Чек-лист для експортера щодо складання комерційної пропозиції

Комерційна пропозиція – це одна з важливих речей, котрій слід приділити особливу увагу при веденні зовнішньоекономічної діяльності.

Якісно підготовлена комерційна пропозиція експортера збільшує шанси підприємства зацікавити закордонного партнера щодо початку налагодження співпраці, створює перше враження про компанію. Саме на цьому етапі часто вирішується доля майбутньої співпраці.

Нижче наведений перелік з пунктів, на які експортеру рекомендуємо звернути увагу під час складання власної комерційної пропозиції.

- Адресат

Знайте кому надсилаєте комерційну пропозицію. Перед тим як складати листа, вам треба зрозуміти, кому саме ви його надсилатимете. Хто буде отримувачем? Вкажіть кому воно адресовано: власнику бізнесу, директору, керівнику відділу або сектору, відповідальному за певний напрямок тощо. Персоналізуйте свою пропозицію.

- Привітання

Привітання є обов’язковою складовою комерційної пропозиції, якою не слід нехтувати. Персоналізоване привітання у листі є чудовою нагодою для отримувача більш детально ознайомитися з вашою комерційною пропозицією. Використовуйте привітання, щоб ваша пропозиція була максимально ефективною.

Приклади привітання:

- Якщо ім’я людини відоме:

- Dear Ms. / Miss / Mrs / Mr / Dr + прізвище

При цьому звертаємо вашу увагу, що скорочення Mrs застосовується, коли звертаєтесь до заміжньої жінки, Miss – до незаміжньої. У випадку, якщо  сімейний стан жінки невідомий використовуйте скорочення Ms.

- Якщо ім’я людини невідоме:

- Dear Sir / Sirs / Madam /Sir or Madam (у британській англійській мові)

- Dear Gentlemen / Lady / Ladies and Gentlemen (в американській англійській мові)

- Представлення компанії та вашої конкурентної переваги

Зазначений пункт стосується основної інформації про компанію, не надто детально вдаючись у її опис. Коротко поясніть, чим займаєтесь і для кого це робите. Опишіть ваші основні можливості, а також свою відмінність.

Унікальна торгова пропозиція – ваш козир для приваблення клієнта, особливо, якщо на ринку є широкий спектр подібних товарів чи послуг. Допоможіть вашому потенційному партнеру зробити вибір на вашу користь, чітко пояснивши відчутні вигоди, які отримує клієнт від використання ваших товарів чи послуг. Саме тут ви можете вказати про унікальні відмінні ознаки  вашої продукції чи послуги, чим ви можете бути кращими за інших, які ваші конкурентні переваги.

- Пошук партнерів для довгострокового співробітництва

При підготовці комерційної пропозиції варто вказати, що ви орієнтуєтесь на побудову довгострокових відносин, а не разовий контракт. Особливо цінним цей пункт є для європейських партнерів, де довгостроковість відіграє ключове значення при обранні компаній для співпраці. 

- Стандарти (виробництво продукції)

Якщо діяльність компанії пов’язана з виробництвом, то вкажіть стандарти згідно з якими відбувається процес виробництва, щоб клієнт розумів, що система управління якістю на вашому підприємстві відповідає  всім вимогам зазначених стандартів.

- Сертифікація

Обов’язково вкажіть наявні міжнародні сертифікати. Це   завжди  є перевагою і викликає зацікавленість та довірливе ставлення партнерів до вашої продукції. Сертифікація є гарантією того, що в компанії створені всі необхідні умови для виробництва якісної, безпечної продукції або продукції, яка відповідає певним нормам та стандартам.

- Private Label

Варто одразу вказати, якщо ви готові виробляти продукцію на замовлення партнера  під  брендом іншої компанії.

- Об’єм експорту (місяць, рік)

Вказавши об’єм експорту товарів чи послуг вашої компанії, покупець матиме більше уяви про експортну спроможність підприємства, що значно посилює вашу комерційну пропозицію та дає можливість потенційному партнеру краще розуміти, чи може ваша компанія задовольнити його потреби у постачанні товарів чи послуг.

- Об’єм мінімальної партії

Обов’язково зазначте об’єм мінімальної партії, який ви готові поставляти.

- Умови постачання

При підготовці комерційної пропозиції зазначте, на яких базисних умовах постачання Інкотермс ви експортуєте.

Правила Інкотермс були сформовані Міжнародною торговою палатою саме для забезпечення взаємовідносин між покупцем та продавцем. Ці правила регламентують розподіл транспортних витрат під час постачання товару, момент переходу ризиків від продавця до покупця, дату постачання товару, встановлюючи момент коли відбувається фактична передача товару від продавця до покупця.

Звертаємо вашу увагу, що починаючи з січня 2020 року у силу вступили правила Інкотермс 2020.

- Упаковка (тара)

Упаковка (тара) є одним з факторів, що впливають на експортну ціну продукції компанії та зручність подальшого використання для клієнта. Тому вкажіть у вашій комерційній пропозиції як саме ви пропонуєте постачати ваш товар  (яку упаковку (тару) при цьому використовуєте).

- Умови оплати

Зазначте, на яких умовах оплати для вас прийнятно працювати. Серед таких, наприклад, можуть бути:

- Авансовий платіж (імпортер здійснює повну або часткову оплату до моменту відправлення товару на умовах виконання зобов’язань експортером зазначених у контракті);

- Платіж по відкритому рахунку (оплата експортеру здійснюється після отримання товару імпортером);

- Відкритий рахунок, підкріплений акредитивом або банківською гарантією (оплата здійснюється відповідно до умов, зазначених у контракті, але якщо імпортер не здійснює оплату за отриманий товар, то експортер має право висунути вимогу на суму рахунку згідно акредитива або банківської гарантії).

Також слід зазначити, що у сучасній міжнародній практиці існує багато різноманітних фінансових інструментів, які використовують експортери. В Україні найчастіше використовуються банківські кредити та гарантії, документарні акредитиви, експортний факторинг. Допомогти експортеру  вирішити ці завдання можуть такі фінансові інституції, як банки, факторингові компанії, експортні кредитні агентства.

- Ціна (за необхідності)

Для розуміння більш повної картини вашої ділової пропозиції та прийняття рішення стосовно наступних кроків для співпраці ваш контрагент повинен розуміти ціну того, що йому пропонують. При цьому питання зазначення чи не зазначення ціни у комерційній пропозиції часто залежить від таких факторів, як  об’єм замовлення, періодичність та строки доставки продукції, логістичні витрати, надання послуг з післяпродажного сервісу та гарантійного обслуговування інше. 

- Очікування

Напишіть про ваші очікування від співпраці з компанією, котрій надсилаєте вашу комерційну пропозицію.

- Контакти

Обов’язково зазначте власні контакти для зворотного зв’язку. Також бажано зазначити декілька альтернативних варіантів зв’язку (електронна пошта, телефон, контакти у соціальних мережах тощо). 

- Підпис

У разі якщо Ви надсилаєте комерційну пропозицію фізично, то така пропозиція обов’язково повинна мати підпис керівника підприємства або іншої особи, що має право підпису.

У випадку коли ви її надсилаєте в електронному вигляді, то варто переконатися, що ви зазначили у кінці листа свої контактні дані (прізвище та ім’я, посада, назва підприємства, номер телефону для зворотного зв’язку, юридична адреса компанії).

Такі листи матимуть більш презентабельний вигляд, що у свою чергу  збільшить вірогідність отримати позитивну відповідь від потенційного партнера.