Поступово впровадження роботизованої автоматизації процесів (RPA) стає все більш популярним методом підвищення ефективності бізнес-процесів. Програмні роботи дозволяють покращити точність та швидкість виконання завдань, звільнити час співробітників для більш важливих задач, підвищити задоволеність клієнтів завдяки швидкій та точній обробці їхніх запитів. У метаріалі розповімо про те, які кроки необхідно зробити для ефективного впровадження RPA-технології для бізнесу.

Вибір процесів для автоматизації

Перш за все необхідно обрати процеси, які можна і треба автоматизувати. Спробуйте ідентифікувати ті робочі завдання, які вимагають багато ручних дій та можуть бути стандартизовані.

Для прикладу можемо взяти бізнес-процеси онлайн-магазину. Один з основних етапів роботи — обробка замовлень, що охоплює багато підпроцесів:

• отримання замовлення

• перевірка наявності товару

• створення рахунку для клієнта

• отримання оплати за товар

• підготовка замовлення до надсилання

• оновлення інформації про запаси 

Цей процес може бути легко стандартизований, адже RPA може автоматизувати цей процес, допомагаючи обробляти замовлення швидше та точніше.

Вибір RPA платформи

Після вибору процесів для автоматизації необхідно вибрати відповідну RPA платформу. Це може бути одна з відомих існуючих платформ або власна розробка.

Вибір правильної RPA платформи має велике значення для успішного впровадження автоматизації. Основні різниці між платформами включають функціональні можливості, сумісність з існуючою інфраструктурою, рівень підтримки та ціноутворення. Обираючи платформу, важливо враховувати ваші потреби, технічні вимоги та бюджет.

Аналіз та моделювання процесів

Перед тим, як створювати ботів для автоматизації, слід детально проаналізувати та сформулювати кроки, які вимагає виконання кожен обраний бізнес-процес. Це допоможе зрозуміти логіку та послідовність дій, а також виявити можливі проблемні моменти.

Деталізація кроків дозволить створити однозначні та надійні рішення для автоматизації процесу. Також рекомендується використовувати шаблони, такі як PDD (Process Definition Document), для створення структурованих та чітких описів процесів. Це допоможе забезпечити успішну автоматизацію в усіх варіантах виконання процесу.

Розробка та налаштування ботів

На цьому етапі ви створюєте та налаштовуєте ботів за допомогою RPA платформи. Вони програмуються таким чином, щоб могли автоматично відтворювати необхідні дії, які раніше виконувалися вручну вашим співробітником.

Важливо дотримуватися кращих практик RPA для забезпечення стійкості та надійності. Ось кілька порад, які допоможуть вам в цьому:

• Використовуйте reusable components: розробіть бібліотеки або reusable components для стандартних операцій, які можуть бути використані в різних ботах. Це економить час та спрощує підтримку.

• Мінімізуйте роботу з графічним інтерфейсом: уникайте надмірної роботи з графічним інтерфейсом, оскільки цей процес може бути повільним та нестійким. Замість цього використовуйте API, внутрішню автоматизацію, фільтри, пошук або інші методи для взаємодії з додатками та системами.

Тестування та вдосконалення

Після створення ботів важливо провести їх тестування на різних варіантах вхідних даних та ситуацій. Це допоможе виявити можливі помилки та недоліки. Після тестування ботів можна вдосконалювати та оптимізувати їхню роботу для досягнення найкращої продуктивності. Кращі практики в тестуванні включають:

• Unit тести для модулів бота: розділіть бота на модулі та розробіть unit тести для кожного модуля. Це допоможе вам перевірити правильність роботи окремих частин та виявити помилки на ранніх стадіях розробки.

• User Acceptance Testing (UAT): Після тестування окремих модулів і інтеграції їх в одну систему, проведіть User Acceptance Testing. Це дозволить бізнес-користувачам перевірити роботу системи в реальних умовах та впевнитися, що вона відповідає їхнім очікуванням і вимогам.

Впровадження та навчання персоналу

Коли боти пройшли успішне тестування, їх можна впроваджувати в інфраструктуру. Важливо провести навчання працівників, які будуть взаємодіяти з ботами або надавати їм необхідні дані. Також, бажано виділити роль оператора RPA (RPA Operator) та зі зростанням обсягу автоматизації та інтеграції RPA в бізнес-процеси, варто розглянути можливість створення RPA Center of Excellence

Роль оператора RPA:

• Оператор RPA є ключовою фігурою в процесі управління та підтримки роботів. Це спеціаліст відповідає за слідкування за ботами, перевірку їх правильності та вчасність виконання. Йому варто мати доступ до логів і інших інструментів моніторингу для ефективного контролю за ботами.

Створення RPA Center of Excellence (CoE):

• CoE  це внутрішній підрозділ, спеціалізоване в управлінні та розвитку RPA. CoE забезпечує оптимізацію процесу пошуку, розробки та впровадження нових автоматизацій в компанії. Він також відповідає за стандартизацію та навчання персоналу в галузі RPA.

• Створення RPA CoE допомагає забезпечити більшу ефективність та координацію в управлінні ботами, а також підвищує спроможність компанії до швидкого реагування на зміни в бізнес-процесах та їх автоматизацію.

Моніторинг та підтримка

Боти потребують постійного моніторингу та підтримки. Необхідно слідкувати за їх продуктивністю, вчасно розв'язувати можливі проблеми та вдосконалювати їх для забезпечення максимальної ефективності.

Масштабування та розширення

Успішне впровадження RPA може стати стартовим пунктом для масштабування та розширення автоматизованих процесів у діяльності компанії. Після набуття досвіду ви можете впроваджувати автоматизацію в інших сферах бізнесу, що дозволить максимально ефективно оптимізувати процеси й звільнить ресурси, які необхідні для інших сфер.

Збір та аналіз даних

Завдяки RPA ви зможете отримувати більше даних про ваші бізнес-процеси та взаємодію з клієнтами. Важливо встановити механізми для збору та аналізу цих даних, що дозволить вам зрозуміти, як покращити свої процеси ще більше та приймати обґрунтовані рішення. 

Впровадження RPA у вашому бізнесі може стати ключовим етапом збільшення ефективності, продуктивності та конкурентоспроможності підприємства. Важливо слідкувати за кроками, наведеними у цій інструкції, і враховувати особливості вашої компанії та бізнес-процесів. Автоматизація робочих процесів за допомогою RPA — це можливість підвищити ефективність, зменшити витрати і забезпечити конкурентні переваги у сучасному бізнес-середовищі.