Фіктивні повернення товару замість реальних списань. Як бути постачальнику?
16 серпня, 2021
Деякі виробники та дистриб'ютори товарів, отримавши пропозицію від торгової мережі стати їхнім постачальником, на радощах часто приймають усі умови мережі.
Наприклад, умова «фіктивне повернення 100% товарів, що стали непридатними для продажу» (коли вийшли терміни зберігання, втрачений товарний вигляд тощо). Ця умова означає, що мережа буцімто утилізує непридатний товар (однак це далеко не факт) за свій кошт, але де-юре оформлює накладну на повернення, згідно з якою товар повернений постачальнику. Тобто повернення товару відбувається тільки за документами, без його фізичного повернення.
На перший погляд, менеджер торгової мережі має рацію, коли говорить постачальнику: «Не повертати ж тобі зів’ялу зелень (гнилі овочі, фрукти, зіпсуту рибу). Ми цей товар утилізуємо, але де-юре оформимо на нього накладну на повернення, а ти нібито забереш цей товар назад. Домовились?».
Постачальник-новачок в ейфорії, що його беруть у велику мережу й ось тепер він вийде на обсяги продажів, до яких давно готувався і перейде в лігу великих постачальників, що працюють з великими мережами, говорить: «Так, домовились!».
Таким чином, менеджери мереж можуть використовувати новачків просто для того, щоб тимчасово заповнити полицю та подивитися, на скільки тих вистачить. Ну а навіщо морочитися і визначати оптимальний розмір замовлення товару, його викладення, частоту поставок та інше, якщо постачальник «підписався» на 100% повернення?
Як же слід чинити постачальнику, перш ніж приймати ті чи інші умови мережі?
Для початку обов'язково вивчити асортимент, організацію торгового простору, цінове позиціонування і покупців мережі.
Відвідайте магазини мережі різних форматів і в різних локаціях. Особливу увагу зверніть на товарну категорію, в якій ви як постачальник плануєте бути представленим.
Постійте біля викладки своєї товарної категорії та поспостерігайте, хто з виробників представлений на полиці, чи дотримано температурного режиму (якщо такий передбачений), що роблять продавці, як покупці вибирають товар тощо.
На підставі такого спостереження, знання ринку і покупців сформуйте свою пропозицію саме для даної мережі — продумайте асортимент, цінову сегментацію, розмір викладки, трейд-маркетингові заходи, бюджети, цікаві фішки тощо. Аргументуйте свою пропозицію: визначте, яку потребу цієї мережі, її покупців або конкретного менеджера ви зможете закрити. Який планований товарообіг, маржинальність і кількість покупців, які умови співпраці на період тесту будуть оптимальними для обох сторін.
Наступний крок — домовитися з торговою мережею про тестовий період, за результатами якого можна аргументовано виробити взаємовигідні умови співпраці.
Точно знайдуться скептики, які скажуть, що це неможливо або дуже дорого.
Моя відповідь: «Це можливо, торгуйтеся! Жоден менеджер торгової мережі, якщо, звичайно, у нього/неї немає наміру обдурити постачальника, не відмовить у проведенні такого тесту. Тому що тільки тест дозволить виявити проблемні місця, усунути їх, отримати статистику замовлень, продажів, списань. Тобто зрозуміти ситуацію і прийняти правильні рішення. Якщо мережа налаштована на співпрацю, а не на «зняття» грошей з постачальника, то проведення такого тесту можливе з мінімальним платежем або на безкоштовній основі».
Чудово, якщо в постачальника і/або у мережі вже є схожі кейси — вони стануть чудовою підмогою для порівняння результатів проведеного тесту і таких кейсів. Але покладатися тільки на попередній або схожий досвід не можна, тому що не буває двох однакових мереж, постачальників чи ситуацій. Завжди є, може й невеликі, але важливі нюанси, які потрібно врахувати.
Розгляньмо один з варіантів дій постачальника і торгової мережі на етапі початку співробітництва:
1. Вибрати 3-15 магазинів для проведення тесту.
