Акт виконаних робіт (наданих послуг) належить до первинних документів та фіксує факт здійснення господарської операції. 

Форма акту виконаних робіт (наданих послуг) є стандартною та має такі обов’язкові реквізити:

•      назву документа (форми); 
•      дату складання;
•      назву підприємства, від імені якого складено документ;
•      зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
•      посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
•      особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Як правило, акт про надання послуг у сфері зовнішньоекономічної діяльності оформляють (як і відповідний договір) двома мовами — українською та мовою країни нерезидента (або англійською). При цьому акти виконаних робіт (наданих послуг), які складені іноземною мовою, мають бути перекладені на українську мову.

Для відображення операції в іноземній валюті у грошовій одиниці України потрібно її вартість перерахувати із застосуванням валютного курсу, встановленого Національним банком України на дату оформлення акту виконаних робіт.

Відповідно до ст. 13 Закону України від 21 червня 2018 року 

№ 2473-VIII «Про валюту і валютні операції» у разі встановлення Національним банком України (далі — НБУ) граничного строку розрахунків за операціями резидентів з експорту товарів грошові кошти підлягають зарахуванню на рахунки резидентів у банках України у строки, зазначені в договорах, але не пізніше строку та в обсязі, встановлених НБУ. Строк виплати заборгованості обчислюється з дня митного оформлення продукції, що експортується, а в разі експорту робіт, послуг, прав інтелектуальної власності та (або) інших немайнових прав — з дня оформлення у письмовій формі (у паперовому або електронному вигляді) акта, рахунка (інвойсу) або іншого документа, що засвідчує їх надання.

Тобто, однією з обов’язкових умов при здійсненні зовнішньоекономічної діяльності є наявність документа, який оформляється безпосередньо після виконання (надання) конкретних робіт (послуг). 

У більшості випадків таким документом є акт виконаних робіт (наданих послуг).

Акт виконаних робіт (наданих послуг) належить до первинних документів та фіксує факт здійснення господарської операції.

Форма акту виконаних робіт (наданих послуг) є стандартною. Також суб’єкт господарювання може розробити особисто зручний для застосування бланк акту, який повинен відповідати вимогам Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996).

Так відповідно до ст. 9 Закону № 996 первинні облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

•      назву документа (форми); 
•      дату складання; 
•      назву підприємства, від імені якого складено документ; 
•      зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; 
•      посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і 
•      правильність її оформлення; 
•      особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. 
•      Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Згідно з ст. 19 Закону України від 25 квітня 2019 року № 2704-VIII «Про забезпечення функціонування української мови як державної» міжнародні двосторонні договори України укладаються державною мовою та мовою іншої сторони, якщо інше не передбачено таким міжнародним договором.

Міжнародні багатосторонні договори укладаються мовами, погодженими сторонами.

Як і договір (контракт) зовнішньоекономічної діяльності, акт виконаних робіт (наданих послуг) складається у простій письмовій формі, якщо інше не передбачено міжнародним договором України чи законом. 

Як правило, акт про надання послуг у сфері зовнішньоекономічної діяльності оформляють двома мовами – українською та мовою країни нерезидента (або англійською). При цьому акти виконаних робіт (наданих послуг), які складені іноземною мовою, мають бути перекладені на українську мову. Переклад засвідчується підписом особи, яка здійснила переклад, справжність підпису перекладача засвідчується нотаріально.

Акт виконаних робіт (наданих послуг) складається у валюті, в якій мають здійснюватися розрахунки відповідно до контракту, та одночасно в національній валюті.

Своєю чергою підприємства ведуть бухгалтерський облік і складають фінансову звітність у грошовій одиниці України (ст. 5 Закону № 996).

Для відображення операції в іноземній валюті у валюті звітності потрібно її вартість перерахувати із застосуванням валютного курсу, встановленого НБУ на дату оформлення акту виконаних робіт.