Управління фінансами для МСБ: що це таке?
17 лютого, 2020
Матеріал створений за підтримки Андрія Якшина, фінансового консультанта, співзасновника сервісу фіндиректорів на аутсорсі go4cfo
Ви почали власний бізнес — щирі вітання!
Це важливий крок для вас, як для громадянина та особистості.
Ваш бізнес, можливо, має вищу місію, але завжди є прагматична мета — отримання достатнього прибутку.
Аби досягнути цієї мети, ви, як керівник, маєте застосовувати відповідні управлінські інструменти, в тому числі ті, що відповідають за фінансову складову бізнесу — ті, що дозволяють, серед іншого, зрозуміти:
- ваш поточний заробіток;
- як зробити, аби ви заробляли стільки, скільки собі запланували і надалі;
- як зберегти ліквідність (тобто, платоспроможність) вашого бізнесу;
Отже, поділюся з вами такими інструментами управління фінансами:
- облік;
- бюджети;
- прогноз руху грошей;
- Складання бізнес-планів або інвест-розрахунків.
Тепер давайте розглянемо їх більш ретельно.
ОБЛІК
Думаю, ви погодитесь, що діяльністю, яка не вимірюється, неможливо керувати. Тому перший і найголовніший інструмент управління фінансами — це облік. Його мета — надавати вам чітку картину того, що трапляється в вашому бізнесі, аби ви могли завчасно реагувати на ті чи інші його зміни. Повноцінний облік, це не те що вдається налаштувати швидко й одразу. Тому я пропоную вам послідовний шлях, який дозволить плавно і не так важко опанувати цей інструмент.
Перший етап
Почніть системно вести «Звіт про надходження та видатки». В бізнес-термінології він звучить як «Cash flow» (Кешфло, або дослівно «Грошовий потік»). Вести цей звіт «системно» означає відображати рух грошей повністю та одразу як трапляється якась платіжна операція.
Це дозволить:
А) швидко бачити реальні залишки в розрізі грошових рахунків та кас;
Б) розуміти суми за основними статтями надходжень та видатків вашого бізнесу, та робити перші спроби аналізу діяльності вашого підприємства;
В) Вести такий облік можна навіть не маючи особливої бухгалтерської або фінансової експертизи – достатньо опанувати або електронні таблиці (в Excel або в Google), або відповідні мобільні застосунки або прості комп’ютерні програми, та мати на це відповідний час.
Після того, як ви опанували цей інструмент, і у вас є можливість приділити обліку більше уваги та ресурсів, час не зволікати і переходити до другого етапу.
Другий етап
Цей етап більш складний, оскільки тут має бути задіяна бухгалтерська експертиза. Мова йде про облік, що дозволяє бачити вже не тільки як рухаються грошові кошти, а й те, скільки ваш бізнес заробляє в економічному сенсі.
Аби довго не затягувати, приведу вам приклад чим економічний заробіток відрізняється від чистого руху грошей (його бачимо в звіті Cash flow):
В цьому місяці ви оплатили придбаний товар на суму 1000 грн, а від покупців отримали за проданий товар 1100 грн, за результатами чого маємо чистий рух грошових коштів в сумі 100 грн (1100 — 1000). Разом з цим, вартість товарів, відвантажених покупцям в цьому місяці, становила 1500 грн, а їх покупна собівартість — 800, тобто економічний результат від продажу товарів складає 700 грн (1500 — 800).
Як бачимо, економічний результат суттєво відрізняється від чистого руху грошей. Це демонструє відмінність, що існує між так званим «касовим методом» (облік приходів та видатків грошей), та «методом нарахувань» (базується на відповідних господарських операціях).
Облік, що дозволяє розуміти економічний результат вашого бізнесу, досить складно вести в простих програмах та таблицях, оскільки для цього вже потрібна бухгалтерська експертиза (згадайте такі невідомі терміни як «бухгалтерські проводки», «дебет-кредит» і таке інше), і, врешті решт, більш складні комп’ютерні програми.
Але, попри те що облік складнішає, його важливість полягає в тому, що він дає формувати вже не тільки Кеш флоу, а й Звіт про фінансові результати (або, Звіт про прибутки та збитки, англ. Profit&Loss, або P&L) та такий звіт як Баланс.
Чому згадані звіти настільки важливі?
Перший згаданий звіт – будемо називати його P&L — ми вже насправді почали роздивлятись у прикладі вище. Даний звіт показує економічний прибуток підприємства. Він насправді більш складний, і в наступній колонці ми з вами детально його розберемо.
Другий звіт — Баланс. Його мета — показати керівництву інформацію про залишки Активів (тобто того, що підприємство має на звітну дату), та джерела існування цих активів, тобто Пасиви. Наприклад, в Активах підприємства можуть бути такі стандартні речі як гроші, сировина, товари або готова продукція, дебіторка, основні засоби. В Пасивах знаходяться джерела, за рахунок яких сформовані Активи, і зазвичай Пасиви складаються з таких типових статей, як різноманітна кредиторка (перед постачальниками, по зарплаті, по податках, по кредитах), і капітал власника.
Хто може вести бухгалтерський облік?
