Як уникнути помилок і зайвих витрат при впровадженні ERP-системи?

Впровадження ERP-системи може як вивести бізнес на вищий рівень ефективності, так і обернутися зайвими витратами часу й коштів. Хочу поділитись нашим досвідом десятків імплементацій, а також розповісти про основні складності, з якими стикаються компанії, та порадити як звести їх до мінімуму та отримати від впровадження ERP максимальну віддачу. 

 

Що таке ERP? 

ERP (система планування ресурсів підприємства) — це система, яка дозволяє автоматизувати та об’єднати на одній платформі всі ключові бізнес-процеси підприємств. Бухгалтерія, фінанси, маркетинг, продажі, виробництво, закупівлі, склади — всі ланки організації працюють злагоджено, як єдине ціле, підпорядковуючись встановленій в системі логіці та використовуючи універсальну базу даних. Все це позитивно впливає на взаємодію підрозділів, ефективність процесів і, як результат, на фінансові показники. Але лише за умови, що компанія відповідально і зі знанням справи підійде до процесу впровадження ERP. 

 

Які існують моделі впровадження ERP?

Організації, які надають послуги з впровадження ERP-систем, зазвичай пропонують клієнтам декілька моделей, в залежності від запиту бізнесу й глибини кастомізації. Якщо у компанії нескладні бізнес-процеси, то буде достатньо впровадження коробкового рішення, яке може відбуватися самостійно або ж за допомогою провайдера. 

За умов складніших процесів, як правило, є потреба у впровадженні з кастомізацією, а при зовсім нестандартних — з глибокою кастомізацією. Проте є нюанси. Тож розглянемо всі ці варіанти більш детально.

 

Самостійний запуск коробкового рішення 

У межах цієї моделі клієнт власними силами опановує і доналаштовує стандартну функціональність ERP-системи. Такий підхід можливий за двох умов:

1. З боку замовника є аналітик, який має досвід із впровадження подібних рішень, або ж просто вмотивований співробітник, який готовий розібратися в продукті, налаштувати його та навчити персонал. 
2. Бізнес-процеси компанії не дуже складні, тому немає потреби в значній модифікації системи. 

 

Головна перевага цієї моделі полягає в економії коштів. Основний мінус — хтось із боку компанії має взяти на себе всю відповідальність за впровадження. 

 

Розгортання коробкового рішення за підтримки провайдера

Підтримка може включати базовий аналіз бізнес-процесів клієнта, доналаштування системи, навчання співробітників, допомогу в міграції даних. При цьому рішення або зовсім не модифікується, або незначною мірою. Утім, часто друга модель в ході впровадження переходить у третю, яка передбачає більш суттєву кастомізацію. 

Буває і навпаки: компанія зі складними процесами вирішує їх переглянути та узгодити з функціоналом коробкового рішення. І часто це йде на користь. Річ у тому, що базова функціональність ERP-систем міжнародного класу досить багата і відображає багаторічний світовий досвід з побудови бізнес-процесів. 

А тому провадження ERP-системи — гарна можливість переглянути бізнес-процеси своєї організації та застосувати у себе кращі міжнародні практики. 

 

Впровадження з кастомізацією

Ця модель передбачає істотний обсяг модифікацій для створення кастомізованого функціоналу. Це може означати розробку цілих додаткових модулів, наприклад, для складних процесів документообігу. Можливе також доопрацювання існуючих модулів, наприклад, виробництва з урахуванням специфіки технологічних процесів компанії. Або ж — велика інтеграція з іншою системою. 

 

Впровадження з глибокою кастомізацією

Головна відмінність цієї моделі від попередньої полягає у тому, що через нестандартність бізнес-процесів організації важко визначити обсяг проєкту. Тому крім базового аналізу виникає потреба в діагностиці, часом тривалій. Також на цьому етапі можна створити прототипи функціональних елементів, щоб зрозуміти, чи будуть вони працювати так, як очікується. 

 

З якими складнощами стикаються компанії при впровадженні ERP?

Одна з найчастіших проблем при впровадженні — інертність персоналу. Співробітники, як правило, не розуміють користь проєкту, не бажають витрачати час на те, щоб розбиратися, що таке ERP, докладати зусиль до опанування нової системи. Керівництву далеко не завжди вдається владнати цю проблему. 

Тому важливо, щоб спеціалісти, які будуть впроваджувати продукт, були не тільки знавцями системи, але й вміли працювати з людьми. Як не дивно, саме їх вміння знаходити спільну мову і викликати довіру може стати вирішальним фактором успіху всього проєкту.

