Автоматизація HR — модний тренд чи необхідність?
29 September, 2021
Юрій Джемесюк, менеджер з продажу рішень SAP HXM.
Експерт з цифровізації бізнесу. У SAP з 2018 року, займається просуванням рішень для HR в Україні.
Персонал — це один із найцінніших ресурсів будь-якої компанії. Від ефективності HR-департаменту залежить досягнення бізнес-показників компанії та конкурентоспроможність організації загалом. Саме тому велику увагу приділяють управлінню талантами та прив'язці цілей кожного співробітника до стратегічних цілей компанії, підвищенню загальної продуктивності.
Але це не так просто, як може здаватися. Сучасна цифрова гіперпідключена економіка ставить перед кадровими службами складні завдання:
- Нинішні працівники належать до різних поколінь і культур, вони дуже мобільні та багато хто з них працює за строковими трудовими договорами. Таким колективом буває важко керувати як одним цілим.
- Сьогодні працівники зацікавлені в навчанні й кар’єрному зростанні та прагнуть, щоб їхню роботу справедливо винагороджували залежно від ефективності. Якщо ж ви не зможете задовольнити ці потреби, то ваші найкращі спеціалісти просто перейдуть до іншого роботодавця.
- Традиційні системи та процеси управління кадрами — складні й незручні. Щоб задовольняти потреби різних філіалів і підрозділів компанії в талановитих спеціалістах, потрібен новий підхід.
Для відповідного реагування на ці виклики потрібні цифрові розв’язання, які автоматизують HR-процеси. І мова тут не лише про автоматизацію нарахування зарплат.
Компанії з усього світу автоматизують HR-процеси для переведення кадрової служби на цифрові рейки, щоб максимально реалізувати унікальний потенціал кожного працівника та забезпечити актуальність системи управління персоналом у довготерміновій перспективі.
Які HR-процеси варто автоматизувати?
Розглянемо конкретні переваги автоматизації різних аспектів управління людськими ресурсами.
Базові HR-процеси (Core HR)
У компаніях, які ще не почати автоматизувати бізнес-процеси, інформація часто буває розсіяна по різних програмах і різних комп’ютерах в офісі фірми. Це призводить до неточностей у масиві даних, непорозумінь між різними відділами компанії та значних витрат часу — замість зосередження на роботі співробітники мусять вручну вводити дані та виконувати рутинні завдання.
Автоматизація HR-процесів розв'язує цю проблему, створюючи єдину точку доступу і єдине «джерело правди» для всіх даних, пов’язаних з управлінням персоналом. Завдяки цьому HR-процеси стають стандартизованими й прозорими, що дозволяє узгоджувати їх зі стратегічними цілями компанії.
Ще одна перевага автоматизації HR — це доступ до даних у режимі реального часу. Завдяки цьому керівники можуть легко оптимізувати комунікацію та співпрацю у віртуальних командах.
Але автоматизація базових HR-процесів іде на користь не лише керівникам, а й усім співробітникам. Персонал може керувати своїми особистими даними та самостійно перевіряти премії та бонуси. Така прозорість сприяє мотивації персоналу і довірі до компанії.
Процеси постановки цілей і оцінки ефективності (Performance and Goals)
Як визначити, наскільки ефективно працює той чи інший співробітник? Відомо, що ані кількість часу, проведеного на робочому місці, ані суб’єктивна оцінка менеджера не є надійними показниками. Завдяки автоматизації можна об’єктивно оцінити, наскільки щоденна діяльність кожного співробітника наближає компанію до досягнення її стратегічних цілей:
- Керівники отримують об’єктивну інформацію про результати роботи компанії в цілому і кожного співробітника окремо.
- Співробітники мають чітке уявлення про очікування з боку керівництва і роль, яку їхня щоденна робота відіграє в функціонуванні підприємства. Завдяки цьому вони можуть самостійно сконцентруватися на найважливіших задачах.
Процеси управління винагородами (Compensation Management)
Автоматизація процесів управління винагородами дозволяє фахівцям з виплати винагород, керівникам компанії та менеджерам узгоджувати програми бонусів для співробітників у прив’язці до процесів оцінки ефективності співробітника. Окрім цього, вона надає доступ до повної історії компенсацій, можливість відстеження бюджету в реальному часі та розрахунку компенсації відповідно до грейдів.