Існують дві опції ведення обліку — власним бухгалтером або бухгалтерською фірмою на аутсорсі. Розберемо плюси та мінуси обох варіантів.
Варіант 1 «Власний бухгалтер»Цей варіант добрий тим, що бухгалтер (або, за потреби, декілька) знаходиться безпосередньо на підприємстві, має значно більше інформації і краще розуміє сутність речей, що стоять за господарськими операціями. Він приділяє підприємству 100% уваги і іноді навіть може виконувати роль фінансиста, що допомагає керівництву розуміти фінансові результати та стан підприємства. Мінусом цього варіанту може бути те, що знайти професійного бухгалтера за помірну плату може бути доволі важко. Також, звільнення такого спеціаліста може потягнути відповідні витрати часу та грошей на пошук адекватної заміни. Цей варіант також є єдиним у випадку середнього або великого підприємства
Варіант 2 «Аутсорс бухгалтерської функції»Даний варіант більш безпечний з точки зору безперервності сервісу — відповідальність за це несе бухгалтерська фірма. Крім того, податки, як правило, є теж сферою її відповідальності. Якість підготовки співробітників такої фірми є теж стандартною, і плата за ведення обліку може бути помірною. Але, на відмінність від варіанта 1, в цьому варіанті буде мінусом відокремленість бухгалтера від сутності явищ, що стоять за господарськими операціями. А саме відображення в обліку операцій по їх сутності дозволяє мати правильну управлінську звітність для прийняття рішень.
В цілому, варіант 1 є більш цінним з точки зору якості звітності.
Ще одним важливим аргументом, чому варіант 1 є переважним, є те, що зазвичай бізнес включає в себе декілька юридичних осіб, наприклад ТОВка і декілька ФОПів. В цьому випадку, для повної і правильної картини фінансової звітності, потрібно, аби облік по всіх таких юридичних особах вівся централізовано, за однаковими правилами, і бажано в одній обліковій програмі. Якщо такого уніфікованого обліку не буде, керівництву підприємства буде важко ефективно управляти бізнесом, використовуючи некоректну або неповну звітність.
Бюджет та контроль його виконання
Якщо простою мовою, то Бюджет — це інструмент, що дозволяє контролювати чи досягаєте ви бажаного результату — як в частині доходів, так і в частині витрат. Працює це наступним чином.
Спочатку ви складаєте на певний період (місяць, квартал, півріччя або рік) наступні популярні бюджети:
- Бюджет виробництва, тобто скільки продукції і якої собівартості ви плануєте виробити;
- Бюджет продажів та валового прибутку, тобто які суми продажів і яку суму прибутку від продажу товарів або послуг ви ставите за мету досягти;
- Бюджет операційних витрат, тобто в яких рамках ви маєте утримати ваші операційні витрати;
- Інвестиційний бюджет або Бюджет капітальних інвестицій, тобто в яких рамках ви маєте утримати ваші інвестиційні витрати.
При розрахунку бюджетів ви визначаєте потрібний рівень деталізації їх показників. А для того, аби ви мали змогу контролювати виконання складених бюджетів, ваша програма обліку повинна накопичувати інформацію стосовно фактичних операцій такого ж самого змісту та деталізації.
Наступний крок — контроль виконання бюджетів. Він здійснюється порівнянням запланованого показника з його фактичним значенням в обліковій програмі, плюс проведення відповідного аналізу відхилень.
Ідеальним є варіант складання бюджетів в самій обліковій програмі. Тоді ви будете мати можливість швидко та без помилок проводити оцінку їх виконання, оскільки відповідні фактичні дані вже присутні в програмі. Іншим варіантом є ведення бюджетів в окремих таблицях, і для розрахунку виконання бюджету, періодично брати факт з облікової програми.
Тепер розглянемо наступний інструмент управління фінансами, а саме:
Прогноз руху грошових коштів, або прогноз Cash flow
Цей інструмент дає можливість уникати такі болючі явища, яке ще називають «касові розриви». Касові розриви — це коли підприємству в певний момент часу не вистачає коштів для оплати своїх витрат або зобов’язань.
За допомогою Прогнозу Cash flow підприємство має можливість передбачити в якому майбутньому періоді йому не вистачить грошових коштів, та завчасно відреагувати. Наприклад: через два тижні керівництво планує виплатити заробітну плату, але в прогнозі видно, що в саме цей період коштів на ці потреби не вистачить. В залежності від складових Прогнозу Cash flow, у керівників може бути декілька опцій як вийти з цієї складної ситуації: або домовитись про ранню оплату з покупцями, або на тиждень вперед перенести оплату постачальникам, виплату дивідендів і т.д.
Як правило такий прогноз складають на один-три місяці вперед, та періодично (мінімум раз на тиждень) його оновлюють, аби він містив найактуальніші очікування керівництва.
Згадані вище інструменти управління фінансами підприємства дають змогу контролювати досягнення результатів і уникнення ризиків в операційній діяльності. Але є ще один інструмент, який дозволяє приймати зважені рішення щодо варіантів капітальних інвестицій — і це є ІНВЕСТИЦІЙНИЙ РОЗРАХУНОК.