Як почати видавати чеки: три перші кроки
26 July, 2021
Рано чи пізно майже кожному підприємцю доведеться встановити касовий апарат. До 1 січня 2022 року — в ситуаціях, коли перевищили ліміт обігу (відповідно до закону № 1017 у 2021 році це 1,32 млн грн). У наступному році вже всі ФОП 2-4 групи, що сплачують єдиний податок, мають видавати чеки.
З чого почати? Анна Комарова, керівниця сервісу «Вчасно.Каса», розповіла про три основні кроки.
1. Виберіть провайдера цифрової каси
Ще рік тому встановити касовий апарат було справжнім викликом. Це додаткові грошові витрати — до 8 тис. грн + щомісячні платежі за обслуговування — і часові — на реєстрацію в податковій службі (до 2-х тижнів). Проте з серпня 2020 року законодавство дозволило використовувати програмні реєстратори розрахункових операцій (ПРРО). По суті це каси в смартфоні або на інших гаджетах. Встановити ПРРО набагато простіше, ніж класичний апарат. Головне — правильно його вибрати.
На ринку є рішення від Державної податкової служби та комерційних провайдерів. Під час вибору сфокусуйтеся на наступних критеріях.
Здатність каси працювати офлайн. Ключовий принцип роботи ПРРО — онлайн-передання інформації про кожний виданий чек на фіскальний сервер ДПС. Але можуть виникати різні форс-мажори — перебої в роботі сервера податкової, відключення світла тощо. Якщо в каси немає офлайн-режиму, то ви не зможете працювати тоді, коли відсутній зв’язок.
Організація роботи з цифровим підписом. Для реєстрації та роботи з касою вам необхідно використовувати електронний підпис (кваліфікований або удосконалений, КЕП/УЕП — ред.). Крім вас, його ніхто не повинен зберігати в себе або мати до нього доступ. Інакше відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» це компрометація ключа. Тому поцікавтеся, як провайдер забезпечує роботу з вашим підписом. Якщо його потрібно передавати комусь, то не ризикуйте — потім чеки, видані з порушенням, можуть визнати недійсними.
Способи передання чека клієнту. Оптимально, якщо ваша цифрова каса, крім традиційного друку, зможе надсилати посилання на чек у будь-який месенджер, електронною поштою або SMS. Або у клієнта буде можливість сканувати QR-код з екрана гаджета, на якому встановлено касу.
2. Зареєструйте магазин, касу і касира в податковій службі
Може здатися дивним, але для цього не треба йти до податкової. Є три кроки, які вам треба пройти онлайн після вибору провайдера і завантаження на ваш комп’ютер або планшет програмної каси.
- По-перше, на сайті Державної податкової служби зареєструйте господарську одиницю, тобто ваш магазин або точку продажу. Якщо у вас два магазини, то треба зареєструвати кожний із них окремо.
- По-друге, на цей магазин записуєте програмні РРО. Один або декілька (залежно від ваших потреб). Але кожний із них прив’язується до конкретного магазину. Тому, якщо ви плануєте, що один ПРРО їздитиме по різних точках продажу, то треба буде щоразу його перереєстровувати. Краще одразу зробіть декілька кас.
- По-третє, повідомте податковій службі, хто працюватиме з цими ПРРО. Тобто зареєструйте касира — одного або декількох. Вони можуть працювати на різних ПРРО в різних магазинах або всередині одного. Єдина умова — на одній касі одночасно може бути відкрита лише одна зміна і може працювати один касир. Якщо йому треба буде перейти на іншу касу, то необхідно буде завершити роботу (закрити зміну) на цій, а потім відкрити на іншій.
Уявімо, що у вас є 5 магазинів і 10 касирів. Ви маєте зареєструвати 5 господарських одиниць, скільки хочете ПРРО (наприклад, 7, один із яких є резервним) і можете зареєструвати 10 касирів.
До речі, деякі провайдери дають можливість пройти процес реєстрації безпосередньо з вашого кабінету в програмній касі, що дуже зручно. Після заповнення даних у відповідних формах ваші заявки відправляються до податкової на перевірку і реєструються одразу в податковій і кабінеті каси. Після перевірки вам залишиться тільки вказати свої податкові групи та види оплат. І ви офіційно можете видавати чеки зі свого ПРРО.
3. Отримайте та правильно застосовуйте цифровий підпис
Одночасно з реєстрацією касирів ви інформуєте податкову про сертифікати ключів електронних підписів, які використовуватимете під час роботи з ПРРО. Це може бути підпис касира (як вашого працівника або як звичайної людини), а також електронна печатка суб’єкта господарювання, в тому числі ФОП. Ви повідомляєте податковій, із чим саме працюватимете — з ключами чи печаткою.
Зауважте, що один ключ можна застосовувати лише на одній відкритій зміні. Тобто якщо у вас за однією касою працюють 5 касирів, то краще використовувати печатку. Проте завжди пам’ятайте, що пароль від неї має бути в однієї уповноваженої на це людини. Інакше це буде вважатися компрометацією печатки.
Отримати підпис і печатку можна в Державній податковій службі або в одному з зареєстрованих в Україні центрів сертифікації ключів.