Роботизована автоматизація процесів (RPA) — це технологія програмного забезпечення, яка дозволяє легко створювати, впроваджувати та керувати програмними роботами, що імітують дії людини. Програмні роботи, а іншими словами боти, взаємодіють з цифровими системами та програмним забезпеченням. Як і люди, програмні роботи можуть:

• розуміти, що відображається на екрані;

• орієнтуватися в графічному інтерфейсі;

• натискати потрібні кнопки;

• ідентифікувати та витягувати дані;

• виконувати широкий спектр визначених дій. 

Але боти можуть виконувати це швидше та ретельніше, ніж люди. 

Переваги RPA для бізнесу

Технологію RPA впроваджують підприємства різних галузей — від фінансових послуг до охорони здоров'я, виробництва, державного сектору, роздрібної торгівлі та інших. Практично будь-який за розміром, керований бізнес-правилами, процес — є чудовою можливістю для автоматизації.

Програмні роботи замість людей виконують повторювану й незначну роботу:

• вхід в додатки та системи;

• переміщення файлів;

• вилучення, копіювання і вставка даних;

• заповнення форм;

• рутинне аналізування звітів.

Сучасні боти можуть навіть виконувати когнітивні процеси, такі як інтерпретація тексту, участь у чатах й розмовах, систематизація неструктурованих даних та застосування передових моделей машинного навчання для прийняття складних рішень.

Роботизована автоматизація процесів впорядковує бізнес-процеси й дає можливість фокусувати увагу на важливіші задачі. Завдяки усуненню рутинних завдань підвищується залученість та продуктивність працівників. Адже коли боти виконують повторювані завдання, люди можуть зосередитися на впровадженні інновацій, співпраці з партнерами та взаємодії з клієнтами. 

Вплив на працівників

Впровадження RPA має вагомий вплив на роботу та роль працівників в організації. Одним із основних позитивних аспектів впровадження RPA є звільнення співробітників  від виконання рутинних завдань. Таким чином звільняється більше часу на виконання стратегічних задач, які вимагають експертизи та творчого мислення від членів команди. Це дозволяє працівникам бути більш продуктивними та спрямовувати свої зусилля на розвиток бізнесу.

Однак різкий перехід до RPA може викликати у співробітників певні занепокоєння. Вони можуть відчувати страх щодо зміни своєї ролі внаслідок впровадження автоматизації. Тому важливо забезпечити належну комунікацію та навчання працівників щодо переваг та перспектив впровадження RPA. Необхідно доступно пояснити, що така технологія  не має на меті замінити працівників, а навпаки — допоможе оптимізувати їхню роботу та підвищити продуктивність. 

Для працівників можуть бути організовані навчальні програми та тренінги з метою опановування нових навичок та знань, щоб ефективно співпрацювати з програмними роботами та використовувати їхній потенціал на користь компанії. Наприклад, працівники можуть навчитися працювати з інтерфейсами RPA-інструментів (UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism), аналізувати та вдосконалювати автоматизовані процеси, а також вести моніторинг та аналіз даних, що забезпечується RPA.

Усе це створює можливість для працівників активно брати участь у процесі впровадження RPA, співпрацювати з програмними роботами, наприклад, бот може підготувати дані для завантаження, а співробітник може перевірити їх та запустити завантаження, таким чином спільно працювати над покращенням бізнес-процесів. Ваша команда  може  стати експертами у сфері RPA, й таким чином впроваджувати нові ідеї та допомагати компанії якісніше трансформуватись у діджитал-середовищі.  Для становлення експертами у сфері RPA знадобляться такі навички та знання:

• Розуміння бізнес-процесів: допоможе ідентифікувати потенційні області для автоматизації та розробити стратегію впровадження RPA.

• Знання RPA-інструментів: опановування популярними RPA-інструментами, такими як UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism, дозволить вам створювати, налаштовувати та управляти роботами.

• Програмування та скриптування: розуміння основ програмування, таких як Java, Python або C#, може бути корисним при налаштуванні складних процесів.

• Аналітичні навички: важливо вміти аналізувати та оцінювати бізнес-процеси з метою виявлення потенційних областей для автоматизації.

• Комунікаційні навички: здатність спілкуватися з різними зацікавленими сторонами, включаючи керівництво, бізнес-аналітиків та IT-спеціалістів, допоможе вам ефективно співпрацювати та розуміти вимоги компанії щодо автоматизації.

• Розуміння особливостей RPA-проєктів: RPA-проєкти відрізняються від звичайних IT-проєктів (розробка додатків, сайті, сервісів). Вам потрібно мати знання про особливості впровадження RPA, включаючи взаємодію з ботами, розгортання та масштабування роботизованих процесів, а також управління змінами під час автоматизації бізнес-процесів.

Як впроваджувати технологію RPA? 

Перший крок у впровадженні RPA у бізнесі — це ретельний аналіз та визначення процесів, які можна автоматизувати. Це можуть бути рутинні завдання, що вимагають багато часу та зусиль, або процеси з великою кількістю повторюваних дій. Ось кілька прикладів популярних бізнес-процесів, які можуть бути автоматизовані за допомогою RPA:

• Обробка замовлень: автоматизація обробки замовлень може включати зчитування та обробку електронних форм замовлень, перевірку запасів на складі, генерацію рахунків та електронних повідомлень для клієнтів, а також оновлення системи обліку запасів.

• Обробка фінансової документації: RPA може бути використаний для автоматизації процесів обробки рахунків, збору та аналізу фінансової інформації, виконання розрахунків з клієнтами та постачальниками, а також складання фінансової звітності.

Після вибору потенційних процесів для автоматизації, слід провести детальний аналіз кожного з них. Розгляньте, які кроки можуть бути автоматизовані, які системи або програми використовуються та чи потрібні зміни в інфраструктурі, що вже існує.

Далі, вам слід вибрати RPA-інструмент, який відповідатиме потребам вашої компанії. Проведіть дослідження на ринку, порівняйте різні платформи RPA та оберіть ту, яка найкраще відповідає вашим вимогам щодо функціональності, масштабованості та безпеки.

Після вибору RPA-інструменту важливо створити план впровадження. Розробіть чіткий графік, визначте етапи та ресурси, необхідні для реалізації автоматизації. Зазвичай план впровадження має наступні стадії:

• Розробка документа опису процесу (Process Definition Document) — необхідний для того, щоб описати бізнес-процес і визначити що саме має бути автоматизовано.

• Розробка дизайну рішення (Solution Design Document) — розробляється RPA архітектором рішень, містить опис технічної реалізації процесу, основний документ по якому розробники програмують бота.

• Розробка бота — розробники на основі SDD з урахуванням інформації з PDD розробляють програмний код бота.

• Тестування — розробники тестують рішення, на цьому етапі дуже важливо визначити всі можливі сценарії роботи бота, підготувати вичерпний набір тестових даних і провести внутрішнє тестування. Результати тестування мають бути перевірені бізнес-користувачами.

• Розгортання — переведення бота з тестового середовища в продуктивне.

• Період стабілізації — певний період часу після розгортання коли розробники прискіпливо слідкують за роботою бота з метою виявлення і усунення недоліків.

Поступово впроваджуйте RPA, розпочинайте з менш складних процесів та поступово розширюйте список задач, де автоматизація буде працювати ефективніше.

Особливу увагу необхідно приділити підготовці команди, яка буде відповідати за впровадження RPA. Забезпечте належне навчання персоналу, щоб вони могли ефективно використовувати нову технологію та були готові до змін.