1. Визначаємо мету заходу, оскільки від мети залежить уся подальша концепція

Яка може бути мета дводенного тренінгу?

• мотивувати розпочати експортну діяльність;
• сформувати загальні розуміння для експортерів-початківців;
• навчити якихось конкретних навичок, наприклад, як вести переговори під час В2В-продажів на експорт, я працювати з e-commerce тощо;
• розробити певну стратегію з того чи іншого питання експорту;
• розповісти про поточні тренди та підходи.

2. Під мету визначаємо цільову аудиторію заходу

Організатор має чітко розуміти свою цільову аудиторію. Наприклад, цільова аудиторія — досвідчені експортери. Цільова аудиторія має відображатися в публічній інформації про захід. У разі, якщо в анонсі чи в критеріях відбору про захід не буде розкрито інформацію, для якої він аудиторії, про що саме буде захід та які результати отримають учасники, то до заходу можуть долучитись як досвідчені, так і недосвідчені експортери. У результаті перші будуть розчаровані та навіть можуть покинути тренінг, другі будуть задоволені. Тому організатор має одразу визначитись із цільовою аудиторією. Вона має бути однорідною.

Для прикладу візьмемо базову ціль — мотивувати розпочати експортну діяльність. Відповідно цільова аудиторія може бути такою: експортери-початківці; підприємці, які готові розпочати експортну діяльність (мають достатні виробничі потужності, бажання або цікавляться цією темою). При цьому такі підприємці не мають досвіду та структурованих знань. 

3. Визначити формат заходу

Можливі такі формати заходу: лекція, тренінг, дискусія, круглий стіл, майстер-клас, форум або фестиваль. Для прикладу розглянемо дводенний тренінг з експортної тематики.

4. Обираємо місце проведення

Захід може проходити і в онлайн-форматі, але в нашому випадку розглядаємо офлайн- тренінг. Для обрання місця проведення визначаємо кількість потенційної цільової аудиторії.

Критерії визначення кількості аудиторії залежить від багатьох факторів та спроможності організації: 

• наявність бази цільових контактів;
• наявність цільових каналів комунікації;
• вимоги від тренера;
• обмеження конференцзалу;
• сезонність (влітку менша активність щодо участі в освітніх заходах);
• обмеження бюджету тощо.

Місце проведення має відповідати комфортним умовам участі згідно з поставленою метою за кількістю учасників:

• конференцзал не має бути значно більшим, ніж очікувана кількість учасників;
  Наприклад, очікувана кількість учасників — 30 осіб, а зал розрахований на 100 осіб. У такому разі виникне враження, що більша частина учасників не прийшла, що може створити хибне уявлення про очікувані результати від тренінгу;
• конференцзал має бути обладнаний: інтернетом, проєктором для демонстрування презентацій, фліпчартом, мікрофоном, акустичною системою тощо (за потреби та залежить від вимог тренерів);
• зал має бути комфортним середовищем для навчання (тепла температура взимку, кондиціонер влітку) тощо.

5. Організуємо кава-паузи та перерви

Якщо навчання заплановано на весь день та триває від 6 до 8 годин, організатори мають забезпечити мінімум дві кава-перерви по 15 хвилин та перерву на обід тривалістю від 30 хвилин до 1 години.

• Наявність кава-перерви — необхідний мінімум для комфортного навчання. Голодний студент — поганий студент, який думатиме про обід чи перекус, а не здобуття знань. Якщо організатор здатен забезпечити обід, це буде додатковим плюсом для задоволеності аудиторії.
• Також кава-перерва та обід — це час для неформального спілкування, знайомства та обміну контактами.

Результат: маємо мету, цільову аудиторію, формат, потенційну кількість учасників (заявлена мета або KPI), зал для проведення тренінгу та обладнання.

Загальні ознаки нашого тренінгу:

• введення в експортну діяльність
• оцінка готовності до експорту
• що таке експортний план
• як визначити ринок для експорту
• оцінка відповідності продукції та його адаптація для експорту (сертифікація, вимоги, тарифи)
• інструменти пошуку партнерів на цільовому експортному ринку
• митне оформлення та логістика
• успішні українські історії виходу на зовнішні ринки

1. Визначаємо деталі тем разом зі спікерами та формуємо детальну програму

• Приклад детальної програми  
• при формуванні програми враховуємо час на кожну підтему, кава-перерву та обід
• визначаємо комфортний час початку (залежно від міста та інших факторів, наприклад, доступність громадського транспорту, місце розташування конференцзали тощо)
• визначаємо дату тренінгу

2. Визначаємо спікерів

Для тренінгів підходять як досвідчені тренери, консультанти, так і практики, представники бізнесу, які вже давно займаються експортом та можуть поділитися практичними рекомендаціями й мотивувати розпочати експортну діяльність. У процесі підготовки програми організатор проводить перемовини зі спікерами про можливість викласти заявлений матеріал та визначає фінальний пул спікерів відповідно до професійних здібностей, досвіду, часових можливостей, бюджету тощо.
Результат: готова програма з тематикою та часом, обрані та узгоджені спікери, обрана дата.

• готуємо головну сторінку заходу: назва, повний опис тем, опис спікерів, формат проведення, цільова аудиторія, дата та місце проведення, очікувані результати для учасників;
• за необхідності розробляємо критерії відбору, які публікуємо на сторінці заходу;

Критерії необхідні для якісного обрання учасників заходу. На ваш захід можуть реєструватись також представники організацій з підтримки бізнесу, студенти, представники різних громадських організацій, зацікавлені особи тощо. Мета організатора — зібрати цільову аудиторію: представників реальних компаній, зацікавлених у старті експортної діяльності (експорт-менеджери,керівники, власники тощо). Критерії необхідні також для обґрунтованих відмов зареєстрованим учасникам, які не є заявленою цільовою аудиторією.

