Кадрове діловодство — важлива складова ефективного управління персоналом
13 April, 2021
У кожному бізнесі рано чи пізно виникає необхідність використовувати найману працю. І тоді постає питання — як правильно організувати документування трудових відносин між роботодавцем та найманим працівником? Це питання вирішує кадрове діловодство, яке є невід’ємною частиною функції управління персоналом. Трудовим законодавством передбачено певні правила приймання працівників та обов’язкове ведення кадрової документації для усіх роботодавців. Кадрова документація регламентує порядок використання роботодавцем найманої праці, реєстри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки тощо. Більшість таких документів є обов’язковими та повинні відповідати певній формі.
В основному трудове законодавство орієнтоване на юридичних осіб, проте поширюється і на фізичних осіб-підприємців (ФОП), оскільки відповідно до статті 21 КЗПП, вони мають право укладати трудові договори з найманими працівниками. Тому ведення кадрового обліку є обов’язковим для усіх.
Питання ведення кадрового обліку на теперішній час є дуже важливим і актуальним. Оскільки юридичні та фізичні особи-підприємці, які використовують найману працю, несуть відповідальність у вигляді великих штрафів за порушення трудового законодавства, а правильне оформлення кадрових документів убезпечить їх від штрафних санкцій.
Які завдання для роботодавця вирішує кадрове діловодство?
Ведення кадрового діловодства дозволяє ефективно вирішувати завдання:
- документально оформити трудові відносини відповідно до чинного законодавства;
- розробити та запровадити ефективну систему управління персоналом, що відповідає стратегічним завданням керівництва;
- регламентувати взаємини працівника і роботодавця. Ведення кадрової документації дозволяє домогтися певного «балансу» у взаєминах роботодавця і працівників шляхом чіткої регламентації їхніх прав і обов'язків (наприклад, посадові інструкції регламентують такі питання, як і чим конкретно повинен займатися кожен працівник, його коло прав, обов'язків, обсяг відповідальності);
- у разі потреби вирішує трудові спори. Дуже часто від якості оформлення кадрових документів залежить успіх позиції роботодавця при виникненні конфліктних ситуацій, особливо коли кадрова документація виступає як одне з письмових доказів у судовому розгляді по трудових спорах.
Загалом ведення кадрового діловодства на підприємстві здійснюється в багатьох різноманітних напрямах. До основних належать:
- Оформлення наказів про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, надання відпусток, на відрядження та інші.
- Розробка посадових інструкцій на кожну посаду.
- Ведення трудових книжок та журналу обліку руху трудових книжок.
- Оформлення трудових договорів.
- Ведення особових карток працівників.
- Розробка правил внутрішнього трудового розпорядку.
- Ведення табеля обліку використання робочого часу працівників.
- Складання штатного розкладу з урахуванням Класифікатора професій.
- Укладання договорів про матеріальну відповідальність з працівниками.
- Звітування в державні органи.
Якими нормативними документами необхідно керуватись при веденні кадрового діловодства?
- Кодекс Законів про працю України №322-VIII від 10.12.1971 р. (далі — КЗПП)
- Закон України «Про оплату праці» №108/95-ВР від 24.03.1995 р.
- Закон України «Про відпустки» №504/96-ВР від 15.11.1996 р.
- Класифікатор професій ДК 003:2010 (далі — КП)
- Наказ Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України «Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників» від 29.07.1993 р. №58 (далі — Інструкція № 58)
- Наказ Мінсоцполітики від 29.12.2004 р. №336 «Про затвердження Випуску 1 «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників» (далі — ДКХП).
Останнім часом у законодавстві України відбулися зміни, які впливають на облік трудової діяльності найманих працівників, а саме, прийнято Закон України №1217-ІХ від 05.02.2021 року «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (закон набирає чинності 10.06.2021 р.). Що це означає для роботодавця?
Це означає скасування обов'язковості ведення паперових трудових книжок, але роботодавець на вимогу працівника буде зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди. Облік трудової діяльності працівника буде здійснюватися в електронній формі в Державному Реєстрі загальнообов'язкового державного соціального страхування.
Для введення електронного обліку трудової діяльності передбачено п'ятирічний перехідний період. Протягом цього часу паралельно будуть використовуватися як паперові, так і електронні варіанти трудових книжок.
Практичні поради з ведення кадрового діловодства
1. Складаючи накази з кадрових питань, важливо пам'ятати, що вони повинні відповідати вимогам законодавства.
Накази необхідно складати з урахуванням ДСТУ 4163-2003 із зазначенням всіх необхідних реквізитів. Формулювання пунктів кадрового наказу має відповідати нормам КЗПП або іншим нормативно-правовим актам. Підставою для складання наказів з кадрових питань є особисті документи працівників (заяви, медичні довідки, лікарняні та інші) або службові документи підприємства (доповідні записки, рішення атестаційної комісії та інші).
Важливо! З наказом з кадрових питань обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які або на примірнику наказу, або на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення.
З метою обліку виданих наказів вони реєструються у книзі реєстрації наказів у хронологічному порядку протягом календарного року.
Майже всі кадрові накази (окрім наказів про відпустки та наказів про відрядження) зберігаються на підприємстві протягом 75 років (наказ Мін'юсту №578/5 від 12.04.2012 р.).
2. Не варто нехтувати таким документом, як посадова інструкція.
Часто роботодавці приділяють мало уваги такому документу, як посадова інструкція (далі — ПІ) і даремно. Частково це тому, що дане питання чітко не врегульоване вітчизняним законодавством, а саме — прямо про обов'язковість цього документа в КЗПП не вказано, але згадується в ДКХП. Крім того, за відсутність ПІ передбачено штрафні санкції.
Важливо! Згідно зі ст. 29 КЗПП працівника перед початком роботи необхідно обов'язково ознайомити з його правами та обов'язками, а також з умовами праці. Саме ПІ в цій ситуації виконують «роль» цього документа, в якому засвідчується ознайомлення працівника з його правами та обов'язками.
Також потрібно віддати належне, що ПІ — корисний інструмент у відносинах роботодавця і працівника. Вони містять чітке обґрунтування вимог до працівника відносно його функціоналу. Якісно складені ПІ дозволяють правильно розподілити функції та навантаження між підрозділами та конкретними спеціалістами, розробити ефективну мотивацію та аналіз якості виконання обов'язків усіма співробітниками компанії.
При складанні ПІ беруться за основу кваліфікаційні характеристики згідно з ДКХП та «адаптуються» (доповнюються, уточнюються) під кожну конкретну посаду, яка є в штатному розкладі підприємства.
3. Використання Класифікатора професій у роботі.
Актуальним питанням останнього часу є використання в роботі кадрової служби Класифікатора професій. КП є основним нормативно-правовим документом, який визначає професійні назви робіт (посад) для застосування в кадровій діяльності.
Тобто всі посади в штатному розкладі підприємства повинні відповідати назвам посад у КП, і про це також зазначено в Інструкції № 58.