На етапі проєктування створюється надійна модель грантової програми з оптимальним співвідношенням витрат та запланованих результатів. Основні завдання включають попередній аналіз, розробку концепції та інші аспекти.

Основні завдання:

• попередній аналіз можливостей та ризиків;

• розробка попереднього варіанту концепції грантової програми;

• уточнення концепції після консультацій;

• підготовка документації для конкурсу заявок та введення інформації про програму до системи обліку грантів.

Цей підготовчий етап важливий для розуміння основних цілей програми та створення чіткої концепції, яка буде відповідати вимогам організації замовника, забезпечуючи оптимальне використання грантів у досягненні цілей.

Оголошення про проведення конкурсу зазвичай містить таку інформацію:

• Інформація про джерела фінансування та затвердження грантової програми;

• Загальна інформація про організацію-замовника, інші гранти, що надаються в межах програми, та інші форми підтримки бізнесу;

• Цілі та завдання програми, а також вимоги до оформлення заявки на грант;

• Кваліфікаційні критерії до учасників грантового конкурсу;

• Мінімальний і максимальний розміри грантів;

• Кінцевий термін подання заявок;

• Посилання для завантаження переліку інформаційних матеріалів про грант та іншої відповідної інформації;

• Посилання на онлайн-форму заявки;

• Короткий опис процесу оцінювання;

• Інформація про семінари/вебінари та інші заходи, які забезпечують інформаційну підтримку конкурсу.

На цьому етапі здійснюється оцінка кожної заявки за встановленими критеріями завдяки оцінювальній таблиці. Кожна заявка розглядається окремо, з коментарями оцінювачів та обґрунтуванням виставлених оцінок та скорингу.

Крім цього, виконується:

• Протоколювання засідань для модерації результатів технічної оцінки;

• Підготовка резюме та супровідної документації до кожної заявки для подання на розгляд оцінювальному комітету;

• Відправлення заявок та супровідних документів членам оцінювального комітету перед засіданням для остаточного розгляду та затвердження результатів оцінки.

Етап моніторингу виконання грантових проєктів передбачає проведення огляду зустрічей, під час яких розглядаються та затверджуються результати оцінки грантових проєктів. Цей процес також охоплює підготовку матриць рейтингової оцінки заявок, короткого огляду результатів конкурсу та рекомендацій щодо присудження грантів, які надсилаються для подальшого розгляду та затвердження членам оцінювального комітету. Окрім цього, здійснюється протоколювання розширених засідань оцінювального комітету, на яких обговорюються заявки та виносяться рекомендації щодо присудження грантів. Основна мета цього етапу полягає в тому, щоб забезпечити чесний та однозначний підхід до відбору проєктів, які отримають грантову підтримку для фінансування.

На цьому етапі здійснюється процес прийняття рішень та укладання Договору про надання гранту для успішних заявників. Процес охоплює надання інструкцій щодо термінів отримання гранту, форми укладання договору (електронна чи паперова) та інших специфічних вимог до підписання документів.

Особлива процедура передбачена для МСП, які не виконали процедуру отримання гранту за умовами програми. Наприклад, якщо заявник не відповів на лист-нагадування (нагадування учасникам про необхідність відповісти на певні запити, надати додаткові документи або надіслати уточнюючі повідомлення) у визначений термін, тоді організатори можуть скасувати рішення про надання гранту через неявку учасника. 

Основні завдання на цьому етапі:

• Створення мастер-файлів — це посилання на основний документ, який містить ключову інформацію про проєкт або заявку на отримання гранту. Це може бути основний файл з деталями проєкту, бюджетом, планами дій, описом проблеми чи суті проєкту;

• Оновлення цієї бази після укладання договору про надання гранту.

На цьому етапі здійснюється ряд ключових дій, пов'язаних з управлінням договорами про надання гранту та пов'язаною документацією. 

Процес охоплює: 

• Створення бази даних грантових проєктів для збереження інформації; 

• Оновлення цієї бази даних, включаючи відстеження та контроль;

• Внесення інформації про укладені договори про надання гранту. 

Головною метою цього етапу є забезпечення належного управління документами та фінансовою інформацією, що стосується присудження грантів та виконання умов укладених угод.

Ознайомитися з детальною інструкцією щодо реалізації малих грантових програм можна в документі нижче

Загальна інструкція для реалізації грантових програм розроблена в межах програми міжнародної співпраці «EU4Business: відновлення, конкурентоспроможність та інтернаціоналізація МСП», за співфінансування Європейським Союзом та урядом Німеччини. Стратегічним виконавцем цієї програми є німецька федеральна компанія «Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH».