Що насправді заважає цифровізації

Попри очевидні переваги, багато підприємців усе ще не наважуються впровадити цифрові рішення. Часто на заваді стають стереотипи й хибні уявлення про складність, вартість або доцільність таких змін. Які поширені міфи супроводжують цифрову трансформацію малого й середнього бізнесу?

1. Цифровізація потребує великих витрат

Дійсно, на перший погляд, автоматизація може здаватися складним та дороговартісним процесом. Однак існують доступні та ефективні інструменти, які не потребують великих вкладень на старті. Багато рішень для малих бізнесів мають доступні підписки або навіть безкоштовні версії, які здатні вирішити найбільш нагальні задачі.

2. Не знаю, з чого почати, і це забере багато часу

Замість того, щоб брати на себе всі процеси одночасно, почніть із простих і найбільш критичних аспектів. Це може бути облік або комунікація з клієнтами. Не потрібно автоматизувати все одразу. Поступове впровадження рішень дозволяє не тільки знизити навантаження на ваш бізнес, але й уникнути помилок через надмірну спішність. Задача — оптимізувати процеси, а не заплутатися в безлічі інструментів.

3. Команда не сприйме нововведення

Це поширений страх серед підприємців. Зміни можуть викликати опір у співробітників, але ключ до успіху — чітке пояснення, як ці зміни полегшать їхню роботу. У більшості випадків люди розуміють, що автоматизація дозволяє зосередитися на важливіших завданнях, а не витрачати час на рутинну працю. Важливо враховувати й давати час на навчання, а також показувати конкретні вигоди, які надасть нова система.

4. Нові системи не зможуть працювати з уже наявними

Інтеграція нових технологій з існуючими системами — це реальний виклик. Але сьогодні більшість рішень мають можливість синхронізації з іншими платформами. Завдяки цьому можна поетапно заміняти старі методи на нові без великих перебоїв у роботі. І навіть якщо інтеграція потребує додаткових ресурсів, це згодом дозволить значно знизити витрати та збільшити ефективність.

Реальні кейси успішної цифровізації

Цифрові інструменти вже сьогодні змінюють підхід українського бізнесу до розвитку та щоденних операцій. Реальні приклади підприємців, які звернулися за безоплатними консультаціями на порталі Дія.Бізнес, найкраще ілюструють ці зміни.

1. Впорядкування процесів і скорочення витрат: кейс дистриб’юторської компанії

Компанія, що працює у сфері дистрибуції з великим асортиментом товарів, тривалий час вела облік вручну — через Excel-файли, без єдиної структури. Внаслідок цього виникали системні помилки: втрати товарів, неточності в замовленнях, надлишкові витрати на утримання складу.

Після впровадження ERP-системи, яка об’єднала облік, логістику, управління складом і фінанси, вдалося автоматизувати основні процеси. Компанія:

• скоротила витрати на управління складом на 30%;

• зменшила втрати через людський фактор;

• підвищила точність замовлень і контроль залишків.

Це дозволило співробітникам зосередитися на аналітиці, плануванні та розвитку, а не на постійних операційних завданнях.

2. Централізація клієнтської бази: кейс сервісної компанії

Компанія з надання послуг зіткнулася з проблемою розрізнених клієнтських баз: кожен менеджер вів власні списки у таблицях, що призводило до дублювання контактів, втрати даних і зниження рівня обслуговування.

Після впровадження CRM-системи:

• уся інформація про клієнтів стала доступною з єдиної платформи;

• комунікації автоматизувалися (нагадування, оновлення статусів, звітність);

• вдалося підвищити якість обслуговування та продажі.

Оцифрування цих процесів дало змогу не лише зекономити час команди, а й підвищити ефективність взаємодії з клієнтами на кожному етапі.

3. Інтеграція ІТ-інструментів і фокус на стратегічні цілі: кейс ІТ-стартапу

Молодий стартап, який розробляє програмне забезпечення для малого бізнесу, звернувся із проблемою перевантаженості процесів. Команда використовувала одразу кілька систем: для проєктного менеджменту, фінансів і клієнтських запитів. Через відсутність єдиної ІТ-інфраструктури виникали помилки, а значну частину часу витрачали на ручну синхронізацію.

Після аналізу було запропоновано об’єднати всі інструменти в єдину платформу. Результат:

• автоматичний обмін даними між відділами;

• зниження навантаження на команду підтримки;

• покращення точності внутрішніх процесів;

• зростання кількості клієнтів уже за перші кілька місяців після змін.

Стартап отримав більше часу на розвиток і масштабування замість вирішення технічних питань.

Оцифрування бізнесу відкриває нові можливості для зростання, але знайти оптимальне рішення та адаптувати його до власних потреб — завдання не з легких. Саме тому на порталі Дія.Бізнес підприємці можуть отримати безоплатну консультаційну допомогу від експертів щодо впровадження цифрових інструментів. Консультації проводять досвідчені фахівці, які спеціалізуються на цифровізації малого та середнього бізнесу. Вони допомагають визначити реальні потреби компанії, підібрати ефективні рішення та уникнути типових помилок у процесі переходу на нові технології. Така підтримка дозволяє підприємцям зекономити час, ресурси і забезпечити безперешкодний розвиток бізнесу в умовах цифрової трансформації.

У сучасному бізнес-середовищі цифрові технології більше не є опцією — це необхідність. Вони повинні не лише існувати у компанії, а реально працювати на її успіх: підвищувати ефективність, знижувати витрати та покращувати обслуговування клієнтів. Якщо цього не відбувається — час переглянути обрані рішення. Щоб не витрачати ресурси даремно, важливо впроваджувати технології свідомо — з урахуванням реальних потреб бізнесу. 

Отримати безоплатну консультацію на порталі Дія.Бізнес