Як підписувати документи онлайн
22 April, 2020
Material created with the support of Мінцифра
Підприємці надають перевагу електронному документообігу замість звичної паперової форми.
Щоб укласти договір з контрагентом в іншому місті, бізнес підписував угоду на папері та відправляв її через службу перевезень. Або ж одна сторона мала витрачати час на поїздку, щоб власноруч підписати договір.
Але завдяки електронному документообігу підписати документ та перевірити його автентичність можна у декілька кліків. Це значно економить час і заощаджує можливі витрати на логістику.
Мінцифра продовжує розвивати сферу електронних довірчих послуг відповідно до міжнародних стандартів. Ми хочемо зробити такі послуги доступнішими для бізнесу та громадян. Тому запустили безкоштовний сервіс підписання документів на порталі Дія.
Розповімо вам, як користуватись таким сервісом. Спойлер: реєстрація та авторизація непотрібні. Це дуже швидко, безпечніше, ніж на папері, й повністю конфіденційно.
Підписання документа
Щоб підписати документ, вам необхідно мати кваліфікований електронний підпис (КЕП). Якщо ви ще його не отримали, зверніться до надавача довірчих послуг з переліку.
Тож як підписати документ?
- Перейдіть за посиланням.
- Оберіть файл підпису, введіть пароль та натисніть «Зчитати ключ».
- Перевірте, чи коректною є інформація про власника підпису.
- Оберіть документ для підписання та натисніть «Продовжити».
- Перевірте назву документа та натисніть «Підписати файл».
- Супер, готово! Підписаний документ має зберегтися автоматично. Але якщо цього не відбулося, натисніть «Зберегти файл».
Перевірка підпису
Тепер ви можете сміливо надсилати документ іншій стороні.
Щоб перевірити підпис, потрібно:
- Перейти за посиланням «Перевірити підпис».
- Обрати підписаний файл у форматі .p7s та натиснути «Перевірити».
- Ознайомитись з інформацією про накладений підпис.
- Натиснути кнопку «Зберегти файл», щоб завантажити оригінальний документ та ознайомитись з його вмістом.
Як підписати договір
Підписати угоду, що потребує якнайменше двох підписів, також нескладно. Це можна зробити послідовно. Спочатку договір підписує одна сторона і надсилає його іншій. Другий контрагент має завантажити файл на портал Дія задля перевірки реквізитів першого контрагента. Так можна дізнатися, що документ було підписано саме потрібною стороною, а не кимось іншим. Потім треба натиснути «Зберегти файл» і ознайомитись з оригінальним вмістом договору. І якщо все влаштовує, достатньо натиснути «Продовжити» і підписати угоду власним підписом.
Таким чином документ матиме інформацію про обидва підписи.
Безпека та конфіденційність
Підписаний документ залишається лише у вашому браузері й не передається на портал Дія.
До того ж це надійніше за підпис на папері. Зараз печатки для бізнесу скасовано, і іноді можуть виникати сумніви, чи дійсно документ підписано директором. Завдяки е-підписам можна позбутися таких сумнівів: адже вони гарантують автентичність даних. Нескладно перевірити, коли саме і ким було підписано документ.
Юридична сила електронних документів
Електронні документи не можуть бути визнані недійсними через їхню форму.
Багатьох цікавить, коли ж саме такі документи набувають чинності. Загалом це відбувається з моменту підписання, але виключенням можуть бути договори. Дата накладання е-підпису на договір не завжди є датою набрання ними чинності. Договір можна підписати й після укладення, якщо сторони про це попередньо домовились.
У такому випадку рекомендуємо зазначати дату набуття чинності у договорі. Можна використовувати формулювання «Договір набирає чинності з «__» _____________ року».
Також електронні документи вважаються доказами у суді. На них розповсюджуються загальні правила доказування та оцінки судом доказів. Потрібно подавати такі документи до суду в оригіналі чи в електронній копії, підписаній КЕП. Якщо ж хочете подати саме паперову копію, обов'язково зазначте, в кого знаходиться оригінал документа. У разі необхідності суд може його витребувати та призначити експертизу електронного документа.
Зверніть увагу: скріншоти, переписки та роздруківка електронного листування не є електронними документами і не беруться до уваги судом.