Фатальна помилка: що робити керівнику, якщо співробітник втратив величезні гроші?

Що сталося: історія

Міжнародна торгова компанія має віддалені офіси, які управляються дистанційно. У ній відбувається впровадження інструментів управління під керівництвом моєї компанії «Visotsky Consulting». Всі офіси демонструють хороші результати порівняно з минулими роками.

Однак перед новим звітним роком стався серйозний інцидент: віддалений офіс втратив колосальну суму оборотних коштів (25%). Сталося це через дії шахраїв. Пряма вина на директорі та менеджері, який проводив операцію: вони не помітили небезпеку, хоча з угодою постійно були якісь проблеми та неузгодженість задовго до фатального платежу. Напевно, хотілося перед новим роком показати високий результат, але вийшло так, що всі гроші пішли на рахунки шахраїв.

Зараз йде суд, порушена кримінальна справа, працюють правоохоронні органи. Обидва співробітники (директор і менеджер) — сильні фахівці, завдяки яким компанія досягла високих показників. Зараз, коли впроваджуються інструменти управління, очевидно, що вина компанії теж є, а фінансове планування показало наявні діри. Крім того, не було регламентів і правил із проведення таких масштабних угод, а директору були передані практично безмежні повноваження. 

Знання співробітників у міжнародній торгівлі та фінансових операціях були слабкими. Додаткового профільного навчання в компанії не було, на зовнішні курси співробітників не відправляли. Однак основна провина лежить на двох співробітниках. Вони самі це визнають, адже не інформували керівництво про явні проблеми. На нарадах стверджували, що все йде за планом (але ними вже тоді маніпулювали).

Команді потрібно згуртуватися і впоратися з проблемою спільними зусиллями, щоб не допустити руйнування. Проте власник вважає, що залишати співробітників без покарання нерозумно. Звичайно, можна «звільнити та подати на них до суду для відшкодування» або платити меншу зарплатню. Як бути в цій ситуації, адже це — досвідчені фахівці. Якщо організувати все правильно, вони можуть принести чималу користь?

Чому відбулася така ситуація

Основна причина — відсутність регламентів, в яких прописаний порядок дій. Якщо це угода, що передбачає використання оборотних коштів, вона повинна проходити юридичну внутрішню процедуру схвалення. Вона б могла допомогти в цій ситуації, адже відділ офіційних питань і безпеки не підпорядковується директору, бо за нього відповідає власник. Це зроблено для того, щоб навіть директор не міг вплинути на цей відділ, змусити прийняти якісь процедури та угоди, які суперечать правилам і регламентам.

Необхідні дії

Поспілкуйтеся зі співробітниками, скажіть, що вони зробили помилку, через яку компанія втратила значні кошти. Водночас одразу ж почніть розробку внутрішніх правил і регламентів, які не дозволять повторити цю помилку в майбутньому.

Якщо судитися зі співробітниками, то що вийде в результаті? Складно буде довести, що вони проявили недбалість, бо суд буде насамперед дивитися на ваші внутрішні регламенти та документи. Якщо це не було регламентовано, то суд стане на їхній бік.

Навіть якщо співробітників покарають, то запобіжним заходом буде виплата певного відсотка із заробітної плати протягом довгих років. Найімовірніше, шкода не буде компенсована, а співробітників ви втратите. Це завдасть серйозного удару по бізнесу.

Актуальна проблема

Я постійно співпрацюю з представниками малого і середнього бізнесу, тому знаю, що для багатьох компаній це нагальна проблема. Пам'ятаю одного з наших перших клієнтів — керівника компанії, що поставляє поліетилен оптом. Вони завозили його ешелонами в країну, а далі працювали з виробниками. Зазвичай їм все відвантажується без передоплати, а розраховується виробник протягом місяця. Такою була стандартна процедура на цьому ринку.

Одним із перших процесів, який ми описали та регламентували під час консалтингу, був саме процес схвалення виробника, з яким будуть співпрацювати. Він встановлював, кому саме можна довіряти та відвантажувати поліетилен на таких умовах.

Процедура була проста, але обов'язковою умовою був виїзд представника компанії на виробництво, щоб переконатися, що воно реально існує. На схвалення повинно було йти не більше трьох днів. Для цього була найнята окрема людина, тобто цим займався не менеджер із продажу.

Поділ функцій

Якщо ви працюєте з післяплатою і хочете ввести процедуру схвалення, то цим у жодному разі не повинні займатися менеджери з продажу. По суті виникає конфлікт інтересів, адже вони хочуть виконати план. 

Які б ми не ставили регламенти та процедури схвалення, вони завжди будуть перебувати в компромісі. Саме тому функцію з перевірки контрагента варто віддати у відділ офіційних питань і безпеки.