Як бізнесу підготувати телефонію на випадок можливих блекаутів. Рекомендації від Ringostat

Може здатися, що масштабні блекаути залишилися у минулому. Проте важко передбачити, які виклики доведеться долати підприємцям в майбутньому. Як відключення світла впливають на можливість бізнеса приймати та здійснювати дзвінки? Зараз багато компаній використовують технології хмарної телефонії, а вона напряму залежить від наявності електропостачання.

Додає проблем щей те, що під час масштабних блекаутів базові станції операторів можуть перевантажуватися, а це напряму впливає на якість зв’язку та, навіть, на його наявність. Станції також можуть вимикатися, якщо через постійні відключення їхні акумулятори джерел безперебійного живлення не встигають заряджатися. Тому навіть якщо бізнес спілкується з клієнтами через звичайний мобільний телефон, можуть виникати перебої.

Для багатьох компаній залишитися без зв’язку хоча б на кілька годин — може означати втратити частину клієнтів.  Як підготуватись до різних ситуації: відсутність світла, інтернету, мобільного зв’язку розповідаємо у матеріалі.

 

Перейдіть на IP-телефонію, якщо до цього використовували тільки мобільний зв’язок

Мобільний зв’язок, навіть зі всіма позитивними характеристиками, не пристосований для завдань бізнесу. Простий приклад: якщо на мобільний номер зателефонує одразу кілька клієнтів, один з них почує короткі гудки. І поки менеджер передзвонить, потенційний покупець може піти до іншої компанії.

Під час відключень електроенергії мобільний зв’язок також може виявитися «слабкою ланкою». Досвід показав, що під час блекауту базові станції мобільних операторів швидко перевантажуються. Люди починають більш активно телефонувати один одному, щоб дізнатися чи є світло у близьких або у найближчому коворкінгу. Також підвищується використання мобільного інтернету. 

Для підприємців важливо подбати про можливість залучення додаткових варіантів телефонії, які допоможуть не втратити клієнтів й залишатись на зв’язку навіть за умови блекауту.

Так, наприклад, альтернативою може бути хмарна телефонія (АТС чи SIP) — зв’язок через інтернет, в основі якого лежить спеціальний інтернет-протокол SIP. 

Яки переваги такого способу зв'язку?

1. Мережа SIP-трафіку менше навантажена під час блекаутів. Бо SIP технологію використовують значно менше, ніж мобільну мережу.
2. Ємність SIP-серверів рівномірно розподіляється на всіх. Це дозволяє уникнути «перекосів» у навантаженні.  
3. Віртуальні автоматичні телефонні станції (АТС) зазвичай мають рішення, що страхують телефонію під час форс-мажорів. Наприклад, кілька резервних операторів. Якщо в одного будуть проблеми, виклик піде через іншого — непомітно для обох учасників розмови. В ідеалі сервери віртуальної АТС мають бути не в одному дата-центрі, а в кількох. У самих дата-центрів мають бути потужні генератори, кілька окремих підключень до електромережі тощо.
4. Віртуальні номери зазвичай багатоканальні, на відміну від мобільних. Тобто на один номер можуть одночасно додзвонитися одразу кілька людей.

 

Деякі компанії не хочуть відмовлятися від мобільного зв’язку, тому що їхні мобільні номери вже знайомі клієнтам. Проте номер можливо зберегти, для цього необхідно звернутися до свого мобільного оператора і попросити перевести ваш мобільний номер у віртуальний формат.

 

Відмовтеся від SIP-GSM-шлюзів

Є чимало представників бізнесу, які не хочуть підключати віртуальні номери, але бажають використовувати їх в хмарній АТС. Подібні компанії купують чи орендують спеціальні пристрої — SIP-GSM-шлюзи. Якщо вставити в них sim-карту, то вона «перетворюється» в аналог віртуального номера.  

Попри уявну простоту, у такого варіанту є чимало мінусів:

• Велика кількість шлюзів, зібраних в одному місці, додатково навантажує найближчу базову станцію оператора. Наприклад, часто в бізнес-центрах, де одразу декілька компаній використовують такі прилади зі значною кількістю SIM-карт, можна спостерігати погіршення зв’язку.
• Нерідко компанії передають свої SIM-карт сервісам телефонії, які використовують їх через власні шлюзи. Якщо світло вимкнуть у приміщенні, де знаходяться шлюзи, у всіх власників сімок пропаде зв’язок. 

