Ми в UGLA ERP вважаємо, що головна мета програмного забезпечення — оптимізувати процеси та забезпечити оперативну інформацію для прийняття швидких управлінських рішень. Це дозволяє звільнити час для стратегічного планування та особистісного розвитку співробітників.

Давайте розглянемо важливість планування ресурсів підприємства (ERP) у ресторанному бізнесі та їхній вплив на оптимізацію бізнес-процесів.

Специфіка ресторанного бізнесу

Перед впровадженням ERP у ресторанну галузь важливо зрозуміти специфіку цієї сфери, адже сектор охоплює широкий спектр закладів: від класичних ресторанів, кафе та барів до снек-барів, кейтерингових компаній, пекарень, кондитерських і фаст-фуд закладів. Окремо варто виділити й франшизи, які стають все більш популярними серед українських рестораторів. Кожен із цих закладів має власні особливості та вимоги до управління ресурсами та бізнес-процесами. Наприклад, у класичних ресторанах можуть бути складні системи управління запасами для забезпечення постійної наявності продуктів в той час, як у фаст-фуд закладах більший акцент може бути зроблений на швидкість обслуговування та управління чергами гостей. ERP-системи допомагають вирішити такі завдання шляхом автоматизації та оптимізації бізнес-процесів. Тому перед впровадженням ERP в ресторанну галузь необхідно ретельно проаналізувати потреби кожного типу закладу і підібрати рішення, які будуть враховують їхні особливості.

Ресторанний бізнес має специфічні потреби, пов'язані з керуванням запасами, взаємодією з постачальниками, управлінням персоналом та обслуговуванням клієнтів тощо. Впровадження ERP в ресторанний бізнес призведе до значних покращень. Наприклад, система може допомогти в управлінні запасами, що дозволить ресторану ефективно контролювати витрати та уникати необхідності замовлення додаткових або зайвих продуктів. Крім того, ERP дозволяє оптимізувати роботу персоналу, автоматизуючи процеси замовлення та обслуговування клієнтів.

Які виклики стоять перед ресторанами в Україні?

Кожен ресторанний бізнес є унікальним і вимагає особливого підходу. Деякі ERP-системи можуть не відповідати вимогам складного сектору ресторанного бізнесу, особливо з урахуванням сучасних тенденцій, таких як віртуальні заклади, різноманітні моделі хмарних кухонь, центральні кухні для виробництва та франшизи. Сучасні ресторани все частіше потребують  точкових рішень для розв'язання конкретних проблем, тому важливо розрізняти.

Серед викликів, які постають перед українськими ресторанами: 

• Економічна/політична нестабільність: політична та економічна ситуація в країні впливають на купівельну спроможність населення та загальний попит на ресторанні послуги.

• Конкуренція: висока конкуренція серед ресторанів у великих містах змушує бізнеси постійно підвищувати якість обслуговування та інноваційність, щоб залучити та утримувати клієнтів.

• Зміни в уподобаннях споживачів: мінливі вподобання клієнтів щодо їжі та обслуговування можуть вимагати від ресторанів здатність швидко змінювати меню та концепцію.

• Кадрові питання: пошук та утримання кваліфікованого персоналу може бути складним завданням, особливо у великих містах.

• Сезонність: деякі заклади можуть стикатися зі змінним попитом залежно від сезону, що може впливати на прибутковість.

• Організація контролю і якості продукції згідно зі стандартами HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point). 

Всі ці процеси необхідно контролювати та планувати. 

Чому ERP потрібен для ресторанів?

ERP — це спеціалізоване програмне забезпечення, яке допомагає ресторанам керувати та автоматизувати свої бізнес-процеси для досягнення максимальної ефективності управління. Ці програми координують потік даних між різними частинами ресторану, створюючи єдине джерело інформації, поліпшуючи роботу всього підприємства. Окрім цього такий інструмент може допомогти впоратися з хаосом і поєднуючи всі бізнес-процеси (планування, закупівлі, управління запасами, продажів, маркетингу, фінансів, кадрової політики тощо) в одному місці.

До переваг ERP часто відносять й те, що бізнес може використовувати такі системи без встановлення складного додаткового обладнання у ресторані й мати доступ до всіх даних 24/7 з будь-якого місця. 