А співробітники, своєю чергою, приходять на роботу з відчуттям, що компанія цінує їхні зусилля і справедливо їх нагороджує.
Процеси підбору персоналу (Recruiting)
Завдяки автоматизації процесів рекрутингу вже не треба вручну розміщувати вакансії на десятках сайтів з пошуку роботи. Сучасні програмні інструменти автоматично поширять інформацію про вакансії, нададуть вам аналітику про ефективність кожного оголошення і створять єдину базу кандидатів.
Але якщо ви не запропонуєте кандидатам якісної комунікації, то найкращі з них втратять інтерес до вашої компанії та підуть до ваших конкурентів. Тому варто скористатися рішеннями з автоматизації, яка допоможе вибудувати гнучкий процес управління взаємодією з кандидатами.
Процеси адаптації персоналу (Onboarding)
Щоб новий співробітник надовго залишився в вашій компанії, треба подбати про відповідний онбординг — ознайомлення з робочими процесами, адаптацію до специфіки вашого бізнесу, соціалізацію в новому колективі тощо.
Цей процес теж варто автоматизувати. Швидке вирішення формальностей, оперативне надання новому співробітнику всієї потрібної інформації, додаткові інструменти для соціалізації та планування подальшого розвитку — все це сприятиме продуктивній роботі та високій мотивації вже з першого дня.
Процеси розвитку персоналу та створення кадрового резерву (Succession & Development)
Вибрати найкращих кандидатів і ввести їх у курс справ під час онбордингу — це ще не все. Фахівці з HR мають пропонувати кар’єрні перспективи найкращим працівникам, створювати індивідуальні плани розвитку, організувати співпрацю між працівниками та менторами тощо.
Виконання всіх цих завдань вручну потребує багато часу і зусиль, тому варто їх автоматизувати. Окрім цього, завдяки єдиній базі даних про персонал можна візуалізувати прогалини в компетенціях, оцінити наявний кадровий резерв та створювати пули талантів.
Процеси навчання персоналу (Learning)
Часи, коли людина опановувала професію і потім могла десятиліттями послуговуватися тими самими знаннями та навичками, минули. Тому компанії, які хочуть бути конкурентоздатними, дбають про систематичне навчання персоналу. Цей процес теж можна автоматизувати, щоб розвивати навички працівників, готувати нових лідерів, зменшувати ризики недотримання законодавчих і внутрішніх вимог, а також оптимізувати навчання сторонніх слухачів.
Окрім цього, автоматизація процесів навчання персоналу допоможе в створенні навчальних програм, що відповідають вимогам компанії, та надасть можливість інтеграції зі спеціалізованими навчальними платформами.
Як отримати від автоматизації максимум
Що зробити, щоб автоматизація бізнес-процесів була насправді ефективною?
- Визначте, що вам потрібно, проаналізувавши ефективність роботи HR-менеджерів. Інструменти діджиталізації потрібні, щоб оптимізувати робочий процес, а для цього треба визначити, що саме потребує оптимізації.
- Оцініть бізнес-кейс. Коли з'явилася ідея автоматизувати HR-процеси, розрахуйте вигоди, які може принести її реалізація і витрати, яких вона потребує.
- Проаналізуйте взаємозв'язки між процесами. Автоматизація одного процесу позначиться на всіх суміжних сферах і процесах.
- Врахуйте інтереси співробітників. У вдалому проєкті є баланс між вигодою і комфортом працівників. Автоматизація оптимізує процеси не тільки для самої компанії, але і для людей, що в ній працюють. Тому нові сервіси повинні бути інтуїтивно зрозумілими та зручними. Інакше вони не приживуться.
- Підтримуйте безперервність процесу. Не варто обмежуватися лише автоматизацією декількох процесів: важливо, щоб команда весь час вирішувала пов'язані з діджиталізацією завдання, мислила в цьому напрямку.
- Забезпечте обов’язкову підтримку мобільних технологій. Більшість людей заходить в інтернет через смартфони та планшети. Так само і ваші працівники хотіли б мати робочі матеріали напохваті.