Безкоштовний електронний документообіг для бізнесу та державного сектору
06 April, 2022
У перші дні війни більшість команди та клієнтів були зайняті, перш за все, власною безпекою. Однак вже за тиждень, частина бізнесів почала повертатись до роботи: ми це побачили за кількістю звернень, підписаних документів та виданих чеків. Тож ми зрозуміли, що маємо швидко адаптувати наші сервіси до нових умов.
Тарифи та оплата
Ми змінили тарифні плани на електронний документообіг. Відмовились від отримання доходу від державних установ та підприємств строком на 6 місяців. Для бізнесу встановили нові ціни. Тепер малі компанії зможуть обрати зручний план з переліком саме тих функцій, які їм будуть корисні. Для великого бізнесу ми зробили тарифи із більшим переліком можливостей. І кожному співробітнику компанії видаємо хмарний електронний підпис.
У Вчасно.Каси є безкоштовний тариф, він був і до війни. Зараз ми постійно тримаємо зв’язок із клієнтами, які користуються платними послугами. Частина з них сплачують рахунки самостійно, оскільки розуміють, що треба підтримувати обіг грошей та українську економіку. Є компанії, які призупинили діяльність. Ми з розумінням ставимося до цієї ситуації та надаємо можливість відстрочених платежів.
Швидкість та безперебійність
З перших днів війни наші цифрові сервіси підтримують безперебійну роботу українського бізнесу та державного сектору. Зокрема, це Укроборонпром, Укрпошта, Нова пошта, Укрзалізниця, Київводоканал, Кременчукводоканал, Національний банк України, ОщадБанк, Управління Поліції Охорони — стратегічні підприємства країни, для яких швидкість підписання документів та їх захищеність є вкрай важливими функціями.
Зараз, наприклад, доставка паперових документів з Одеси до Львова, обійдеться в понад 100 грн та займе 4-5 днів в один бік, і ще стільки ж назад. Тобто, фактично обмін документами може досягати 2 тижнів з вартістю від 150 до 250 грн прямих витрат на кур'єрську доставку. Водночас ЕДО дозволяє безкоштовно отримати підписаний документ за декілька хвилин.
Крім того, сьогодні пошти працюють нестабільно або не швидко. Тому електронний документообіг досить часто стає єдиним інструментом, що дозволяє продовжити працювати та підписувати документи для оформлення угод.
Підтримка клієнтів
Головні питання, які виникають зараз у клієнтів, це «як зареєструватись в сервісі» та «як підписати перший документ». Також є запити щодо підключення нових кас у нових торговельних точках. Бізнес шукає можливості для роботи, які, в першу чергу, зараз зосереджені на заході України. Звичайно, залишаються питання щодо електронного підпису та де і як його отримати, оскільки в період військових дій це не дуже просто.
Також ми бачимо, що клієнтам потрібно підтримувати свої поточні бізнес-процеси. Наші менеджери допомагають їм якісно виконувати їхні щоденні задачі. Адже багато співробітників компаній переїхали в інші міста, де буває нестабільний інтернет або в принципі немає можливості виконувати свою роботу.
Безпека
Наша головна мета — допомогти бізнесу безпечно обмінюватись документами та зберігати їх. Ще до війни при розробці сервісів ми концентрувалися на зберіганні всіх даних клієнтів у хмарних сервісах Amazon. Тож безпека даних клієнтів зараз є головним фокусом для нашої команди. Захист документів сьогодні актуальний як ніколи. Якщо говорити про паперову версію, то захистити її практично неможливо.
У мирний час за статистичними даними 15% паперових документів губляться, а для їхнього пошуку працівники витрачають близько 30% свого часу. Під час війни — цей показник зростає в рази. Тисячі паперових архівів було знищено разом з офісними приміщеннями, відновити їх — майже неможливо.
Зараз дуже важливо зрозуміти — використання електронного документообігу дозволяє керувати бізнесом навіть у ситуації, якщо вам довелось раптово змінити місто чи країну перебування. Вся інформація надійно збережеться в хмарному сервісі. А спеціальне шифрування даних захистить від несанкціонованого використання інформації.
Якщо говорити про особисту безпеку, то від початку війни «Вчасно» допомагає працівникам та їхнім сім'ям з евакуацією, пошуком житла та доставкою товарів першої необхідності.