Ще одна складність може виникнути зі самою системою. Навіть, якщо виробник її позиціонує як таку, що може бути кастомізованою, вона може виявитися недостатньо гнучкою, адже в багатьох рішеннях використовуються складні загальні мови програмування. Коли у бізнесу з’являться нові завдання, доопрацювати таку систему буде дуже складно і дорого. 

Обирайте системи зі спрощеними спеціалізованими мовами програмування, які краще підходять для вирішення конкретних бізнес-завдань. Коли в продукті використовуються спеціалізовані мови, це дозволяє легко здійснювати будь-які надбудови над системою без необхідності переписувати весь код. 

Яких помилок найчастіше припускаються компанії, впроваджуючи ERP?

 

• Все й одразу 

Дуже поширена помилка полягає у прагненні компанії впровадити одразу весь можливий функціонал ERP. Це ризиковано, адже існує велика ймовірність щось упустити, а впровадження нових систем у проєкт розтягується в часі, і, як наслідок, зростає можливість здійснення критичних помилок. Краще створити план необхідних впроваджень і втілювати його поетапно. Можна почати з ключових модулів бухгалтерського обліку, фінансів та виробництва, потім розширювати можливості управлінського обліку, додавати штучний інтелект, модулі бюджетування, документообігу, потім різноманітні інструменти, як от системи прогнозування попиту або, скажімо, рішення для побудови HR-бренду. 

 

• Недооцінка базового функціонала

Впроваджуючи сучасну ERP-систему, не варто прагнути одразу перекроїти її, підлаштовуючи під наявні бізнес-процеси. Спробуйте спочатку вивчити стандартну функціональність, зрозуміти її логіку, розібратися, чому в ній саме так, а не інакше реалізовані ті чи інші функції. Після цього вам буде легше визначити, чого не вистачає саме вам і перейти до доопрацювання. Крім іншого, цей підхід дозволяє заощадити витрати.

 

Що варто врахувати, обираючи провайдера ERP-рішення?

• Екосистема має значення

Обираючи ERP-систему, стратегічно важливо враховувати екосистему, яка його оточує. Бізнес зазвичай потребує цілого набору інструментів, і згодом цей набір буде розширюватися. Бажано, щоб всі ІТ-рішення організації були добре поєднуваними і не мали різну логіку роботи та інтерфейс. Це питання не тільки простоти й вартості інтеграції, але й сприйняття цих продуктів користувачами, зручності їх використання. 

Порада: обираючи вендора ERP-системи, переконайтеся, що він зможе закрити весь спектр ваших бізнес-завдань — як наразі, так і в майбутньому. 

 

• Вендор на роки

Обираючи компанію-вендора, також краще бути впевненим, що вона раптом не припинить своє існування разом зі своїми продуктами. Адже в такому разі всі ваші інвестиції в його ІТ-рішення виявляться марними. Доведеться шукати нового постачальника і впроваджувати продукти заново, тим самим знову витрачаючи велику кількість коштів та ресурсів. Подібні ризики будуть мінімальними, якщо постачальник — велика корпорація, яка існує на ринку багато десятиріч.

 

• Зрозумілість та доступність

Дуже важливо, щоб робота підрядника з впровадження ERP-системи відповідала загальноприйнятим стандартам розробки. Інакше кажучи — написаний ним код має бути зрозумілим для інших програмістів, щоб вони могли з легкістю продовжити з ним працювати. Це питання безпеки бізнесу. Адже, якщо співпраця з одним партнером з якихось причин перерветься, ви повинні мати змогу одразу почати працювати з іншим. 

Саме тому великі вендори ІТ-рішень зобов’язують своїх сертифікованих партнерів дотримуватись чітко визначених стандартів написання коду й супроводжувати їх якісною документацією. Вона гарантує, що в разі необхідності будь-які інші підрядники зможуть легко продовжити підтримувати ваші системи.

Звичайно, важливо також враховувати кваліфікацію спеціалістів, які будуть впроваджувати вашу ERP. Вони мають бути не лише експертами в продукті, але й добре знатися на тому, як працює бізнес. Поспілкуйтеся з ними, переконайтеся в їх досвіді, розпитайте про успішні кейси, по можливості зберіть відгуки від вже наявних клієнтів.

 

• Відкрийтеся для нового досвіду

Найголовніша умова успішного впровадження ERP — це максимальне залучення в процес. Покладатися виключно на виконавця докорінно неправильно. Станьте повноцінним співавтором цього проєкту і будьте відкриті новому досвіду, який може дати вам нова система, та кращим бізнес-практикам, втілені в ній. Адже лише новий досвід може принести нові та ефективні результати для вашого бізнесу.