Як заощадити гроші, час та ресурс співробітників, позбувшись паперового документообігу?
24 лютого, 2020
Матеріал створений за підтримки Київстар
Завдяки переходу на електронний документообіг (ЕДО) приватні підприємці, представники малого і середнього бізнесу можуть значно спростити роботу із внутрішніми документами та полегшити спілкування з контрагентами чи партнерами.
Які переваги ЕДО?
- документи підготовлюються й узгоджуться в 4-6 разів швидше;
- вдвічі-втричі більше документів узгоджуються вчасно;
- пошук договору й супровідних документів займає в 8-10 разів менше часу;
- витрати на логістику й доставку скорочуються в 3-4 рази;
- як наслідок, документ обходиться щонайменше в 10 разів дешевше.
*за інформацією одного з розробників ЕДО
Сервіс електронного документообігу Star.Docs дозволяє:
- створювати, надсилати та отримувати документи за кілька секунд;
- Скорочувати час на роботу з документами - заощаджувати час на їх підготовку та погодження;
- працювати з документами спільно;
- коментувати та обговорювати їх онлайн;
- слідкувати за дедлайнами навіть зі смартфону;
- зберігати усі файли у безпечному місці – у хмарному сховищі або на цифровому носії;
- мати доступ до документів 24/7 та легко знаходити потрібні в електронних реєстрах;
- скорочувати витрати на логістику й доставку.
Для кого корисні електронні документи?
Для бухгалтерів
- скорочуйте час на роботу з документами;
- надсилайте й приймайте документи за декілька секунд;
- коментуйте, обговорюйте, підписуйте договори, звіти й інші документи онлайн;
- слідкуйте за термінами роботи з документами.
Для керівників і менеджерів
- зберігайте файли в зручному місці – в хмарному сховищі чи на цифровому носії;
- консультуйтесь щодо сервісу й електронних документів з експертами;
- щоб підписувати документи, використовуйте електронний цифровий підпис або кваліфікований електронний підпис (КЕП), отриманий у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, або скористайтеся Mobile ID;
- оптимізуйте бізнес-процеси;
- заощаджуйте на адміністративних витратах;
- майте доступ до документів 24/7.
ВАЖЛИВО:
- Для роботи з електронним документообігом необхідно мати електронний цифровий підпис (ЕЦП) чи кваліфікований електронний підпис (КЕП) або послугу Mobile ID.
- Для обміну електронними документами із зовнішніми контрагентами до системи мають бути підключені обидва учасника операції.
- В разі інтеграції сервісу до корпоративних систем обліку та документообігу знадобиться допомога API.