Налагодження взаємовигідних умов співпраці між замовником та постачальником є одним з ключових елементів процеса закупівель.

В умовах сучасних ринкових відносин компанії повинні бути впевнені в надійності та фінансовій спроможності бізнес-партнерів. Укладаючи договір з недобросовісним контрагентом, крім можливих втрат, можна зазнати податкових, юридичних, стратегічних ризиків, а також втратити довіру з боку постійних клієнтів та партнерів.

Як же перевірити постачальника?

1. Аналізуйте загальні відомості про організацію

Тобто установчі документи компанії, статус юридичної особи, відсутність податкової заборгованості, судові процеси, види економічної діяльності, ліцензії тощо.

Джерелом може бути, як інформація надана постачальником, так і відомості з відкритих джерел.

По коду ЄДРПОУ можна побачити статистику участі, відсоток перемог, посилання на досьє підприємства у сервісі перевірки контрагентів YouControl. Якщо компанія брала участь у держзакупівлях, ви зможете більш детально проаналізувати її «тендерну поведінку»: перемоги, причини відхилення, відмови від підписання договору тощо.

2. Вимагайте референс-лист клієнтів

Це можуть бути відгуки або інший формат документально підтвердженого досвіду виконання аналогічних договорів. Також варто поспілкуватися з представниками компаній, які вже мали досвід співпраці з певним постачальником.

Так ви більше дізнаєтесь про специфіку взаємодії з потенційним контрагентом. 

3. Фіксуйте в документах умови співпраці

Це зменшить ризики, пов’язані з невиконанням зобов’язань. Зокрема, має сенс вказати умови взаєморозрахунків такі, як післяплата чи оплата по факту.

Проте слід враховувати, що все залежить від предмета закупівлі, термінів поставки або виконання робіт, залучення субпідрядника тощо. У деяких випадках, для виконавця післяплата представляє істотний ризик, тому постачальник може піти назустріч тільки перспективному замовнику.

За можливості краще розпочати співпрацю з новим партнером з пробних поставок та випробувального терміну. У такому випадку ви матимете змогу оцінити якість товару та сервісність потенційного постачальника. 

4. Проводьте особисті зустрічі

Тим більше, коли це стосується стратегічно важливих закупівель товарів чи послуг. Так у вас буде більше шансів отримати більш економічно вигідну пропозицію. Поспілкувавшись особисто з представниками компанії, ви можете оцінити перспективу та готовність постачальника до співпраці.

Дослідження показують, що при використанні електронних інструментів на створення атмосфери довіри потрібно два тижні, а на донесення сенсу інформації до адресата — в чотири рази більше часу, ніж при особистому спілкуванні.

Особиста зустріч дозволяє скласти враження та портрет майбутнього бізнес-партнера. По-перше, стає більш зрозумілий їхній інтерес у цій угоді, а по-друге, в залежності від того, хто приїхав до вас на зустріч, формується розуміння, наскільки важливо постачальнику співпрацювати безпосередньо з вашою компанією. 

5. Робіть виїзний аудит

Аудиту підлягають постачальники тих товарів та обладнання, які мають вагомий вплив на діяльність підприємства, або мають складну специфікацію. Це може бути сировина чи комплектуючі з високим ступенем важливості та критичності для вашого виробництва. Саме тому важливо при проведенні таких закупівель перевіряти відповідність постачальника заявленим вимогам.

Аудит дасть змогу ознайомитися з виробничо-технічною діяльністю постачальника, технологічними можливостями та потужностями, номенклатурою продукції, а також оцінити здатність виробляти та постачати продукцію відповідно до ваших виробничих потреб. Виїзд може проводити безпосередньо замовник власними силами або незалежна організація на умовах аутсорсингу. 

6. Читайте відгуки про потенційного контрагента

Сьогодні кожен прогресивний учасник ринку має власний сайт. Крім того, аналізуйте інформацію у ЗМІ: частоту згадок про компанію, в якому контексті та тональності говорять про неї, на яких ресурсах тощо.

Не слід нехтувати перевіркою контрагента і в соціальних мережах (Facebook, LinkedIn). Наявність сторінки або сформованої групи (звертайте також увагу на дату створення) дасть змогу отримати корисну інформацію про комерційну діяльність підприємства, керівника організації, а регулярне оновлення та додавання інформації свідчить про публічну активність та зменшує ризик натрапити на «фейкову» компанію. 

Збір інформації про потенційного партнера є запорукою безпечного бізнесу. Тому так важливо використовувати всі можливі інструменти.