так і залученого міжнародного консультанта.