• готуємо форму реєстрації відповідно до заявлених критеріїв (для цього можна використати гугл-форми).

Базові вимоги до реєстрації: ПІБ, назва компанії, регіон, e-mail, номер телефону, посада на підприємстві, рік заснування компанії, сектор, кількість співробітників у компанії, продукція/послуги, що виготовляють/надають, досвід експорту, продукція/послуги, які плануються для експорту, питання до спікерів тощо;

• визначаємо дедлайн реєстрації на захід.

Коли головна сторінка з повним вичерпним описом та реєстраційною формою буде готова, її можна публікувати. 
2. Промоція заходу

Промоція здійснюється індивідуально,  залежно від наявних ресурсів: розсилка по наявній базі, публікація в соцмережах, поширення по релевантних групах у соцмережах, публікація на сайті, перемовини з локальними медіа про публікацію, платне просування тощо.

• Від моменту публікації анонсу заходу до дедлайну реєстрації організатор має спланувати мінімум два тижні на просування та набір учасників.
• Під час промоції організатор має контролювати процес реєстрації учасників відповідно до заявленої мети. 

Пам’ятайте, що наявність 100 реєстрацій для заходу з метою обрання 30 осіб з цільової аудиторії може бути недостатнім. Необхідно аналізувати деталі заявок та розуміти кількість відповідних до аудиторії аплікацій. Також організатор має врахувати відсоток тих, хто не прийде на захід. Наприклад, у вас є 40 релевантних заявок зі 100. Половина з 40 відібраних для участі може просто не прийти на захід. Щоб уникнути такої ситуації, варто зробити таке:

• відправити підтвердження поштою та попросити підтвердити участь у новій короткій гугл-формі;
• зателефонувати всім відібраним учасникам, встановити контакт та почути про їхню готовність відвідати захід;
• за день до заходу відправити нагадування.

3. Відбір учасників

Дедлайн реєстрації має бути мінімум за 1,5 тижня до самого заходу. Це час для аналізу аплікацій та відбору фінального списку учасників. Відповідно для тих, хто не підходить за критеріями, організатор має підготувати ввічливе повідомлення з відмовою в участі з обґрунтуванням такої відмови (пункт критерії).

Для відібраних учасників підготувати лист-запрошення зі всіма відповідним деталями щодо заходу. Такі листи мають бути відправлені щонайменше за 5 робочих днів, а краще раніше. Відібрані учасники мають спланувати свій графік та виділити час на навчання. Чим раніше учасники отримають повідомлення, тим більше шансів, що вони відвідають захід. 
Результат: про ваш захід дізнались, ви отримали заявки на участь, відібрали учасників та запросили їх на тренінг, надавши всі необхідні деталі.

• Впевнитись, що всі перелічені пункти виконані, завдання персоналу на дні заходу поставлені, спікері готові тощо.
• Підготувати детальний сценарій двох днів та пройтись по ньому зі всіма відповідальними особами.
• Напередодні заходу, краще ввечері, оскільки зазвичай тренінги починаються зранку, переконатись у повній готовності конференцзалу, особисто його відвідати, переглянути розташування стільців, столів, готовність техніки, інших необхідних матеріалів, узгодити всі деталі з кейтерингом для кава-перерв.
• Пересвідчитись, що спікери та учасники знають адресу, у разі необхідності надати інструкції.
• Ваш зал має бути повністю готовий за 1 годину до початку. Оскільки учасники прибуватимуть заздалегідь, організатор має бути готовий зустріти учасників, провести до зали, запропонувати каву тощо.
• Також необхідно підготувати заздалегідь лист реєстрації. Роздрукувати лист із зареєстрованими учасниками: ПІБ, компанія, посада, регіон, email, номер телефону та графа для підпису.
• Організувати стіл реєстрації на вході до зали. За це має відповідати окрема особа, яка зустріне учасників, запросить зареєструватись (поставити підпис під своїм ім’ям).
• Ви можете підготувати роздавальні матеріали і видати їх під час реєстрації: ручки, блокноти та заздалегідь підготовлені й роздруковані індивідуальні бейджі учасників.
• Підготувати форму зворотного зв’язку у друкованому виді (адаптувати таблицю з відповідними питаннями), роздати наприкінці заходу та зібрати відповіді від кожного учасника. Приклад питань: «оцініть рівень задоволеності заходом», «наскільки захід відповідає вашим очікуванням», «рівень організації заходу», «які ще теми навчальних заходів важливі для вашого бізнесу» тощо. Питання мають бути адаптовані під ваші потреби.

Увага! Як зазначено вище, для столу реєстрації має бути окрема особа, але не сам організатор. Навіть коли все готово заздалегідь, завжди знайдеться багато роботи та деталей перед початком, до якої має бути залучений головний організатор.

Після заходу організатор має відправити всі презентації та інші матеріали, що надавали спікери, на вказані електронні пошти кожному учаснику, який відвідав захід, подякувати та встановити контакт на майбутнє.

Увага! Будь ласка, відправляйте матеріали якомога швидше після заходу — це підвищить рівень довіри до організатора та надасть можливість учасникам освіжити знання