У світі інформаційного перевантаження та високих вимог до продуктивності ключовим фактором успіху стає ефективне управління часом. Саме цій темі була присвячена перша лекція серії Digital Tech Expert Sessions — циклу зустрічей, організованих Vacuum Deep Tech Acceleration спільно з Sigma Software Labs та Sigma Software University у межах діяльності Європейського цифрового інноваційного хабу WIN2EDIH, де досвідчені експерти діляться практичними інструментами для сучасного лідера.

Під час лекції «Work smarter, not harder: тайм-менеджмент та системи, що працюють на тебе та твою команду» спікер Володимир Янцов, L&D Program Manager у Sigma Software та ментор Sigma Software University, поділився підходами до побудови ефективних робочих систем і управління пріоритетами. Понад ніж 13 років у сфері ІТ, досвід у ролях HR Business Partner, Talent Acquisition Manager і Product Owner дали можливість Володимиру сформувати системне бачення розвитку команд і побудови навчальних процесів. Нижче — основні ідеї лекції про тайм-менеджмент і його роль у сучасному робочому середовищі.

Що таке тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — це насамперед навички розподілу задач та їхніх дедлайнів відповідно до пріоритетів для максимально раціонального використання наявного часу. Ваші витрати часу напряму залежать від ваших цілей: щоб їх досягати, потрібно правильно пріоритезувати та структурувати завдання. Умовно люди поділяються на два типи:

• Хаотичні — ті, хто діє інтуїтивно та не завжди заглиблюється у деталі. На них більшість класичних технік не працює в довготривалій перспективі. Таким людям краще за все міксувати підходи до тайм менеджменту.

• Педантичні — уважні до деталей, читають документацію, планують. Такі люди цілком можуть обходитися декількома, чи навіть одним підходом до керування своїм часом.

В ідеалі такі типи мають доповнювати одне одного в команді. Ролі в команді можуть відрізнятися від посад, адже кожен із нас виконує певну функцію чи бере на себе певну роль у спільній роботі. Тут корисною є модель Belbin’s Team Roles, розроблена Реймондом Мередіт Белбіном у 1960–70-х роках. Вона містить 9 ролей, поділених на три групи:

• Орієнтовані на думку (Thought Oriented): планувальник (Plant), контролер-оцінювач (Monitor-Evaluator), спеціаліст (Specialist)

• Орієнтовані на людей (People Oriented): дослідник ресурсів (Resource Investigator), командний гравець (Team Worker), координатор (Coordinator)

• Орієнтовані на дію (Action Oriented): лідер-ініціатор (Shaper), виконавець (Implementer), завершувач (Completer Finisher)

Баланс команди залежить від різноманіття ролей: якщо всі однакові, зростає конкуренція або колективні слабкості.

Постановка цілей: 5 правил

• Ставте цілі, які вас мотивують. Вони повинні бути справді значущими й пов’язаними з вашими життєвими пріоритетами.

• Використовуйте SMART-підхід. Цілі мають бути конкретними, вимірюваними, досяжними, релевантними та обмеженими в часі.

• Записуйте свої цілі, адже фраза I will працює значно ефективніше, ніж I would like.

• Створюйте план дій та використовуйте, наприклад, нотацію BPMN для візуалізації кроків.

• Дотримуйтесь плану, регулярно перевіряйте прогрес, коригуйте, нагадуйте собі про важливість результату.

Пріоритезація задач

Правильне визначення пріоритетів дозволяє швидше досягати результатів. Критерії до встановлення пріоритетів можуть бути різні: цінність проєкту, часові обмеження чи рівень терміновості.

Під час лекції Володимир звернув увагу на декілька відомих методів тайм-менеджменту та пріоритезації — серед них принцип Парето, матриця Ейзенхауера, правила 2 та 5 хвилин, метод Pomodoro, Kanban тощо. Дізнатися більше про ці методики можна пройшовши безкоштовний курс із тайм-менеджменту від Sigma Software University.

Топ-3 вбивці часу, яких варто уникати:

• Соцмережі — легкий і швидкий спосіб відволіктися, який часто поглинає години без відчутного результату.

• Постійні дзвінки й перевірка повідомлень — переривання роботи зменшують концентрацію і роблять виконання завдань менш ефективним.

• Невміння сказати «НІ» — погоджуючись на всі прохання, ви ризикуєте перевантажитися і не встигати виконувати пріоритетні завдання.

Тайм-менеджмент — це не універсальна формула, а набір інструментів, які потрібно адаптувати під особистість і роль у команді. Головне — пріоритезувати, планувати й дисципліновано дотримуватися плану, рухаючись уперед.
Лекція відкрила серію Digital Tech Expert Sessions, де разом із практиками експерти Sigma Software діляться знаннями та досвідом для розвитку сучасних лідерів. Попереду ще більше інсайтів, ефективних методик і практичних порад.