Як створити звіт про прибутки та збитки?
17 лютого, 2020
Матеріал створений за підтримки Андрія Якшина, фінансового консультанта, співзасновника сервісу фіндиректорів на аутсорсі go4cfo
Як створити звіт про прибутки та збитки?
В цій колонці ми більше уваги приділимо розумінню, як влаштовано Звіт про прибутки та збитки, а також як ним користуватись для управління фінансами підприємства.
В попередній публікації я показав, як поступово переходити від простого обліку до складнішого. Зараз ми розглянемо продукт складнішого обліку, ніж обліку простого надходження та видатку грошей.
Одним із ключових питань ефективного управління фінансовим станом підприємства є питання «Скільки моя компанія заробляє?» Відповісти на це питання допомагає Звіт про прибутки та збитки (з англ. «Profit & Loss», скорочено «P&L»).
На відміну від Звіту про рух грошових коштів (Кешфлоу), P&L показує чистий економічний результат. Продемонструю спочатку на прикладі:
Роздивимось уважніше
В Кешфлоу фігурують уже знайомі «надходження» та «видатки» грошей, але в P&L вже є така річ, як «нарахування» доходів і витрат. І саме воно допомагає рахувати економічний заробіток. Що ж воно означає?
Нарахування — це коли у вашому обліку ви визнаєте:
1. Доходи — у момент чи за період, в якому ви продаєте (передаєте) клієнтам товари, або надаєте результати послуг. Наприклад:
- відвантажили покупцю товар — датою відвантаження;
- відремонтували клієнту автомобіль — датою передачі результатів клієнту;
- абонентське обслуговування — останньою датою місяця, в якому надавали обслуговування.
2. Витрати — у момент або у періоді, коли витрачаєте ваші активи, або споживаєте результати робіт та послуг, що вам надали ваші постачальники або співробітники. Наприклад:
- списали зі складу товари, які було продано покупцю — датою відвантаження;
- використали матеріали в процесі надання послуг клієнтам — датою списання зі складу;
- спожили результат роботи ваших працівників — останньою датою місяця, в якому ви їх спожили;
- спожили результат послуг наданих вашими постачальниками — датою документа.
Виникає питання: «А що є таке особливе в цьому обліку за «нарахуванням», щоб витрачати свій час на ці складні речі? Чим не влаштовує такий простий та зрозумілий звіт, як Кешфлоу?».
Отже, спочатку знову приклад. В ньому порівняємо спрощені звіти Кешфлоу і P&L підприємства, яке займається купівлею та продажем товарів:
Управлінський P&L
Зазвичай, типовий бізнес за основну діяльність має купівлю та продаж товарів (виготовлення та продаж готової продукції) або надання послуг. В процесі такої діяльності бізнес генерує доходи від цієї діяльності та несе витрати, напряму пов’язані з розміром такої діяльності: придбання товарів, сировини, енергоносіїв, відрядну зарплату робочих, витрати на доставку продукції покупцям.
Також, такий бізнес має інші витрати, які супроводжують та допомагають основному процесу, і вони майже не залежать від обсягів основної діяльності. В основному це постійні або умовно-постійні витрати, такі як заробітна плата адміністративного персоналу та персоналу збуту, оренда приміщень, офісні витрати.
Відокремлення змінних витрат від постійних як раз і дозволяє користуватись таким інструментом, як Управлінський P&L. Як це працює?
Давайте спочатку подивимось на те, як виглядає цей звіт на прикладі умовних цифр.
Припустимо, в нас є фірма, що торгує товаром. Її змінні витрати – це купівельна собівартість самих товарів і витрати на доставку. Постійні витрати — оренда, зарплата персоналу. Продажна ціна одиниці товару та змінні витрати на одиницю товару не залежать від обсягу торгівлі.
Давайте знову почнемо наш аналіз з відсотків прибутковості. Тут у нас їх два — відсоток Маржинального прибутку та Чистого прибутку. Ми бачимо, що не дивлячись на зріст суми Маржинального прибутку, його відсоток не реагує на зміну в обсязі, і це справедливо, тому що ціна і змінні витрати на одиницю не залежать від об’єму продажів. Але якщо ми подивимось на відсоток Чистого прибутку, то він суттєво змінюється від зміни обсягів бізнесу. Це завдяки тому, що Маржинальний прибуток реагує на зміни обсягів торгівлі, а постійні витрати — ні. Різниця між цими видами відносної прибутковості дає змогу розуміти, які важелі краще застосовувати для управління загальною прибутковістю підприємства: нарощувати Маржинальний прибуток за рахунок обсягів діяльності, або зменшувати постійні витрати.
Примітка про ПДВ
Якщо ваше підприємство є платником ПДВ, то P&L потрібно формувати з доходів і витрат, очищених від сум цього податку. Причина цього — цей податок рахується із сум податкових зобов’язань та податкового кредиту (які підприємства сплачують одне одному під час взаємної купівлі-продажу), які по-суті проходять крізь бухгалтерський облік підприємства транзитом, і, по великому рахунку, належать бюджету держави. До бюджету ви сплачуєте тільки позитивну різницю, що виникає на кінець місяця.
Якщо ви не є платником ПДВ, то суми цього податку, включені вашими постачальниками у витрати, які ви понесли, мають відноситись до складу витрат в вашому P&L.
Підсумок
За допомогою P&L можна бачити економічний прибуток, який генерує ваш бізнес, а також управляти прибутковістю діяльності компанії. Розуміння прибутковості бізнесу надає можливість приймати рішення стосовно розміру дивідендів, які ви можете собі виплатити, або яку суму ви можете реінвестувати в бізнес у вигляді обігових коштів або капітальних інвестицій. Своєю чергою, Кешфлоу дає розуміння наскільки ефективно ви перетворюєте зароблений вами економічний прибуток у реальний грошовий потік.
Але, я повторюсь, для того, аби мати можливість отримувати P&L, ви повинні вивести ваш облік на кардинально новий рівень. І це вже буде класичний бухгалтерський облік в спеціальних, призначених для цього програмах, за допомогою фахових фінансистів. Цей облік надасть вам можливість також бачити ще один ключовий звіт для ефективного управління фінансами підприємства — Баланс.