Операційне планування та контроль
25 February, 2020
Material created with the support of Vysotsky Consulting
Регламент планування на тиждень
1.Навіщо потрібні плани на тиждень?
Планування робочих завдань на тиждень є обов'язком кожного співробітника компанії. Це дозволяє самому співробітнику ефективно розпоряджатися робочим часом, домагаючись підвищення результатів праці. Плани, в яких точно визначені завдання, які будуть виконуватися протягом наступного тижня, дозволяють співробітнику узгодити свої дії з іншими співробітниками, щоб домогтися максимальних результатів.
В кінці кожної звітного тижня співробітник зобов'язаний самостійно розробити план своїх дій на наступний тиждень. Потім цей план буде схвалений під час координації з керівником і узгоджений із загальним планом роботи підрозділу.
На початку звітного тижня план схвалюється керівником, але в процесі роботи він може доповнюватися або змінюватися. Такі зміни повинні бути узгоджені з безпосереднім керівником під час щоденних координації або просто в робочому порядку.
2. Форма плану на тиждень
План складається на стандартному бланку, в графах якого зазначаються всі необхідні дані. Зазвичай план на тиждень складається від руки, але якщо це зручно, можна друкувати його на комп'ютері.
Посада — вказується посада або посади, які займає співробітник. Назва посади може бути вказана скорочено, відповідно до прийнятої в компанії системою умовних позначень.
Дата — дата початку звітного тижня, для якої складено план.
ПІБ — прізвище, ім'я (та по батькові, якщо це прийнято в компанії) укладача плану.
Статистики — головні статистики по кожній окремій посаді.
Для кожної зі статистик вказують:
- Од. — одиниця виміру для статистики (валюта, шт., бали тощо);
- Кількість — кількість продукту за статистикою за минулий тиждень;
- Квота — квота, встановлена за статистикою на наступний тиждень. Квота — це кількісний план статистики.
У списку завдань плану:
- № — порядковий номер завдання;
- Назва — формулювання самого завдання, що має бути зроблено;
- Продукт — формулювання продукту, який буде отриманий в результаті виконання завдання;
- Час план — заплановані витрати часу в годинах на виконання завдання;
- Час факт — витрачений фактично час на виконання цього завдання.
Разом годин — загальна сума запланованого часу на виконання всіх завдань плану. Оцінка часу при складанні планів дуже важлива, бо план буде зірваний, якщо буде заплановано занадто багато завдань, які фізично неможливо виконати.
Схвалено — підпис керівника, яка говорить про те, що цей план схвалений.
Кілька посад
Якщо у співробітника два і більше керівників через суміщення різних посад, то важливо складати два окремих плани для роботи з кожним із керівників окремо. Якщо співробітник виконує обов'язки різних посад, але підпорядковується одному керівнику, то в плані необхідно створити розділ на кожну окрему посаду. У відповідний розділ поміщати завдання, які належать цій посаді.
Також бажано встановити дні тижня, коли співробітник буде займатися кожною з цих посад, це єдиний спосіб як можна мати два керівники і не мати головного болю і конфліктів через перетягування ковдри.
Регулярні завдання
У плані на тиждень повинні бути вказані всі без винятку завдання, включаючи: регулярні збори, робота з поштою, відповіді на телефонні дзвінки та інші рутинні дії. Наприклад, робота з поштою займає близько 30 хвилин в день, в план досить внести одну задачу: «Щоденна робота з поштою 30 хв» і вказати загальний час на цю задачу — 2,5 години (для п'ятиденного робочого тижня). Для цього регулярні завдання повинні бути заздалегідь визначені по кожній посаді і внесені в електронну форму плану, щоб їх не доводилося щоразу переписувати знову. У колонці «Час факт» співробітник в електронній формі проставляє середній час, який він витрачає на виконання цього регулярної завдання. Оцінка часу регулярних завдань може бути досить точною.
Якщо співробітник має кілька посад, то його план розділений на кілька розділів по кожній посаді і кожен такий розділ повинен починатися із завдань за програмами і проектами і закінчуватися регулярними діями.
3. Обов'язки працівника відносну плану на тиждень
Кожен співробітник персонально відповідає за те, щоб:
Раз на тиждень
- Встановити квоту на наступний тиждень по кожній зі своїх статистик, що перевищує статистику попередньої тижні;
- До початку тижня скласти план на наступний тиждень, який дозволяє досягти встановлених квот;
- Формулювати завдання необхідно таким чином, щоб їх можна було завершити. У цьому допомагає колонка «Продукт». Наприклад, формулювання завдання «Зателефонувати клієнтам» вимагає уточнення, оскільки не зрозуміло, коли задача буде завершена. Зателефонувати двом клієнтам досить, щоб завершити завдання чи ні? Для цього в колонці продукт необхідно поставити уточнення: «25 клієнтів, з якими були проведені переговори, з них п'ять призначених зустрічей».
