Тенденції ЕДО під час воєнного стану
23 June, 2022
Електронний документообіг вже давно став невіддільною частиною ефективної роботи українського бізнесу. Великі й малі підприємства обирають ЕДО, враховуючи всі його переваги, серед яких фінансова вигода та прискорення бізнес-процесів загалом. Водночас зараз тенденції ЕДО мають інше значення для користувача.
Про те, як відбувався розвиток електронного документообігу та яке значення ЕДО для бізнесу має в умовах воєнного стану — розповіли у матеріалі представники компанії Linkos Group.
Чому бізнес обирає ЕДО?
На початку свого існування послуги ЕДО стрімко розвивалися, постійно впроваджувалися нові проєкти й поступово з'являлися нові фішки для користувача відповідно до потреб споживача. Вигоди від використання електронного документообігу зростали з кожним роком.
Бізнес, який обрав ЕДО, отримував багато переваг, зокрема, основною була швидкість, з якою відбувалося закриття угод та погодження документів. Підписання договорів та первинних документів проходило дистанційно із застосуванням електронного підпису, а сам процес погодження займав лічені хвилини. Переваги ЕДО безумовно стимулювали бізнес обирати краще рішення для свого розвитку та відмовлятися від паперової рутини.
Розвиток ЕДО під час Covid-19
Для багатьох напрямків бізнесу одним із переломних моментів для переходу на ЕДО став карантин у зв’язку з Covid-19 у 2020 році. Тоді підприємства мали швидко приймати рішення, які допоможуть зберегти бізнес, оптимізувати всю роботу відповідно до вимог віддаленого формату діяльності та максимально убезпечити своїх працівників від Covid-19. Home-офіс сприяв оперативному переходу на єдиний зручний та безпечний варіант для ведення документообігу — електронний. Саме тоді переважна частина українського бізнесу оцінила всі переваги ЕДО:
- швидке погодження документів;
- легка подача звітності;
- фінансова вигода;
- оптимізація бізнес-процесів загалом;
- зручне онлайн-ведення документації;
- навчання та постійна підтримка від розробників ЕДО;
- відсутність додаткових витрат на поштові та кур’єрські послуги;
- безпека.
Попит породжує пропозицію, тож за останні два роки, ЕДО не просто виріс у популярності, а й удосконалився у своїй функціональності. Так, окрім звичайного обміну документами та подання звітності, користувач отримує повноцінний помічник у веденні бізнесу, а також надійний архів, в якому безпечно зберігаються всі документи підприємства. Обмін тепер можливий будь-якими документами, а підписувати їх можна просто зі смартфона, через електронну пошту або посилання на документ.
ЕДО в умовах воєнного стану
Уже налагоджена робота ЕДО потрапила у нові умови з початком повномасштабної війни. У перший місяць відбувся природний спад активності ЕДО, адже для бізнесу, як і для всієї України, це трапилось раптово. Усім було не до електронних документів та й не до ведення бізнесу загалом, — люди рятували рідних, захищали міста та всіма силами допомагали армії.
Згодом люди та бізнес мусили адаптуватися до нових умов і повертатися до звичних бізнес-процесів. Робота бізнесу — життєва необхідність для нашої країни, адже без повноцінного функціонування підприємств неможливо забезпечувати працівників роботою та стабільною зарплатою, а споживачів — усіма необхідними продовольчими та непродовольчими товарами. Для країни кожен день бізнесової паузи коштував надто багато. Зараз запорука міцної економіки та перемоги — це надійний тил, яким є кожен українець, який продовжує працювати.
У ситуації, що склалася — електронний документообіг залишився ледве не єдиним дієвим механізмом для комунікації між окремими бізнес-одиницями.
Тому ті, хто до початку військових дій ще не використовували ЕДО, почали розглядати цей процес по-іншому. В умовах повномасштабної війни та нестабільного життя без електронного документообігу, у деяких випадках, практично неможливо закрити угоду. ЕДО стає не оптимізацією, а необхідністю, яка допомагає продовжувати роботу за будь-яких умов та убезпечити працівників.
Електронні документи — безпека для бізнесу
Ситуація, в яку потрапив український бізнес, стимулює використовувати ЕДО задля забезпечення власної стабільної діяльності. Великі й малі підприємства стрімко змінюють вектор діяльності з паперової на електронну, розуміючи, що тільки так можна безперешкодно та максимально швидко підписувати усі важливі зовнішні та внутрішні договори, подавати звітність та вести документообіг компанії.
Компанія Linkos Group, розробник програм M.E.Doc та СОТА, розповіла про тенденції використання електронного документообігу у своїх продуктах:
«Так, з початком активних бойових дій кількість первинних бухгалтерських та інших документів, відправлених через наші програми, знизилась до 50% у порівнянні з кількістю відправлених документів у березні 2021 року. З часом бізнес поступово приходив до тями та вже у квітні кількість відправлених документів зросла до 65% від аналогічного періоду 2021 року. Вже у травні 2022 року наші користувачі відправили стільки документів, скільки й в травні 2021 року. Зараз через наші програми користувачі надсилають понад 4,5 млн документів на місяць. І це свідчить про те, що бізнес України оживає, перебудовується, шукає альтернативу класичним бізнес-процесам».
У реаліях воєнного стану — електронний обмін документами це не тільки цифровий тренд, а й насамперед безпека. Тож, якщо раніше питання було у відмові від паперу задля зручності, екологічності та фінансової економії, то зараз — це необхідність для всіх підприємств, які прагнуть мінімізувати ризики для свого бізнесу та працювати на повну потужність.