Як оцінюють заявки на гранти та що треба знати, аби підвищити свої шанси на успіх
21 July, 2023
Юлія Аленіна
Координаторка освітніх проєктів в агенції proto produkciia, операційна менеджерка Іншої Освіти
Чи пройде ваш проєкт відбір, великою мірою залежить від якості заповненої анкети. Ймовірно, ви чули, що на цьому етапі варто критично поставитись до своєї ідеї. Правильно заповнена форма — це вже половина успіху. Та не менш важливо розуміти, як працює журі. Пропоную зазирнути за лаштунки цього процесу — дізнатись більше про оцінювання та відбір заявок.
Процес відбору
Зазвичай процес відбору — типовий. Є журі, яке оцінює усі отримані заявки згідно з певними критеріями та обирає переможців шляхом голосування. Це технічна сторона. Змістовна ж сторона — це врахування всіх критеріїв, за якими оцінюються кандидати. Залежать вони багато від чого: починаючи від форми юридичної особи, яка подається на грантову підтримку, закінчуючи пріоритетами конкурсу донора. Наприклад, у грантових конкурсах Українського культурного фонду пріоритети узгоджені з пріоритетами Міністерства культури. Програми USAID або інших закордонних донорів так само відповідають цілям, місії та завданням основної інституції, яка фінансує проєкт.
Навіщо публікують критерії оцінювання?
Це свого роду підказка заявникам — потенційним грантоотримувачам. Мовляв, дивіться, ось це є визначальним для журі. Розбивка розділів по балам дає змогу зрозуміти, якому етапи треба приділити більше уваги. Там, де вказано найбільше балів, — варто попрацювати ретельніше, а де дається менше балів — давайте чітку, лаконічну і водночас повну відповідь на питання.
Перш ніж братися за написання заявки, ознайомтесь із критеріями відбору та перевірте відповідність вашої ідеї вимогам конкретного грантового конкурсу. У разі невідповідності, заявку можуть оцінити низько або ж відхилити.
Компетенції та спроможність команди
Важливо звернути увагу на людей та їх вміння. В межах грантової програми Culture Helps ми просимо заявників детально описати свою команду, бо хочемо побачити фахівців, які зараз активні в культурному секторі і впливають на своє середовище. Форма трудових відносин на етапі подачі заявки відбіркову комісію не цікавить. Неважливо, чи прописали ви штатного працівника, чи залучили спеціаліста на певний час за договором цивільно-правового характеру. Головне — щоб усе було зроблено юридично правильно, з урахуванням податкових норм. Це важливо під час подачі звітності після завершення грантового проєкту.
Уявімо ситуацію: ви хочете організувати табір для дітей. Перше, що намагається зрозуміти жюрі — чи робили ви щось подібне. Чи мали у своєму професійному досвіді хоча б якусь взаємодію з дітьми? Це специфічна аудиторія. До того ж у таборі можуть бути діти, евакуйовані із зони бойових дій, чи діти з інвалідністю, а це ще одна специфіка. Якісно провести інклюзивний табір не маючи попереднього досвіду буде складніше. Журі зважає на це, думаючи, кому віддати перевагу.
Вище я вже згадувала про критерії оцінювання. Тут вони теж слугують підказкою. Інколи, щоб відповідати заявленим у конкурсі вимогам та покрити потреби проєкту, доводиться залучати додаткових підрядників.
Може бути й інший шлях — зміна ролей. Ми звикли діяти за тим розподілом обов'язків, який давно склався в команді. Тоді, скажімо, ви ставите на новий проєкт трьох людей, з якими найтісніше працювали останній рік. Але їм може бракувати потрібних компетенцій саме для цього проєкту. Тоді ви можете переглянути рівень залученості колег. Людина може працювати неповний день, виконувати певні адміністративні функції. Це теж свого роду можливість залучити співробітника до проєкту та підтримати колегу. І ви принаймні знаєте, що довірили частину процесів відповідальній людині. Здебільшого адміністративні задачі займають до 20% робочого часу. Залишаються ще 80%, на які можна залучити когось із потрібним досвідом та компетенціями й таким чином підсилити команду.
Сталість запланованих активностей
Сталість — це довгостроковість результатів і впливів проєкту. Це те, як ви зможете використати бенефіти, які отримали в процесі реалізації задуму, в подальшій роботі організації. Подумайте, як ви бачите розвиток своїх активностей. Можливо, той же табір чи тренінги можна продовжувати, розширивши аудиторію чи охопивши нові теми. Сталість також може означати й те, як розвивається команда. Наприклад, у ході роботи над проєктом ваш бухгалтер освоїв нову програму. Або ж комунікаційний менеджер прокачався в написанні текстів і статті про проєкт мають більше охоплення.
