Як організувати та описати процес роботи?
24 лютого, 2020
Матеріал створений за підтримки Vysotsky Consulting
Щоб прискорити рух завдань за стандартними маршрутами, необхідно вдосконалювати наявні та розробляти нові напрямні форми.
Напрямна форма — це бланк, в якому в правильній послідовності перераховані посади відповідальних за виконання певних дій і вказані основні активності, які слід виконати. Наприклад, при прийомі на роботу або звільнення є певна послідовність дій, правильне виконання яких дає потрібний результат. Зазвичай невиконання якоїсь однієї дії призводить до виникнення великої кількості додаткової роботи.
Наприклад, коли ви приймаєте на роботу нового співробітника, вам необхідно виконати деяку послідовність дій.
Секретарю приймальні:
- привітати і коротко розповісти про процедуру найму;
- дати прочитати короткі дані про компанію та умови роботи;
- повідомити відповідальному за найм;
- дати претенденту заповнити анкету та необхідні додаткові тести;
- направити до відповідального за найм на інтерв'ю.
Відповідального за найм:
- провести інтерв'ю, щоб виявити відповідність вимогам;
- отримати контактні дані тих, хто може дати рекомендацію;
- перевірити рекомендації;
- направити на співбесіду з майбутнім керівником.
Керівнику:
- з'ясувати рівень кваліфікації тощо.
Це не єдиний працюючий варіант послідовності дій при наймі.
Але розберімось, що станеться, якщо секретар приймальної, у якого звичайно завжди багато справ, не виконає, наприклад, другий пункт.
Як наслідок, відповідальному за найм або ще комусь доведеться витрачати час на те, щоб усно ознайомити кандидата з умовами роботи. Швидше за все, він щось упустить у своїй розповіді, буде втрачено даремно робочий час, а відсутність необхідної інформації у нового співробітника створить нерозуміння і невдоволення, які позначаться на його результативності і які також доведеться залагоджувати керівникам. Якщо секретар забуде виконати четвертий пункт, втрати часу будуть ще більше. Якщо відповідальний за найм, бажаючи якомога швидше закрити вакансію, пропустить другий і третій пункт, наслідки можуть стати катастрофічними.
Цікавий приклад:
В одній з компаній використовувалася система найму, яка передбачає обов'язкову перевірку рекомендацій, а якщо рекомендацій немає — просто перевірку попередніх місць роботи. Для цього потрібно було подзвонити колишньому роботодавцю і задати певний, дуже точно розроблений набір питань, щоб виявити, наскільки правдиві дані вказані в резюме, і наскільки чесно людина відповідала на питання інтерв'ю. Цю технологію почали використовувати ще до того, як з'явилася оргсхема і напрямні форми, а послідовність дій при наймі була просто описана в посадовій інструкції спеціаліста.
Одного разу в певній компанії виявили, що на виробництві, в роздягальнях у співробітників почали пропадати гроші й мобільні телефони. Як виявилося, відповідальний за найм, попри описані інструкції, порахував, що при наймі рядових робітників можна пропустити два пункти, пов'язані з перевіркою попередніх місць роботи. Коли крадіжка повторилася, і дані про те, що сталося дійшли до рівня директора, я зажадав, щоб відповідальний за найм перевірив попередні місця роботи всіх, хто був найнятий протягом останнього місяця. Колишній керівник одного з нещодавно найнятих працівників розповів, що коли той у них працював, у них пропадали речі. За руку його не зловили, але після його звільнення пропажі припинилися. Звичайно, цю людину негайно звільнили з компанії, і крадіжки припинилися. Але через те, що були пропущені два кроки у встановленій послідовності найму, вищі керівники компанії витратили на розв'язання цього питання свого часу, фахівець з найму витратив свій час, вакансія залишилася закритою, а керівники виробництва були змушені витрачати сили й час на залагодження незадоволених крадіжками робітників.
Крім того, було завдано шкоди іміджу компанії, знизився бойовий дух, оскільки співробітники почали ставитися один до одного з недовірою. Очевидно, що дана помилка, що виникла через невиконання двох пунктів в описаній послідовності дій фахівця з найму, обійшлася компанії занадто дорого.
Якщо для контролю такої послідовності дій використовується напрямна форма, співробітник виконує вказану дію, ставить підпис, дату та час і передає її наступному посту, вказаному у формі. Якщо кожен раз виконуючи певну дію, співробітник бачить всі пункти, які повинні бути виконані до цього, упустити щось важливе стає неможливим. Завершена напрямна форма потрапляє у відповідну секцію, після чого можна зробити аналіз і виявити упущені дії або посади, де виникали зупинки. Це дає цінні дані для прискорення руху частинок.
Зверніть увагу, що напрямна форма не є описом бізнес-процесу, оскільки не містить вказівок, як виконувати ту чи іншу дію, для цього існують інструкції. Її завдання полягає лише в тому, щоб підтримувати правильний маршрут руху співробітників.
В процесі розробки напрямних форм часто виявляється, що необхідна дія та відповідна функція взагалі упущені в оргсхемі, і більш того, ні в кого в компанії немає правильного уявлення, як її виконувати.
Ще один приклад:
Наприклад, в компанії з виробництва сувенірних виробів спостерігалась така ситуація: продавець бере замовлення і направляє його в відділ виготовлення форм, а клієнт повинен протягом двох днів надати в цей відділ макет виробу. Минає тиждень і виробники, у яких замовлення вказане в плані робіт, з'ясовують, що форм немає, оскільки клієнт не надав макет. Терміни виконання замовлення зриваються, виробництву необхідно терміново переробляти план робіт на тиждень, відділ продажу намагається терміново отримати макет від клієнта: багато руху і, в результаті, — зірвані терміни та незадоволений клієнт. Коли почали розбирати ситуацію, виявилося, що ні в кого в компанії не було функції отримувати у встановлений термін макет. В результаті були внесені доповнення в оргсхему і розроблена напрямна форма, яка не дозволяє пропустити цей і інші важливі моменти.
Якщо ви дуже уважно подивитеся, чим зайняті співробітники компаній, то виявите, що значну частину робочого часу вони витрачають на доопрацювання того, що не було спочатку зроблено правильно, на виправлення своїх або чужих помилок.
Використання напрямних форм дає можливість звести до нуля таку зайву роботу.
Звичайно, направляючі форми не з'являться відразу для всіх процесів компанії, їх розробляють поступово. Особливо важливо застосовувати їх в невеликій компанії, де співробітникам доводиться виконувати безліч різних функцій.
Якщо велика частина часток для обробки буде супроводжуватися напрямними формами, виконувати роботу буде легше.