- Якщо працівник не здатний спланувати свою роботу так, щоб досягти квот і при цьому вміститися у встановлений час, він повинен звернутися за допомогою до керівника;
- Отримати схвалення плану в керівника;
- Успішно виконати всі завдання плану;
- Якщо потрібно, узгоджувати зміни в плані;
- Відзвітувати після завершення тижня про виконання завдань і досягнення квот. Виділити яскравою кольором невиконані завдання (це може бути заливка, якщо план формується в електронному вигляді).
Кожен день
- Контролювати виконання плану на щоденній основі. Підсумовувати за день у тижневому плані, встановлюючи фактичний час витрачений на виконання кожного завдання.
- Завдання, виконані додатково, не враховані в плані, додавати щодня в план і виділяти їх підкресленою лінією або жирним шрифтом (в разі якщо план формується в електронному вигляді).
Якщо виникають завдання, які не були спочатку в плані, і їх виконання може створити загрозу виконанню вже узгоджених завдань, такі зміни повинні бути схвалені вищим керівником.
Найпоширеніші помилки при плануванні
- Бути оптимістичним щодо часу на виконання нових завдань, в яких не мав досвіду раніше.
- Не враховувати загальний час, яким співробітник має, планувати більше завдань, ніж є часу на їх виконання.
- Бажати зберегти завдання в плані навіть, якщо співробітник розуміє, що не зможе за часом їх виконати. Сподіватися «а раптом вийде» або «шкода видалити добре сформульовану задачу». В останньому випадку рекомендуємо приховувати завдання в електронному плані. Або просто викреслювати в рукописному.
- Формулювати завдання, які неможливо завершити або неможливо проконтролювати.
- Відзначати виконану задачу, яка виконана тільки наполовину і по якій не було здійснено встановлений продукт.
- Не робити щоденної оцінки плану по фактично витраченому часу і додатковим завданням. Це призводить до того, що план перестає працювати, і стає щотижневою формальністю. План сам по собі, а робота йде своїм ходом. Також це призводить до того, що співробітник не підвищує власну ефективність, тому що не розуміє, чому план був не виконаний і куди пішов час.
4. Обов'язки безпосереднього керівника
Керівник несе відповідальність за те, щоб кожен із його підлеглих мав правильно складений план на тиждень і виконував його завдання. Для цього на початку звітного тижня кожен керівник, у якого є в підпорядкуванні співробітники, зобов'язаний перевірити плани підлеглих, при необхідності внести зміни і схвалити. Під час перевірки планів необхідно домогтися, щоб:
Раз на тиждень
- Квоти в планах були встановлені на такому рівні, щоб це сприяло зростанню статистик і виконанню поставлених перед підрозділом завдань;
- План включав всі необхідні завдання для досягнення встановлених квот;
- Завдання плану були сформульовані так, щоб було зрозуміло, що повинно бути зроблено;
- Оцінка часу на виконання завдань була реалістичною, а загальний час на виконання всіх завдань відповідав графіку роботи на тиждень.
- Для кожного завдання було сформульовано продукт і це дозволяло і самому співробітнику, і керівнику однозначно визначити, виконана задача успішно чи ні;
- Завдання плану окремого співробітника були узгоджені з завданнями інших, щоб їх можна було виконати
Раз на день
- Керівник зобов'язаний як мінімум раз в день перевіряти виконання плану кожним підлеглим.
- Схвалювати зміни в плані, які виникають протягом дня і які змінюють пріоритети співробітника, а відповідно призводять до того, що інші завдання плану відкладаються.
Найпоширеніші помилки
- При перевірці тижневого плану не враховувати загальний час, що є в розпорядженні співробітника і не розставляти пріоритети, і не викреслювати все другорядне, що виходить за рамки часу.
- Не перевіряти час на виконання нових для співробітника завдань, які часто займають більше часу, ніж співробітник передбачає, не коректувати час на виконання.
- Ігнорувати і не коригувати підвищений час на виконання завдання.
- Ігнорувати загальні формулювання, за якими складно зрозуміти, чи завершена завдання чи ні.
- Не контролювати план на щоденній основі і допускати, щоб людина не писала фактичний час, витрачений на виконання завдань.
- Не підвищувати ефективність співробітника іграми і заохоченнями за виконання плану.
5. Обов'язки відділення по роботі з персоналом
Секція інспекцій відділу інспекцій та доповідей щотижня проводить інспекції використання планів на тиждень. Для цього кожного без винятку співробітника компанії просять продемонструвати ці документи. При проведенні інспекції перевіряють: наявність правильно складеного і схваленого вищим керівником плану. Інспекції проводяться зверху вниз по командним лініях оргсхеми, оскільки, якщо керівник сам не виконує вимоги цього регламенту, зазвичай він не зможе домогтися виконання від своїх підлеглих. Тому необхідно в першу чергу домагатися, щоб керівники повністю виконували ці вимоги.
Якщо в результаті інспекції були виявлені будь-які відхилення від вимог цього регламенту, адміністратор секції Інспекцій зобов'язаний домогтися, щоб ці відхилення були усунені якомога швидше. Для цього він може використовувати градієнт етичного впливу, описаний в окремій політиці.
6.Резюме
Правила щодо планування на тиждень є важливою складовою системи управління компанією. Виконання цих правил допомагає значно збільшити ефективність роботи компанії.