Уміння бізнесу адаптуватись до нових умов: масова цифровізація
25 November, 2022
Два роки тому бізнес-середовище України докорінно змінилося в період пандемії COVID-2019. У 2022 році бізнесу доводиться знову адаптуватись до нестандартної роботи через повномасштабне вторгнення країни-агресора. Рівень діджиталізації компаній швидко зростає. Якщо до 2021 року електронний документообіг був ознакою інноваційності компанії, то в умовах сьогодення, з конкурентної переваги цей інструмент перетворився на обов’язковий.
Що отримують компанії, відмовляючись від паперу — розповів Антон Скоков, керівник сервісу цифрових рішень для бізнесу «Вчасно».
З березня 2022 року ми спостерігаємо зростання попиту на електронний документообіг майже вдвічі. Адже використання ЕДО дозволяє керувати бізнесом навіть у ситуації, якщо вам довелось раптово змінити місто чи країну перебування. Крім того, під час воєнного стану держава дозволила влаштуватись на роботу в компанію віддалено: без відвідування офісу, паперових, заяв, ксерокопій та очікування. Це дозволяє максимально діджитилізувати кадровий документообіг будь-якому бізнесу. Також вдвічі зросла і сама кількість користувачів, які працюють з електронними документами.
Цифра замість паперу
Зовсім не дивно, що компанії масово почали переходити на електронні документи. А як ще можна погодити та підписати договір, коли більшість працює віддалено? Як оформити угоду з клієнтом, коли він не має змоги приїхати на зустріч через повітряні тривоги або через те, що знаходиться в іншому місті чи країні.
Затримки в підписанні
Лист із договором або актом виконаних робіт може йти тиждень лише в один бік. Тож завершеним документ стане за два тижні — в найкращому випадку, якщо не буде помилок. Особливо в умовах кризи такий касовий розрив, коли послуга або товар надаються зараз, а гроші прийдуть аж за два тижні — неприпустимий. Електронні документи скорочують цей час до декількох годин.
Економія
Відмова від паперу — це просто дешевше.
Зберігання
Коли більшість часу або повністю працівники компанії працюють віддалено, то виникає проблема із доступом до архіву. Недоступні співробітникам і ті документи, що були підписані раніше. Можна, звичайно, все сканувати та завантажувати у хмару. Однак це рішення нераціональне. До того ж скан-копія з підписами та печатками — це не оригінал документа.
Безпека
Захист документів сьогодні актуальний як ніколи. Якщо говорити про паперову версію, то захистити її практично неможливо. У мирний час за статистичними даними 15% паперових документів губляться, а для їхнього пошуку працівники витрачають близько 30% свого часу. Під час війни — цей показник зростає в рази. Тисячі паперових архівів було знищено разом з офісними приміщеннями, відновити їх — майже неможливо.