Електронний підпис як один з інструментів діджиталізації роботи МСБ
16 лютого, 2021
Уве Поом
Операційний директор у SupplierPlus Group — естонській компанії, що розробила факторингову B2B платформу та наразі почала свою роботу в Україні.
Діджиталізація в наш час — це вже не майбутнє, а реальність, яка стає дедалі популярнішою і допомагає спростити наше життя. По суті, діджиталізація — це цифрова трансформація різноманітних процесів у житті та роботі людини. Наразі всі наші щоденні справи ми можемо здійснити онлайн, наприклад, зробити покупки в інтернеті, отримати консультацію лікаря онлайн і дуже багато інших справ. 2020 рік разом з кризою COVID-19 змусив багатьох змістити свій бізнес онлайн: важливі перемовини тепер відбуваються за допомогою онлайн-сервісів (Zoom, Google Meets та інших), в той час, як різні документи — від інвойсів до багатомільйонних контрактів — тепер можуть бути підписані за допомогою електронних підписів.
У цій статті я б хотів детальніше розповісти про електронні підписи та як вони можуть оптимізувати роботу малих і середніх підприємств в Україні. Наприклад, в Естонії, де я живу, цифровий підпис — це невід'ємна частина життя кожної людини.
Наприклад, в Естонії, де я живу, цифровий підпис — це невід'ємна частина життя кожної людини. Уряд сертифікує цифрові підписи майже 20 років, і такий підпис «живе» у вашому мобільному телефоні, а також у вашому посвідченні особи. Ви можете підписати абсолютно будь-що в інтернеті (крім свідоцтв про шлюб та розлучення, що зазвичай не потрібно вашим діловим партнерам). В Україні таке поняття, як електронний підпис, з'явилося не так давно. У 2018 році вийшов Закон України «Про електронний цифровий підпис», який започаткував нову еру електронних підписів, допомагаючи при цьому спростити роботу багатьом бізнесам. В Україні наразі існує два види електронного підпису: удосконалений електронний підпис (УЕП) та кваліфікований електронний підпис (КЕП).
УЕП безпечно використовувати у довгострокових ділових відносинах, де підписанти вже перевірені фізично чи цифровим способом, і ризик крадіжки особистих даних низький. Його можна «носити з собою» — наприклад, на флешці. Однак одним великим недоліком УЕП в Україні є питання єдиного контролю над ключем — якщо хтось скопіює файл приватного ключа і якось дізнається ваш пароль до підпису — така людина зможе використати ваш підпис, тобто «підробити» його. Це головна причина, чому більшість приватних ключів, виданих в Україні, не можна назвати кваліфікованими електронними підписами.
Кваліфікований електронний підпис — це next level. Такий підпис вважається більш захищеним і використовується в ситуаціях, які потребують підвищеного захисту. Він видається на спеціальних хмарах або токенах. Сам підпис повинен бути створений за допомогою пристрою створення кваліфікованого підпису, який відповідає за кваліфікацію цифрового підпису спеціальним програмним та апаратним забезпеченням.
Найважливіший аспект кваліфікованого електронного підпису полягає в тому, що він юридично дорівнює «живому» підпису, і суди в разі будь-яких суперечок зможуть визнати такий підпис. Різні інші типи електронних підписів мають подібну юридичну силу, але лише за умови, що контрагенти чітко погодились використовувати такі підписи в рамковій угоді.
Як МСБ може оптимізувати свою роботу за допомогою КЕП?
Почнемо від найпростішого — вам потрібно дуже швидко підписати контракт, але ваш партнер перебуває на іншому кінці світу. Реальність 2021 — кордони закриті, відправлення поштою займе 3-5 днів, а контракт має бути підписаний сьогодні, бо інакше угоди не буде. На щастя, є КЕП: 5 хвилин і контракт підписаний обидвома сторонами! За допомогою КЕП організації та компанії можуть налагодити обмін юридично важливими електронними документами. Такий обмін має істотні переваги перед паперовою формою:
- це насамперед швидкий обмін документами, що дозволяє прискорити бізнес-процеси компаній, що збільшує швидкість обороту грошових коштів, тобто дозволяє більше заробити за той же самий період часу — тобто непотрібно чекати всі ці папірці, які необхідно підписати та надіслати назад;
- електронна форма документів полегшує процедуру їх обробки та дозволяє її істотно автоматизувати, що позитивно впливає на швидкість цих робіт загалом.