У разі коли при організації документальної планової та позапланової виїзної або фактичної перевірки встановлено неможливість проведення перевірки у зв’язку з відсутністю платника податків (посадових осіб платника податків або його законних (уповноважених) представників) за місцезнаходженням, у той же день складається відповідний акт у довільній формі, що засвідчує цей факт. 

При цьому підрозділ органу ДФС, який здійснює (очолює) перевірку та встановив неможливість проведення перевірки у зв’язку з відсутністю платника податків (посадових осіб платника податків або його законних (уповноважених) представників) за місцезнаходженням, протягом двох робочих днів з дня, наступного за днем складання цього акта, доповідною запискою повідомляє про це керівника (його заступника або уповноважену особу) органу ДФС та передає запит на встановлення місцезнаходження платника податків до оперативного підрозділу відповідного територіального органу ДФС за основним місцем обліку платника податків. 

Оперативний підрозділ територіального органу ДФС не пізніше 10 календарних днів з дня отримання запиту в обов’язковому порядку письмово повідомляє ініціатора запиту про проведену роботу з наданням копій отриманих у ході його виконання матеріалів.     

У разі необхідності вказаний термін може бути продовжений за рішенням керівника зазначеного оперативного підрозділу, але не більше ніж до 30 календарних днів з дня отримання запиту, про що цей підрозділ також письмово повідомляє ініціатора до закінчення 10-денного терміну.

У разі встановлення місцезнаходження платника податків оперативний підрозділ органу ДФС не пізніше наступного робочого дня письмово направляє ініціатору запиту інформацію про встановлене місцезнаходження. У разі необхідності працівниками оперативного підрозділу складається відповідна довідка.

У разі якщо внаслідок заходів, вжитих працівниками оперативного підрозділу, не встановлено місцезнаходження платника податків, такий підрозділ повідомляє про це структурний підрозділ органу ДФС, який ініціював проведення заходів на встановлення місцезнаходження платника податків, та передає керівнику (його заступнику або уповноваженій особі) відповідного органу ДФС службову записку та матеріали про проведену роботу.

Рішення про припинення заходів щодо встановлення місцезнаходження платника податків приймає керівник органу ДФС, працівники якого вживали такі заходи, на підставі службової записки начальника оперативного підрозділу за погодженням з підрозділом (або органом ДФС), що є ініціатором запиту.

Відповідно до п.п. 16.1.11 п. 16.1 ст. 16 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI зі змінами і доповненнями (далі – ПКУ) платник податків зобов’язаний повідомляти контролюючі органи про зміну місцезнаходження юридичної особи та зміну місця проживання фізичної особи – підприємця. 

З метою проведення податкового контролю платники податків підлягають реєстрації або взяттю на облік у контролюючих органах за місцезнаходженням юридичних осіб, відокремлених підрозділів юридичних осіб, місцем проживання особи (основне місце обліку), а також за місцем розташування (реєстрації) їх підрозділів, рухомого та нерухомого майна, об’єктів оподаткування або об’єктів, які пов’язані з оподаткуванням або через які провадиться діяльність (неосновне місце обліку) (п. 63.3 ст. 63 ПКУ). 

У разі проведення державної реєстрації зміни місцезнаходження або місця проживання платника податків, внаслідок якої змінюється адміністративно-територіальна одиниця та контролюючий орган, в якому на обліку перебуває платник податків, а також у разі зміни податкової адреси платника податків, контролюючими органами за попереднім та новим місцезнаходженням (місцем проживання) платника податків проводяться процедури відповідно зняття з обліку/взяття на облік такого платника податків (п. 66.3 ст. 66 ПКУ). 

Згідно з п.п. 1.4.5 п. 1.4 розд. І Методичних рекомендацій щодо порядку взаємодії між підрозділами органів державної фіскальної служби при організації, проведенні та реалізації матеріалів перевірок платників податків, затверджених наказом ДФС України від 31.07.2014 № 22 (у редакції наказу ДФС України від 23.06.2018 № 398) (далі – Методичні рекомендації), у разі коли при організації документальної планової та позапланової виїзної або фактичної перевірки встановлено неможливість проведення перевірки у зв’язку з відсутністю платника податків (посадових осіб платника податків або його законних (уповноважених) представників) за місцезнаходженням, у той же день складається відповідний акт у довільній формі, що засвідчує цей факт. У такому акті рекомендується зазначати інформацію про підстави для проведення перевірки (реквізити наказу, направлень тощо), дату встановлення факту та причини неможливості проведення перевірки, адресу місцезнаходження платника податків, за якою встановлено відсутність платника, та інші фактичні обставини, що засвідчують такі факти.

При цьому підрозділ органу ДФС, який здійснює (очолює) перевірку та встановив неможливість проведення перевірки у зв’язку з відсутністю платника податків (посадових осіб платника податків або його законних (уповноважених) представників) за місцезнаходженням, протягом двох робочих днів з дня, наступного за днем складання цього акта, доповідною запискою повідомляє про це керівника (його заступника або уповноважену особу) органу ДФС та передає запит на встановлення місцезнаходження платника податків до оперативного підрозділу відповідного територіального органу ДФС за основним місцем обліку платника податків.

Зразок форми запиту наведено у додатку 8 до Методичних рекомендацій.

До запиту додається копія акта про неможливість проведення перевірки у зв’язку з відсутністю платника податків за місцезнаходженням, а також надається інформація про результати проведених заходів структурним підрозділом органу ДФС шляхом спілкування (телефон, пошта, факс тощо) із платником податків щодо з’ясування його фактичного місцезнаходження.

Такий запит підписується керівником структурного підрозділу, що здійснює (очолює) перевірку (керівником (його заступником або уповноваженою особою) органу ДФС, у разі проведення перевірки іншим органом ДФС, ніж визначений п.п. 1.4.5 п. 1.4 розд. І Методичних рекомендацій), реєструється та направляється у загальновстановленому порядку засобами інформаційної системи управління документами органу ДФС.

Оперативний підрозділ відповідного територіального органу ДФС не пізніше 10 календарних днів з дня отримання запиту в обов’язковому порядку письмово повідомляє ініціатора запиту про проведену роботу з наданням копій отриманих у ході його виконання матеріалів.

У разі необхідності вказаний термін може бути продовжений за рішенням керівника зазначеного оперативного підрозділу, але не більше ніж до 30 календарних днів з дня отримання запиту, про що цей підрозділ також письмово повідомляє ініціатора до закінчення 10-денного терміну.

У разі встановлення місцезнаходження платника податків оперативний підрозділ органу ДФС не пізніше наступного робочого дня письмово направляє ініціатору запиту інформацію про встановлене місцезнаходження. У разі необхідності працівниками оперативного підрозділу складається відповідна довідка.

У разі якщо внаслідок заходів, вжитих працівниками оперативного підрозділу, не встановлено місцезнаходження платника податків у визначені п.п. 1.4.5 п. 1.4 розд. І Методичних рекомендацій терміни, такий підрозділ повідомляє про це структурний підрозділ органу ДФС, який ініціював проведення заходів на встановлення місцезнаходження платника податків, та передає керівнику (його заступнику або уповноваженій особі) відповідного органу ДФС службову записку та матеріали про проведену роботу.

Рішення про припинення заходів щодо встановлення місцезнаходження платника податків приймає керівник органу ДФС, працівники якого вживали такі заходи, на підставі службової записки начальника оперативного підрозділу за погодженням з підрозділом (або органом ДФС), що є ініціатором запиту.