Фатальна помилка: що робити керівнику, якщо співробітник втратив величезні гроші?
28 July, 2021
Є складні ситуації, для яких у керівників немає однозначних рішень. Про одну з таких запитав мій знайомий. Як повинен вчинити керівник, якщо співробітник зробив фатальну помилку і втратив великі гроші компанії?
Відповідь на це запитання розібрав на конкретних прикладах у цьому матеріалі.
Що сталося: історія
Міжнародна торгова компанія має віддалені офіси, які управляються дистанційно. У ній відбувається впровадження інструментів управління під керівництвом моєї компанії «Visotsky Consulting». Всі офіси демонструють хороші результати порівняно з минулими роками.
Однак перед новим звітним роком стався серйозний інцидент: віддалений офіс втратив колосальну суму оборотних коштів (25%). Сталося це через дії шахраїв. Пряма вина на директорі та менеджері, який проводив операцію: вони не помітили небезпеку, хоча з угодою постійно були якісь проблеми та неузгодженість задовго до фатального платежу. Напевно, хотілося перед новим роком показати високий результат, але вийшло так, що всі гроші пішли на рахунки шахраїв.
Зараз йде суд, порушена кримінальна справа, працюють правоохоронні органи. Обидва співробітники (директор і менеджер) — сильні фахівці, завдяки яким компанія досягла високих показників. Зараз, коли впроваджуються інструменти управління, очевидно, що вина компанії теж є, а фінансове планування показало наявні діри. Крім того, не було регламентів і правил із проведення таких масштабних угод, а директору були передані практично безмежні повноваження.
Знання співробітників у міжнародній торгівлі та фінансових операціях були слабкими. Додаткового профільного навчання в компанії не було, на зовнішні курси співробітників не відправляли. Однак основна провина лежить на двох співробітниках. Вони самі це визнають, адже не інформували керівництво про явні проблеми. На нарадах стверджували, що все йде за планом (але ними вже тоді маніпулювали).
Команді потрібно згуртуватися і впоратися з проблемою спільними зусиллями, щоб не допустити руйнування. Проте власник вважає, що залишати співробітників без покарання нерозумно. Звичайно, можна «звільнити та подати на них до суду для відшкодування» або платити меншу зарплатню. Як бути в цій ситуації, адже це — досвідчені фахівці. Якщо організувати все правильно, вони можуть принести чималу користь?
Мій досвід
Ситуація дійсно ахова. Скажу чесно: з нею у своїй підприємницькій діяльності теж зустрічався. На щастя, це було давно. В мою компанію надійшло термінове замовлення на дуже велику суму, причому менеджери так хотіли врятувати клієнта, що відправили всю дорогу продукцію без документів. У результаті компанія зробила як справжні шахраї: отримали продукцію, а через два тижні заявили, що вона їм не подобається, платити відмовилися, а продукцію не повернули.
Оскільки документи, що підтверджують відвантажену продукцію, були оформлені неправильно, моя компанія програла судовий розгляд. До речі, після суду довелося повернути ще й невелику передоплату, яку нам зробила компанія в самому початку. Було дуже неприємно.
Як я вчинив
Чесно кажучи, в мене не було ніякого бажання запроваджувати санкції менеджерам. По суті, вони діяли в межах наших стандартних процедур, що не були нормально описані, а регламенти в компанії були відсутні. Я дуже чітко визначив, що це вина компанії. Ми одразу розробили нові правила, провели навчання і запровадили контроль, щоб подібні ситуації не повторювалися.
Проте фінансового покарання не було. Співробітники самі відчували свою провину, адже компанія втратила величезну суму. Для нас тоді це було дуже відчутно. Все-таки це була недоробка керівництва, адже на організаційній схемі є офіс, який займається саме схваленням документів, угод і контролем дотримання регламентів по документації. Я, як співвласник і начальник іншого офісу, тоді намагався якомога швидше компенсувати ці збитки.
Чому відбулася така ситуація
Основна причина — відсутність регламентів, в яких прописаний порядок дій. Якщо це угода, що передбачає використання оборотних коштів, вона повинна проходити юридичну внутрішню процедуру схвалення. Вона б могла допомогти в цій ситуації, адже відділ офіційних питань і безпеки не підпорядковується директору, бо за нього відповідає власник. Це зроблено для того, щоб навіть директор не міг вплинути на цей відділ, змусити прийняти якісь процедури та угоди, які суперечать правилам і регламентам.
Необхідні дії
Поспілкуйтеся зі співробітниками, скажіть, що вони зробили помилку, через яку компанія втратила значні кошти. Водночас одразу ж почніть розробку внутрішніх правил і регламентів, які не дозволять повторити цю помилку в майбутньому.
Якщо судитися зі співробітниками, то що вийде в результаті? Складно буде довести, що вони проявили недбалість, бо суд буде насамперед дивитися на ваші внутрішні регламенти та документи. Якщо це не було регламентовано, то суд стане на їхній бік.
Навіть якщо співробітників покарають, то запобіжним заходом буде виплата певного відсотка із заробітної плати протягом довгих років. Найімовірніше, шкода не буде компенсована, а співробітників ви втратите. Це завдасть серйозного удару по бізнесу.
Актуальна проблема
Я постійно співпрацюю з представниками малого і середнього бізнесу, тому знаю, що для багатьох компаній це нагальна проблема. Пам'ятаю одного з наших перших клієнтів — керівника компанії, що поставляє поліетилен оптом. Вони завозили його ешелонами в країну, а далі працювали з виробниками. Зазвичай їм все відвантажується без передоплати, а розраховується виробник протягом місяця. Такою була стандартна процедура на цьому ринку.
Одним із перших процесів, який ми описали та регламентували під час консалтингу, був саме процес схвалення виробника, з яким будуть співпрацювати. Він встановлював, кому саме можна довіряти та відвантажувати поліетилен на таких умовах.
Процедура була проста, але обов'язковою умовою був виїзд представника компанії на виробництво, щоб переконатися, що воно реально існує. На схвалення повинно було йти не більше трьох днів. Для цього була найнята окрема людина, тобто цим займався не менеджер із продажу.
Поділ функцій
Якщо ви працюєте з післяплатою і хочете ввести процедуру схвалення, то цим у жодному разі не повинні займатися менеджери з продажу. По суті виникає конфлікт інтересів, адже вони хочуть виконати план.
Які б ми не ставили регламенти та процедури схвалення, вони завжди будуть перебувати в компромісі. Саме тому функцію з перевірки контрагента варто віддати у відділ офіційних питань і безпеки.
Підсумок
Дотримання простих правил і наявність регламентів вбереже вас від неприємних ситуацій. Якщо ви зазнали збитків, це завжди неприємно. Насамперед думайте про те, як, не знижуючи темпів роботи, швидко привести все в норму. Тримайте під контролем всіх контрагентів і не дозволяйте шахраям проникнути у вашу компанію.
Олександр Висоцький
«Visotsky Consulting», «Школа власників бізнесу», «Business Booster».