Систематизація бізнес-процесів: коли і з чого почати
15 June, 2020
Коли варто починати систематизацію бізнес-процесів та що таке ієрархія бізнес-процесів?
Починати систематизацію процесів з першого дня запуску? Спочатку певний час попрацювати, а тоді вже починати наводити лад? Це одні з найбільш популярних питань, з якими до нас приходять клієнти. Проте, перш ніж щось налагоджувати, варто розібратись з класифікацією та ієрархією бізнес-процесів.
Ієрархія бізнес-процесів
Основні бізнес-процеси — це процеси, які показують суть нашого бізнесу. Вони формують той результат, за який готові платити наші клієнти. На вході у нас є клієнт з певною потребою, яку ми можемо вирішити, на виході — задоволений клієнт та вигода для компанії. Основні процеси завжди створюють цінність для ваших клієнтів. Для того, щоб визначити для себе, які процеси є основними варто поставити запитання: «За чим до нас приходять наші клієнти?», «Що є нашою ключовою цінністю?».
Допоміжні бізнес-процеси — це процеси, які створюють інфраструктуру нашого бізнесу і дозволяють основним процесам протікати безперервно та ефективно. Допоміжні бізнес-процеси працюють на формування додаткової вартості для ваших клієнтів. Для того, щоб визначити допоміжні процеси після визначення основних процесів, варто поставити запитання: «А які ще у нас є процеси?», «Які процеси допомагають виконувати наш основний процес?». Дивіться приклад допоміжних бізнес-процесів нижче.
Процеси управління — формують технологію управління вашим бізнесом. Досить часто мова йде про певні політики кампаній, стратегії та бюджетування. Вони призначені для вимірювання, моніторингу та контролю бізнес діяльності. Вони покликані гарантувати, що основні й допоміжні процеси спроектовані та виконуються відповідно до поставлених стратегічних, операційних, фінансових цілей.
Процеси розвитку — формують розуміння, яким чином ми будемо вносити зміни в наявні бізнес-процеси, на основі яких критеріїв відбуватиметься прийняття рішень та як відбуватиметься процес інформування всіх учасників команди. Сюди входять і питання щодо запуску нового проекту, підписання партнерських договорів та реалізація нових ідей для розвитку нашого бізнесу.
Наталія Заверуха
Систематизація бізнес-процесів
Універсального правила щодо систематизації бізнес-процесів не існує. З нами працюють як стартапи, котрі прагнуть одразу побудувати шлях клієнта і моделювати процеси, так і компанії, що понад 10 років присутні на ринку і прагнуть систематизувати те, що «у всіх в голові».
Тут все залежить від стратегії бізнесу. Якщо ми прагнемо до розвитку, масштабування і залучення нових людей й постійно працюємо над покращенням якості, то без систематизації процесів не обійтись. Коли ж поточний стан справ вас влаштовує і ви не маєте намірів рости чи трансформуватись, то можна обійтись без систематизації. Вибір з вами!
Для того, аби краще зрозуміти, що ваш бізнес потребує опису та оптимізації бізнес-процесів, зверніть увагу на наступні індикатори:
- Приріст персоналу в компанії різко збільшується;
- Зросла кількість конфліктів, які можна вирішити тільки з залученням керівництва (немає єдиних правил гри);
- Зросла кількість скарг клієнтів (сервіс, брак, хамство);
- Непропорційно зростанню бізнесу зросли витрат і ми не можемо пояснити чому;
- Плануєте експорт чи вихід на нові ринки, запуск франшизи;
- Є потреба в отриманні сертифікатів якості;
- Плануєте залучати інвестиції чи шукати додаткових партнерів;
- Є наміри автоматизувати свою діяльність (повірте спочатку її треба описати);
- Хаотичний документообіг;
- Відсутність розподілу обов'язків «всі роблять все»;
- Логістика не встигає за продажами;
- Розсинхронізація певних функцій;
- Різні працівники по-різному виконують однакові завдання.
Варто зауважити, що перед стартом роботи з опису та оптимізації бізнес процесів потрібно чітко зрозуміти свою мету. Знаючи, що бізнес хоче отримати від опису та оптимізації, простіше побудувати шлях.