В ідеалі навіть техніка, прописана серед витрат, не повинна закуповуватись суто під один проєкт і потім просто висіти на балансі. Якщо вам потрібно щось дороге, поясність довгострокову значимість цієї покупки. Яка буде користь від неї після завершення проєкту? Потреба покрити навчання співробітникам — теж певною мірою про сталість. Так ви показуєте, що піклуєтесь про спроможність команди та її професійне зростання.
Сюди ж відноситься вплив проєкту на цільові аудиторії. Наприклад, завдяки вашій ініціативі переселенці познайомились з однодумцями, проявили свої навички та включились у життя приймаючої громади. Це позитивно впливатиме на їхній психологічний стан та рівень життя в цілому.
Добре, коли проєкт вирішує першочерговому потребу цільової аудиторії. Та навіть зі старту можна подумати: які запити ви могли б покрити пізніше? Якщо сьогодні, це потреби, викликані вимушеним переїздом, тим, що в людей немає постійного місця проживання або не вистачає можливостей для самореалізації, то через пару років це може бути потреба у відновленні закинутих приміщень або розширенні їх функціоналу.
Інноваційний підхід
Спробуйте підійти до проєкту нестандартно, пошукайте нові форми. Це помітно вирізнить вашу заявку на фоні інших. Як на мене, старт нового проєкту — завжди гарний привід спробувати підхід, відмінний від того, що зазвичай практикує ваша команда. Як інституційно, так і технічно, ви матимете більше можливостей для розвитку. Може, саме зміна формату події чи підходу в роботі надасть існуючому проєкту «друге дихання».
Хорошу заявку може «завалити» питання про бюджет
До формування бюджету необхідно ставитись серйозно. Адже донору важливо розуміти, як ви плануєте використати грант. Бюджет має корелюватися із запланованими активностями та цільовими аудиторіями.
Цілком нормальною є ситуація, коли потрібні кошти на матеріально-технічне забезпечення простору чи організації, щоб певні події взагалі відбулись. Наприклад, вам потрібні 10 ноутбуків, аби зібрати підлітків і провести для них інтенсив з вивчення фотошопу та монтажу. Фактично ви даєте їм інструмент, яким вони зможуть заробляти в майбутньому. Якщо провести паралель із креативними індустріями, то набуті навички молодь зможе застосувати для роботи із соцмережами та медіа.
На першому етапі ви вкладаєте гроші у матеріально-технічне забезпечення, а в результаті закриваєте одну з базових потреб людини — самореалізацію. А це вже додає соціальної цінності проєкту та є визначальним при відборі заявок та розподілу грантів. Якщо серед запропонованих активностей не згадуються ті ж курси для підлітків, а в кошторисі пишуть про купівлю ліцензійних програм та ноутбуків — на перший погляд, з проєктом це ніяк це пов'язано. Скоріш за все релевантність такого бюджету оцінять низько.
Не поспішайте додавати посилання на товари й послуги. Залиште тут собі трохи гнучкості, якщо це дозволяє форма кошторису. Проте, донор може просити вказати статті витрат та їх обґрунтування. Тоді варто вказати конкретні лінки на товари та підрядників. В іншому ж випадку достатньо буде описати план витрат без затвердженої форми. Найчастіше так відбувається з невеликими грантами, спрямованими на локальні проєкти або на персональну підтримку фахівців.
Щоб підвищити свої шанси на успішне проходження відбору в грантовому конкурсі, я раджу:
- Подавати проєкти певної тематики на відповідні конкурси. Заповнювати заявку з думкою «А що як саме тут проскочу» — це дорога в нікуди.
- Не вигадуйте те, чого немає. Не приписуйте собі чужих проєктів чи неіснуючих. Як-то кажуть, інтернет все пам’ятає.
- Не обмежуйтесь «стандартним» колом грантодавців. Дивіться на пошук ресурсів ширше. Партнери можуть вкладатись у проєкт не лише грошима, а й послугами, товарами, приміщеннями чи інформаційним супроводом.
- Думайте на перспективу. Вже на старті бажано мати чітке розуміння, куди рухатися з проєктом коли фінансування закінчиться. Або одразу визначити, що це проєкт «тут і зараз», і після досягнення цілей далі ви над ним не працюєте.
- Стежте за тими, хто отримав фінансування. Вчіться у цих проєктів та покращуйте власні ідеї.