Як повинно працювати фінансове відділення
25 лютого, 2020
Матеріал створений за підтримки Vysotsky Consulting
Ідеальна картина керівника відділення
- Не вважає себе першою людиною в компанії після директора. Він орієнтований на ефективне використання грошових коштів.
- Він організований. Строго виконує та контролює фінансову політику. Він наполегливий і твердий у дотриманні цієї політики.
- Він добре знає законодавство, добре орієнтується в оновленнях і нововведеннях законодавства.
- У разі вибору між оплатою податків і іншими витратами він не влаштовує істерик, а реально оцінює витрати і вигоди по всіх варіантах.
- Ця людина не боїться сказати «ні» директору та раді Директорів, завжди цифрами та політикою аргументує свою відповідь.
- Комунікабельний і ввічливий з клієнтами, підлеглими та колегами. Для нього просто і природно налагодити лінію спілкування з новою людиною.
- Він дає повні дані керівникові, навіть якщо це розкриває його власні помилки або дані не сподобаються керівнику.
- Він чітко контролює видачу та повернення всієї документації по компанії.
- Йому нескладно виконати інші доручення керівника. При цьому він піклується насамперед про продукт в своїй області відповідальності.
- Ця людина — командний гравець. Йому подобається допомагати як директору, так і керівникам мислити фінансами та фінансовою безпекою компанії.
Ідеальна картина роботи відділення
Відносно контролю доходів
- На рік складено бюджет витрат і доходів. Він підтримується в актуальному стані.
- Відділення контролює, щоб дохід компанії був мінімум ___________. Якщо дохід компанії знижується, повідомляє всім керівникам відділень, таким чином ініціюючи мозковий штурм і перегляд плану доходів.
- У компанії є план доходів мінімум на чотири тижні вперед.
Відносно документів
- Весь облік ведеться в 1С (або іншою спеціалізованою програмою). Облік знаходиться в актуальному стані.
- Клієнт-банки підключені до облікової програми і це дозволяє автоматично отримувати банківські виписки.
- Всі необхідні для ФП звіти та документи автоматично формуються з програми обліку.
- Описані в політиці правила роботи з первинними документами та всіма іншими фінансовими документами як для роботи з клієнтами, так і для обліку внутрішніх операцій.
- Всі первинні документи надійно зберігаються у відповідних папках, що дозволяє в будь-який момент знайти потрібний документ.
- У компанії існують і застосовуються правила щодо роботи з недобросовісними дебіторами і кредиторами, які повністю виконуються.
- Є архів, де надійно збережені всі фінансові документи. При цьому будь-який документ можна швидко знайти.
- Резервні копії даних облікової програми своєчасно створюються і надійно зберігаються. Вивантаження баз робляться кожні півдня, для збереження всіх проводок.
- Комп'ютери досить потужні, вони дозволяють швидко і комфортно працювати з усіма необхідними програмами і потрібною кількістю документів.
Відносно рахунків
- Якщо в компанії існує кілька рахунків, то вони повинні бути розділені по підприємствах і видам діяльності.
- Якщо існує якась взаємна робота між різними напрямками, вся ця діяльність формується проводками.
- У компанії існують електронні ключі на всі юридичні особи.
- Існує 2 підписи на платежі, 1 підпис головного бухгалтера, другий у фінансового директора.
Відносно виплат
- Сформована політика відрахувань (регламент з фінансового планування).
- Створено окремий фонд резерву компанії, крім засновницького, він знаходиться на окремому рахунку і може використовуватися тільки за погодженням з власником.
- У компанії ніхто не порушує правила видачі грошей.
- У компанії існує план оплат по заявникам згідно з директивою й оплати виконуються 1 (або 2) раз в тиждень.
- Вся документація захищена і все оформлено юридичними договорами, жоден платіж не проводиться без документів.
- Видача зарплати проводиться на карткові рахунки точно в строк.
- Заробітна плата розраховується щотижня і автоматично в електронній базі, кожному співробітнику надсилають щотижневий звіт по з/п.
- Готівкові гроші мінімізовані або повністю відсутні в компанії.
- Готівки мінімальний запас _________________ завжди знаходиться в сейфі, на найнеобхідніше для життєдіяльності компанії.
- Всі оплати проводяться безготівковим розрахунком.
Відносно фінансового контролю
- Проводиться фінансовий аудит діяльності компанії 1 раз в квартал (пів року) — в залежності від обсягу компанії.
- На щотижневій основі перевірку фінансових звітів робить співробітник Служби фінансів. Він перевіряє відповідність заявлених в управлінському звіті з фактичними грошима в банку і касі.