 

Тому порада тут проста — підключайте «справжні» SIP-номери. А якщо ваші sim-карти вже знаходяться у шлюзах будь-якій компанії зв’язку, попросіть їх повернути та переведіть мобільні номери у віртуальний формат. 

 

Застосовуйте різноманітні резервні номери 

Перевагою хмарної телефонії є те, що можна задавати схеми переадресації, тобто чітко визначена послідовність на які номери та в якій почерговості буде надходити виклик. Це дозволить надійно підстрахуватися на випадок відключення. Як саме? Наприклад, на вашому сайті розміщено один віртуальний номер, коли людина зателефонує на нього, виклик можна поступово направляти на номери різного типу:

• спочатку на SIP-акаунти кількох менеджерів, що працюють в офісі;
• потім на мобільні телефони різних менеджерів по продажам — бажано, щоб ці номери належали різним операторам, аби максимально розосередити телефонію;
• потім на міський номер чи акаунт в іншій віртуальній АТС — наприклад, якщо її використовує інший філіал тощо. 

 

Якщо якийсь з цих номерів буде не на зв’язку, виклик просто спрямується далі. А ви таким чином не втратите клієнта й при цьому вам не доведеться розміщати десятки різних номерів на сайті, достатньо вказати один. 

Використовуйте рішення для дзвінків через інтернет

Встановіть на комп’ютери менеджерів програмне забезпечення для здійснення дзвінків через інтернет. Так ви не будете залежати від ситуацій, коли зник мобільний зв’язок чи мережа. На ринку є чимало подібних рішень і їхній функціонал схожий. Через інтерфейс таких додатків можна дзвонити, набираючи номер клієнта. А коли телефонує користувач, ви побачите спливаюче повідомлення про це і зможете відповісти на дзвінок. 

 

Поєднайте хмарну телефонію і мобільний зв’язок

Коли інтернету немає, компаніям залишається використовувати мобільний зв’язок для спілкування з клієнтами. Але і його можна більше пристосувати для завдань бізнесу. 

Одна з проблем, яка виникає, коли менеджер спілкується по мобільному — це відсутність контролю. Керівництво не може дізнатися, чи не пропускає співробітник дзвінки, як спілкується з клієнтами, чи є достатньо ввічливим тощо. При чому є велика кількість ніш бізнесу, де менеджери постійно перебувають поза офісом і змушені зв’язуватися з клієнтами саме по мобільному. Наприклад, у логістиці чи у сфері послуг тощо. Що робити в такому випадку?

Дізнайтеся у вашого мобільного оператора, чи доступна у нього послуга FMC — вона поєднує фіксований і мобільний зв’язок. Якщо підключити її, оператор надасть спеціальні SIM-карти, що під'єднані до віртуальної автоматичної телефонної станції (АТС). Усі виклики з та на мобільний, для якого застосовано FMC, фіксуються у звітах хмарної телефонії — разом з аудіозаписами розмов.

Таким чином ви завжди будете в курсі, як ваші менеджери обробляють ліди. А якщо ваша телефонія інтегрована з CRM-системами — виклики також будуть фіксуватися і там, разом з контактами клієнтів.

Масштабні відключення електроенергії стали справжнім викликом для бізнесів. Проте цей досвід дасть можливість підготуватись до можливих майбутніх перебоїв. Щоб не втрачати потенційних клієнтів варто заздалегідь варто вжити можливих заходів:

• підключити віртуальну АТС, якщо до того у вас був лише мобільний чи стаціонарний зв’язок;
• використовувати «чисті» SIP-номери, а не SIP-GSM-шлюзи, які додатково навантажують базові станції мобільних операторів;
• додати до схем переадресації якомога більше різноманітних номерів: міських, мобільних тощо: якщо один буде не на зв’язку, виклик автоматично спрямується на інший;
• встановіть розширення для дзвінків через інтернет, на випадок, якщо не буде зв’язку;
• дізнайтеся у вашого мобільного оператора про послугу FMC — вона дозволить фіксувати у звітах віртуальної АТС усі дзвінки через мобільний.