Які інструменти в ERP підходять ресторанам?

У ERP для ресторанів існують різні інструменти, що допомагають оптимізувати робочі процеси та підвищити ефективність. Серед них:

• Управління запасами: дозволяє вести облік залишків, прогнозувати потреби та оптимізувати запаси, щоб уникнути нестачі або зайвих витрат. 

• Товарний облік: забезпечує можливість створювати заявки на закупівлю товару, контролю за залишками, дублями та переміщенням продукції. 

• Планування виробництва: допомагає ресторанам планувати виробництво їжі відповідно до клієнтського попиту та наявних ресурсів.

• Управління доставкою: дає змогу ефективно обробляти замовлення, отримані з різних джерел, відстежувати їхній статус та забезпечувати вчасну доставку до споживачів.

• Управління замовленнями: налагоджує використання POS-системи, яка дозволяє синхронізувати офіціантів з кухнею. Під час приймання замовлення інгредієнти для приготування страв резервуються, щоб уникнути конфліктів з іншими офіціантами. Офіціант може вказати черговість готовності страв для подачі, прибрати або додати модифікатор. Також є можливість об'єднати страви в одну тарілку. Офіціант може відправляти конкретні страви з замовлення на виробництво без зайвих кроків. 

• Фінансовий облік: допомагає вести облік фінансів, включаючи облік витрат та прибутку, що дозволяє робити прийняттю більш обґрунтованих фінансових рішень.

• Аналітика та звітність: забезпечує можливість аналізу даних та формування звітів.

• CRM: дозволяє зберігати та управляти клієнтською базою, яка охоплює історію взаємодії з кожним клієнтом та можливість їхньої  сегментації для більш ефективної взаємодії. 

• Управління персоналом: допомагає управляти кадровими процесами, включаючи розрахунок зарплати, планування графіків та оцінку продуктивності персоналу. 

• Обмін даними: забезпечує передачу інформації стану справ всього бізнесу та допомагає уникнути «сліпих плям», які можуть виникнути через відокремлені дані. 

Як ERP допомагає управляти технологічними картами?

Технологічна карта (рецепт) є основним елементом будь-якої ERP-системи для ресторанної галузі. Стандартизовані рецепти є ключем до ефективності, оскільки передбачають точні виміри інгредієнтів, чіткі робочі інструкції та стандартизацію оперативних процедур, які дозволяють досягти повторюваних результатів і забезпечити стабільну роботу всіх відділів.

ERP-системи, що включають управління технологічними та калькуляційними картами, допомагають управляти собівартістю страв і оптимізувати бізнес-процеси. Адже розділення технологічних та калькуляційних карт дозволяє краще контролювати витрати і забезпечувати:

• ведення точного обліку собівартості страв та виявлення можливостей для оптимізації витрат;

• автоматичний розрахунок собівартості на основі цін постачальників і залишків на складі завдяки оновленню даних в реальному часі;

• оновлення цін постачальників, собівартості товарів для оперативної реакції на зміни на ринку;

• каталогізацію рецептів; 

• мінімізацію втрат продуктів шляхом точного контролю за обліком продуктів;

• уникнення ручного обміну даними між відділами;

• відстеження змін в технологічних картах;

• мінімізацію людського фактору.

Для того, щоб ERP-системи стали для вашого підприємства по-справжньому корисним інструментом необхідно, щоб вони відповідали саме вашим запитам. Якщо ви обрали шлях діджиталізації вашого ресторану, то звертайте увагу на такі функції програмного забезпечення: автоматизації роботи з меню, аналітики продажів, управління запасами та закупівлями, HACCP та планування завдань, планування меню та виробництва, а також з можливістю призначення ролей та дозволів користувачам, надійними опціями звітності та чіткими панелями управління, можливістю безперешкодного підключення нових закладів, мультивалютністю та багатомовністю, безпекою даних, технічною підтримкою 24/7 та мобільним доступом PWA. Програмне забезпечення, яке ви обираєте для свого бізнесу, повинне не лише дозволяти контролювати процеси від початку до кінця, але й надавати дані для оптимізації бізнесу, що своєю чергою підвищить ефективність та знизить витрати підприємства.