Крок 1. Перевірте відкриті грантові конкурси на сайті FToP

Перевірте відкриті грантові конкурси на сайті FToP на порталі Європейської Комісії для подання заявки на грант. 

Увага: відкриття конкурсів має циклічний характер. Протягом періоду Програми вони будуть оголошуватись кожні пів року.

Крок 2. Зареєструйтесь як користувач на сайті FToP

Зареєструйтесь як користувач (менеджер проєкту) на сайті FToP та створіть профіль вашої організації, отримавши PIC (Participant Identification Code) на електронну пошту заявника.

Увага: перш ніж почати реєструвати вашу організацію на сайті FToP, уважно перевірте, чи має ваша організація PIC. Якщо ви вже маєте такий PIC, повторна реєстрація не потрібна.  Організація може мати лише один діючий PIC. 

Крок 3. Ознайомтесь з Інструкцією для заявників по конкурсу

Детально ознайомтесь із робочою програмою конкурсу, який вас цікавить, та Інструкцією про те, як подавати заявку на порталі FToP.

Увага:  з короткими резюме відкритих конкурсів (українською мовою) можна ознайомитись на сайті Міністерства цифрової трансформації України у розділі «Євроінтеграція».

Крок 4. Знайдіть партнерів та сформуйте консорціум

Знайдіть партнерів та сформуйте консорціум (об'єднання суб'єктів господарювання) для підготовки проєктної пропозиції для участі в конкурсі на отримання гранту.

Увага: у більшості конкурсів Програми заявку може подавати лише консорціум із 3 або більше організацій із 3 або більше країн програми «Цифрова Європа» (перелік країн, окрім всіх країн-членів ЄС).

Консорціуми можуть бути як національні (наприклад, Мережа європейських центрів цифрових інновацій), так і міжнародні (в  більшості конкурсів Програми).

Крок 5. Заповніть та надішліть проєктну заявку англійською мовою

Заповніть у системі проєктну заявку англійською мовою, разом із партнерами сформованого консорціуму та надішліть її до дедлайну (онлайн, жодних паперових документів надсилати не потрібно). 

Увага: заявка складається із двох частин: 

Part A: адміністративна інформація про вашу організацію, 

Part B: опис вашої ідеї та проєкт кошторису (шаблони завантажуються з системи), додатки до проєктної заявки (окремі для кожного конкурсу). 

Онлайн-інструкція про те, як заповнювати заявку в системі, доступна за посиланням.

Крок 6. Дочекайтесь оголошення результатів конкурсу

Після закінчення кінцевого терміну приймання заявок усі пропозиції оцінюються за критеріями, опублікованими в Робочій програмі Конкурсу. За результатами оцінки, до якої можуть бути залучені незалежні експерти з відповідних галузей, складається список проєктних пропозицій у пріоритетному порядку.

Оголошення результатів відбору проєктних заявок передбачає отримання всіма учасниками конкурсу Evaluation Result Letter, у якому вони будуть поінформовані про результати участі.

Якщо проєктна заявка перемогла в конкурсі, учасникам буде запропоновано розпочати підготовку до підписання грантової угоди разом з EU Project Officer.

Зазвичай, результати публікуються через 4-6 місяців після дедлайну. Точний таймлайн кожного конкурсу вказаний в Робочій програмі Конкурсу.

Крок 7. Підпишіть Угоду з Європейською Комісією та отримайте грантові кошти

У разі успішного проходження конкурсу між консорціумом та Європейською Комісією в межах виділеного бюджету укладається грантова угода на реалізацію проєктної ідеї. Також між всіма учасниками консорціуму укладається угода про консорціум, де визначаються права та обов'язки кожного партнера в межах виконання завдань проєкту.

Всі інші учасники та їх проєктні заявки будуть переміщені до резервного списку або відхилені. 

Орієнтовний термін підписання грантових угод — до 9 місяців із моменту оголошення результатів конкурсу.

Крок 8. Надайте звіт про використання грантових коштів

Після успішної реалізації вашого проєкту потрібно буде надати звіт про використання грантових коштів. Всі витрати мають бути здійснені відповідно до вашої проєктної заявки та правил використання коштів, які встановлюються для Європейських грантів.

Більше деталей можна знайти в AGA — Anotated Grant Agreement, який буде частиною вашого Договору.