Автоматизація закладу громадського харчування. Чи дійсно вона вам потрібна?
25 September, 2020
Що таке автоматизація?
Автоматизація — це про зменшення участі людини у процесах, збереження енергії, часу та інших ресурсів. Можна бігти, можна їхати на коні, а можна сісти за кермо автомобіля. У всіх трьох випадках ви дістанетесь з пункту «А» до пункту «Б», але від того, як ви це зробите, залежить ваша ефективність.
Ефективність — це співвідношення результату та витрачених ресурсів на його досягнення. Чим краще результат і менше витрати ресурсів — тим вища ефективність. Іншими словами, чим швидше автомобіль доставить вас до пункту призначення та чим менше палива при цьому витратить — тим ефективніший ваш автомобіль.
Автоматизація та ефективність на прикладі кав'ярні
Візьмемо для прикладу вигадану «Кав’ярню X». У «Кав’ярні X» завжди черга, одна людина не встигає всіх обслуговувати. Власнику довелося найняти по два співробітники на зміну, щоб один приймав замовлення, а другий — готував. Але в непопулярні години другий співробітник не залучений, а власник все одно змушений заплатити за цей час.
А тепер уявімо, що замість ще одного співробітника власник вирішує встановити касу самообслуговування. Клієнти зможуть самі створювати замовлення та розраховуватися. А один бариста все приготує.
Початкові інвестиції можуть бути рівні п'яти зарплатам одного співробітника, але ці витрати окупляться через п'ять-сім місяців і допоможуть запобігти зайвим витратам у майбутньому.
Установка каси самообслуговування — це про автоматизацію.
Вигоди автоматизації для кав'ярні
- Встановили касу самообслуговування → скоротили час на обслуговування клієнтів → обробили більше замовлень → отримали більше прибутку.
- Встановили касу самообслуговування → каса окупилася через п'ять місяців → заощадили на зарплаті двох співробітників → отримали більше прибутку.
Здорова автоматизація бізнесу
Попри високу популярність ідей щодо діджиталізації та автоматизації — це потрібно не всім або деяким потрібно частково. Необхідно співвідносити витрати на обслуговування конкретної частини системи та профіт від її використання. Витрати — це не обов'язково гроші.
- Якщо облік складу забирає більше часу, ніж приносить користі, — можливо, це не те, що справді робить ваше життя простішим.
- Але якщо ви регулярно списуєте прострочені товари, втрачаєте продажі через відсутність популярних товарів і під час кожного переобліку виявляєте величезну нестачу — швидше за все, вести складський облік вам необхідно.
Головне правило: система автоматизації створена, щоб стати вам помічником, а не тягарем. Не потрібно використовувати всі можливості тільки тому, що вони є. Кожній функції можна поставити запитання: «Це поліпшить мій бізнес або зробить моє життя простішим та приємнішим?».
Мінімальний набір для автоматизації закладу в умовах нових законів про програмні РРО та електронні чеки
З 1 січня 2021 року платники єдиного податку 2–4 груп ФОП, обсяг доходу яких протягом року не перевищує 1 млн гривень, мають застосовувати РРО або програмні РРО. Під цей закон потрапляє багато закладів громадського харчування.
На ринку з'явилися кілька варіантів ПРРО: комерційних, які працюють за абонплатою, що у середньому не перевищує вартість обслуговування стаціонарного РРО, та безкоштовна опція від ДФС. Усі вони працюють у хмарі та не вимагають покупки устаткування. Ви реєструєте профіль на сайті оператора, отримуєте доступ до системи, вносите необхідну інформацію та працюєте.
Розробники ПРРО створили системи, які не вимагають додаткових інструментів, якщо ваш бізнес потребує тільки фіскалізації продажів, друку або відправлення чеків. З цими завданнями впорається вебверсія або додаток оператора. Такий варіант може підійти невеликим кав'ярням та закладам, де не потрібно вести облік продажів, складу, фінансів, відстежувати аналітику, вести базу клієнтів і працювати з програмою лояльності.
Якщо вам потрібні ці інструменти, то ефективніше буде вибрати систему автоматизації, яка інтегрована з програмним РРО. Тобто ви ведете облік у системі та завдяки інтегрованому РРО можете друкувати або відправляти фіскальні чеки клієнтам. Щоб такий варіант був можливий, потрібно:
- Підібрати систему, яка вже пов'язана з програмним РРО. Ринок пропонує платні та безкоштовні варіанти.
- Зареєструватися на сайті оператора ПРРО та отримати дані, які потрібно додати до системи, щоб фіскалізувати продажі через неї. Ймовірніше за все, це будуть: логін, пароль касира, ліцензійний ключ каси та коди податкових ставок.
- Встановити на комп'ютер або планшет програму для підпису чеків ЕЦП (електронно-цифровим підписом).
У такому випадку всі дані будуть в одному місці і не виникне необхідності використовувати кілька систем.
Які можливості відкриває електронний чек
Електронний чек — це не тільки зображення чеку, яке можна відправити на пошту або в месенджер клієнтові. Це також чек під QR-кодом.
Що це дає:
1. Вирішує питання з доставкою. Фіскальний чек повинен бути виданий за фактом продажу. Коли кур'єр робить доставку, немає 100% гарантії, що клієнт отримає та оплатить доставку. Відправляти кур'єра з надрукованим фіскальним чеком ризиковано.
Рішенням може бути фіскальний чек під QR-кодом. Ви друкуєте товарний чек, система привласнює йому QR-код. Поки клієнт не отримав і не сплатив доставку, чек залишається не фіскалізованим. Після оплати кур'єр змінює статус замовлення, система обмінюється даними з ФНС через програмний РРО та під QR-кодом з'являється фіскальний чек. Клієнт може його відсканувати і перевірити.
2. Чек можна не друкувати і не відправляти. Після здійснення продажу можна виводити QR-код на екран телефону або планшету. Клієнт сканує код та отримує чек. Це може позбавити невеликі кав'ярні і роздрібні магазини витрат на покупку принтера для друку чеків і друку чеків.
Висновки
- Автоматизуйте те, що дійсно вимагає автоматизації. Оцінюйте можливості через призму ефективності. Якщо інструмент принесе користі більше, ніж забере часу і грошей на обслуговування, — є сенс його впроваджувати.
- Правильна автоматизація дозволяє поліпшити хоча б один показник бізнесу. Наприклад, збільшити кількість замовлень та клієнтів або зменшити витрати на обслуговування і реалізацію наявних клієнтів та замовлень.
- Коли будете підключати програмні РРО, зверніть увагу, чи достатньо вам функціоналу, який пропонує оператор ПРРО. Якщо ні — краще розглянути системи автоматизації закладів, які інтегровані з ПРРО. Тоді усе буде в одному місці й не потрібно використовувати кілька систем. На ринку є платні та безкоштовні системи автоматизації.
- Вам не обов'язково використовувати всі функції, які пропонує система. Оцініть, які частини бізнесу вимагають автоматизації за формулою:
Вигоди — Витрати = Результат