Ідеальна картина керівника відділення

1. Не вважає себе першою людиною в компанії після директора. Він орієнтований на ефективне використання грошових коштів.
2. Він організований. Строго виконує та контролює фінансову політику. Він наполегливий і твердий у дотриманні цієї політики.
3. Він добре знає законодавство, добре орієнтується в оновленнях і нововведеннях законодавства.
4. У разі вибору між оплатою податків і іншими витратами він не влаштовує істерик, а реально оцінює витрати і вигоди по всіх варіантах.
5. Ця людина не боїться сказати «ні» директору та раді Директорів, завжди цифрами та політикою аргументує свою відповідь.
6. Комунікабельний і ввічливий з клієнтами, підлеглими та колегами. Для нього просто і природно налагодити лінію спілкування з новою людиною.
7. Він дає повні дані керівникові, навіть якщо це розкриває його власні помилки або дані не сподобаються керівнику.
8. Він чітко контролює видачу та повернення всієї документації по компанії.
9. Йому нескладно виконати інші доручення керівника. При цьому він піклується насамперед про продукт в своїй області відповідальності.
10. Ця людина — командний гравець. Йому подобається допомагати як директору, так і керівникам мислити фінансами та фінансовою безпекою компанії.

Ідеальна картина роботи відділення

Відносно контролю доходів

1. На рік складено бюджет витрат і доходів. Він підтримується в актуальному стані.
2. Відділення контролює, щоб дохід компанії був мінімум ___________. Якщо дохід компанії знижується, повідомляє всім керівникам відділень, таким чином ініціюючи мозковий штурм і перегляд плану доходів.
3. У компанії є план доходів мінімум на чотири тижні вперед.

Відносно документів

1. Весь облік ведеться в 1С (або іншою спеціалізованою програмою). Облік знаходиться в актуальному стані.
2. Клієнт-банки підключені до облікової програми і це дозволяє автоматично отримувати банківські виписки.
3. Всі необхідні для ФП звіти та документи автоматично формуються з програми обліку.
4. Описані в політиці правила роботи з первинними документами та всіма іншими фінансовими документами як для роботи з клієнтами, так і для обліку внутрішніх операцій.
5. Всі первинні документи надійно зберігаються у відповідних папках, що дозволяє в будь-який момент знайти потрібний документ.
6. У компанії існують і застосовуються правила щодо роботи з недобросовісними дебіторами і кредиторами, які повністю виконуються.
7. Є архів, де надійно збережені всі фінансові документи. При цьому будь-який документ можна швидко знайти.
8. Резервні копії даних облікової програми своєчасно створюються і надійно зберігаються. Вивантаження баз робляться кожні півдня, для збереження всіх проводок.
9. Комп'ютери досить потужні, вони дозволяють швидко і комфортно працювати з усіма необхідними програмами і потрібною кількістю документів.

Відносно рахунків

1. Якщо в компанії існує кілька рахунків, то вони повинні бути розділені по підприємствах і видам діяльності.
2. Якщо існує якась взаємна робота між різними напрямками, вся ця діяльність формується проводками.
3. У компанії існують електронні ключі на всі юридичні особи.
4. Існує 2 підписи на платежі, 1 підпис головного бухгалтера, другий у фінансового директора.

Відносно виплат

1. Сформована політика відрахувань (регламент з фінансового планування).
2. Створено окремий фонд резерву компанії, крім засновницького, він знаходиться на окремому рахунку і може використовуватися тільки за погодженням з власником.
3. У компанії ніхто не порушує правила видачі грошей.
4. У компанії існує план оплат по заявникам згідно з директивою й оплати виконуються 1 (або 2) раз в тиждень.
5. Вся документація захищена і все оформлено юридичними договорами, жоден платіж не проводиться без документів.
6. Видача зарплати проводиться на карткові рахунки точно в строк.
7. Заробітна плата розраховується щотижня і автоматично в електронній базі, кожному співробітнику надсилають щотижневий звіт по з/п.
8. Готівкові гроші мінімізовані або повністю відсутні в компанії.
9. Готівки мінімальний запас _________________ завжди знаходиться в сейфі, на найнеобхідніше для життєдіяльності компанії.
10. Всі оплати проводяться безготівковим розрахунком.

Відносно фінансового контролю

1. Проводиться фінансовий аудит діяльності компанії 1 раз в квартал (пів року) — в залежності від обсягу компанії.
2. На щотижневій основі перевірку фінансових звітів робить співробітник Служби фінансів. Він перевіряє відповідність заявлених в управлінському звіті з фактичними грошима в банку і касі.