Сучасні компанії використовують чимало різних ІТ-систем. Тому й не дивно, що часто виникає проблема у відсутності інтеграції та синхронізації даних між собою. Це може призвести до того, що ви потрапите в пастку інформаційного хаосу — коли потрібні дані «губляться» в одній з систем і ви змушені витрачати час, щоб знайти необхідний документ/контакт/лист. Однак таких випадків можна уникнути. 

Канали комунікації та сховища даних

Скільки каналів комунікацій та сховищ даних ви зазвичай застосовуєте для роботи та спілкування з колегами, партнерами чи клієнтами? Здебільшого це месенджери, хмарне програмне забезпечення та інші інструменти для спільної роботи. А ще можна згадати облікові системи. Всі ці програмні застосунки в більшості випадків слабо інтегровані між собою, тож майже кожен підприємець стикається із проблемою необхідності коректної обробки даних, які стрімко накопичуються з першого дня роботи компанії та розподілені серед різних платформ і сервісів.

Наприклад, вам треба терміново відправити контракт на підпис потенційному клієнту. Ви знаходите файл і надсилаєте його, але потім з реакції клієнта дізнаєтеся, що це не остання узгоджена версія. Актуальний файл перебував не в одному з месенджерів, а в «хмарі», а ця помилка обернулася вам конфліктом з клієнтом, а й, можливо, навіть втратою важливої угоди.  

А ось інший приклад: вам необхідно підготувати документи для участі в тендері. Але саме зараз ви не можете їх знайти, адже вони можуть перебувати в будь-якому з численних програмних застосунків, якими ви користуєтеся. Цей непростий процес пошуку не тільки призводить до негативних переживань, але й може коштувати вам втрати бізнес-можливостей та репутації.

А тепер подумайте про те, що аналогічні негаразди напевно трапляються не тільки з вами, але й у масштабі всієї компанії. Уявляєте обсяг хаосу?

Корпоративна екосистема

Щоб виправити цю проблему, а ще краще — уникнути її з самого початку, потрібно впровадити ефективну корпоративну екосистему, що реалізує інтегровані комунікації та злагоджені процеси. Оскільки така система має функцію наскрізного пошуку по чатах, email-листуваннях, документах, CRM-системах тощо, то в підсумку стає неважливим де, хто і в якому сервісі створив потрібний файл. Відеозапис наради, вебпортал чи інша система — всі дані автоматично індексуються сервісом централізованого пошуку. І коли виникне потреба знайти певний документ чи повідомлення — ви не будете шукати їх у кожному застосунку окремо, а скористаєтеся єдиним інструментом. Це значно підвищить ймовірність того, що ви отримаєте саме те, що шукали.

Як і що треба зробити для подолання хаосу:

• Замініть розрізнені сервіси для комунікації та обміну документами на єдиний універсальний інструмент.

• Перенесіть за можливості всю важливу інформацію зі старих каналів комунікацій в цей новий сервіс і надалі ведіть спілкування з колегами та партнерами саме в ньому. 

• Якщо ваші партнери звикли до інших сервісів комунікацій і поки відмовляються переходити на той, що є стандартом у вашій компанії — продовжуйте спілкуватися з ними в інших додатках, але після кожного спілкування перенесіть усі найважливіші дані у ваше основне середовище. Так, на це знадобиться додатковий час, проте потрібна інформація буде завжди під рукою. 

• Уникайте будь-яких систем, що мають російське походження. 

   

Загалом чим масштабніший ваш бізнес, тим більше варто звертати увагу саме на глобальних виробників. По-перше, це гарантує, що ваші дані не зникнуть, а потрібний вам сервіс буде працювати безперебійно. По-друге, такі виробники зазвичай генерують цілу екосистему сервісів, кожен з яких тісно інтегрований з іншим.

Зрештою, систематизація інформації вимагає часу та терпіння, але результати, безсумнівно, варті усіх цих зусиль.