Оптимізація запасів та відповідність пропозиції попиту.
26 березня, 2020
«Сьогодні те саме» - подумала Христина, викидаючи до смітника їжу, яку не вдалося продати за день. «Знову чогось не вистачило, а щось іде у смітник. Вчора дві години провела щоб визначити скільки замовити продукції на сьогодні, але, як завжди, не вгадала. Навіть, моя жіноча інтуїція не допомогла мені».
Христина - власниця невеличкої кулінарії, яка продає «здорову їжу» з терміном зберігання 24 години. Кожен вечір вона замовляє продукцію яку для неї приготують вночі і зранку привезуть до кулінарії (термін постачання від моменту замовлення – 9 годин).
Чи стикалися ви із схожою проблемою, що якийсь товар лежить на складі і дуже повільно, або взагалі не рухається; якогось не вистачає і ви, або втрачаєте клієнтів, або в авральному режимі робите термінову позапланову закупку або виготовлення?
Давайте спробує знайти шляхи рішення цієї проблеми.
Зараз дуже багато говорять про концепцію «ощадливе виробництво» або Lean, яка є похідною від виробничої системи Toyota. Підходи Lean так само ефективно можна використовувати й для оптимізації ланцюга постачання (Supply Chain). Одними з фокусів Lean Supply Chain є зменшення часу постачання та розмірів партії, збільшення надійності а також організація процесу за принципом витягування (Pull). Відома концепція управління запасами за принципом «якраз вчасно» (JIT) побудована саме за принципами Lean. Цікаво, що в Toyota, яка працює за принципом JIT оборотність запасів становить 12 разів на добу. Тобто, кожні 2 години склади повністю оновлюються!
Звичайно, досягти рівня Toyota не завжди можливо і доцільно. Кожна компанія має зрозуміти, а краще розрахувати, свою оптимальну оборотність запасів. Проте, в будь-якому випадку, логіка Lean Supply Chain вказує напрямок для покращень та є дуже ефективною.
В Мадриді є ринок Сан-Мігель. Він цікавий тим, що там можна купити продукти, як на звичайному ринку. Але, окрім продуктів на ринку є ще ціла купа невеличких кіосків-бістро, де ви можете придбати приготовлені страви. В цих кіосках запаси дорівнюють майже 0. Якщо ви замовили, наприклад, стейк, то помічник повара іде до м’ясного прилавку, і купує там м’ясо для вашого стейка. Звичайно, за кожним шматком м’яса необхідно ходити і це втрати часу, але ходити недалеко тому втрати невеликі. Але ж і залишки та списання майже нульові, а втрати продажів близькі до нуля!
Що ж робити Христині?
Уявімо собі, що постачальник скоротить терміни з 9 до 2 годин. Тоді Христина вечором може зробити замовлення, наприклад, на перші 8 годин роботи закладу, а потім протягом дня ще декілька замовлень, в залежності від споживання. Таким чином, списання та втрачений попит скоротяться в рази!
Але, звичайно, є й мінуси такого рішення.
По-перше. Постачальника, який може поставляти блюда за 2 години ще треба знайти. Це не завжди можливо.
По-друге. Якщо ви знайдете такого постачальника, його продукція, яка правило, буде дорожчою, принаймні, внаслідок здороження логістичних витрат. Але тут варто зважити де втрачається більше грошей - на списанні та втраченому попиті, чи на здороженні продукту.
По-третє. У вас фізично може не вистачити часу розрахувати скільки необхідно замовити продуктів додатково. Щоб зробити це правильно, вам необхідно проаналізувати продажі, залишки, спрогнозувати попит на майбутній період і лише тоді зробити замовлення. Навіть якщо на аналіз витрачається одна хвилина (а це дуже мало) і у вас лише 50 блюд, то на замовлення піде більше години. А якщо у вас 400 позицій? Це майже весь робочий день! Тут вже треба наймати окрему людину. Чи можете ви собі це дозволити?
Вихід є. Ви можете повністю автоматизувати процес замовлення. Це не тільки його прискорить та спростить, але й дасть додатковий прибуток!
Як це зробити?
Для автоматизації процесу замовлення вам, в першу чергу, необхідно побудувати моделі прогнозування попиту та розрахунку оптимальних запасів.
При цьому варто звернуту увагу на наступне:
- Правильні та хороші моделі мають враховувати всі суттєві фактори які впливають на попит. Наприклад, сезонність, циклічність, тренди попиту, погоду, продажі минулих періодів, тощо.
- В моделі оптимізації запасів мають бути закладені існуючі обмеження Supply Chain, наприклад кратність та терміни постачання, мінімальне замовлення, тощо.
- Дуже важливо не лише побудувати модель але й оптимізувати їх. Критерії оптимізації моделей залежать від цілей компанії і можуть бути, наприклад, максимізація прибутку, мінімізація списань, певний рівень задоволення попиту, тощо.
Моделі планування та оптимізації можливо побудувати для всіх видів запасів (сировина, напівфабрикати, готова продукція, інструменти, тощо) та для будь-яких ланцюгів постачання.
Використання моделей може збільшити прибуток до 30% за рахунок скорочення списань, збільшення продажів, скорочення запасів та вивільнення робочого капіталу.
Важливо, що моделі мають ще декілька додаткових переваг, окрім збільшення прибутку. Наприклад, спрощення та прискорення процесу!
Якщо інтегрувати моделі з ERP системою можна вивільнити час, який зараз втрачають працівники на розрахунки кількості та моменту закупівлі/виготовлення, уникнути авральних ситуацій, виключити негативний «людський фактор», досягти керованості та прозорості процесів ланцюга постачання.
Отже, які можна зробити висновки та рекомендації для Христини та інших підприємців, які намагаються покращити свою систему управління запасами?
1. Намагайтесь налаштувати вашу Supply Chain за принципами Lean.
В наш VUCA час гнучка, швидка, адаптивна та надійна система постачання відіграють ще важливішу роль ніж раніше.
2. Дуже доцільно використовувати моделі управління запасами. Вони на порядок краще, ніж ABC та XYZ аналізи. А інтуїція в управлінні запасами це взагалі скоріше виняток. Тим більше, де ж взяти стільки людей з так тонко налаштованою інтуїцією?
3. Віддайте всю одноманітну роботу машинам. Вони зроблять її краще та швидше. Автоматизуйте процеси розрахунків та поповнення запасів шляхом їх інтеграції з ERP системами. Зараз це доступно навіть для малого бізнесу.