Чому такий розбіг у кількості від 3-х до 15-ти? Тому що вибірка повинна бути репрезентативною і важливо провести тест у магазинах:
- Всіх форматів, де передбачається продаж даного товару. Як правило, в мережах виділяють від 3-х форматів магазинів і більше.
- Всіх регіонів, де передбачається продаж даного товару.
При цьому бажано включати в тест не один, а два-три магазини однакових форматів та в одному регіоні — це допоможе мінімізувати людський фактор співробітників, що працюють безпосередньо в магазинах.
Важливо пам'ятати, що кількість тестових магазинів залежить від розміру мережі та має бути таким, щоб фізично можна було контролювати тестування, тобто визначити посильний обсяг роботи.
2. Встановити період тестування.
Залежно від частоти замовлень/поставок і самого товару цей період може становити від 3-х тижнів до 3-х місяців.
3. Узгодити умови співпраці на період тесту.
У тому числі визначити мінімальний/максимальний розмір замовлення в розрізі форматів магазинів. Або ж узгодити спільне формування замовлення, поки магазини не вийдуть на прийнятний % повернення/списання. Особливо для товарів, що вимагають спеціальних умов зберігання.
Визначити алгоритм погодження списань, документальних повернень з обов'язковою присутністю представника постачальника.
Також важливо домовитися про оперативне внесення змін. Наприклад, у разі потреби швидко прибирати з узгодженого асортименту товари, які не продаються, і замінювати їх іншими.
4. Визначити ключові точки контролю у всьому ланцюжку процесів.
Важливо не пропустити жодного процесу: замовлення товару, транспортування, перевірку температури зберігання в дорозі, вивантаження, приймання, викладку та зберігання на полиці, повернення, списання тощо.
Якщо поставка відбувається через РЦ мережі — вкрай важливо розуміти всі етапи роботи з товаром на РЦ, у тому числі дотримання таймінгу і температурних умов, особливо для товарів fresh і ultra fresh.
Постачальнику необхідно контролювати весь ланцюжок процесів самостійно. У мережі немає на це ресурсів. Тобто кому потрібніше, той максимально включається в роботу.
5. Провести тест.
Після того, як визначені тестові магазини, період тесту, умови співпраці та ключові контрольні точки, починаємо тестування.
Процес тестування необхідний, щоб виявляти проблемні ситуації, слабкі місця, відповідно — знаходити рішення і впроваджувати їх, запобігаючи тим самим виникненню таких після завершення тестового періоду.
6. Проаналізувати результати тесту. Прийняти управлінські рішення. Виробити умови співпраці.
У результаті тесту і постачальник, і мережа отримають реальну картину — замовлення, заповненість полиці, продажі, списання тощо. На підставі результатів тесту потрібно визначити взаємовигідні умови співпраці. Такі як, наприклад:
- асортимент і розмір викладки в розрізі форматів магазинів;
- частота замовлень і поставок;
- найкращі дні/години для передачі замовлення і прийому поставок;
- мінімальне замовлення, кратність упаковки/ящика;
- допустимий відсоток повернень/списань.
Тепер поговоримо докладніше про те, які зловживання можуть ховатися за фіктивними поверненнями
Наприклад, за допомогою фіктивних повернень товару мережа може закривати свою заборгованість перед постачальником.
Суть цієї операції полягає в тому, що торговельна мережа, яка з якихось причин не в змозі оплатити отримані товарно-матеріальні цінності або просто не хоче за них розраховуватися, пропонує постачальнику документально оформити повернення товару без його фактичного повернення. Документи на повернення оформлені, а сам товар під виглядом «зіпсувався і викинули» не повертається. Документально все цілком пристойно — угода закрита, заборгованостей і взаємних претензій немає.
І якщо менеджер компанії-постачальника дав на це свою згоду з різних причин — чи то через побоювання «вилетіти» зі списку постачальників даної торгової мережі або ж він увійшов у змову зі співробітником мережі з метою «продати товар наліво і поділити виручку між собою» — відповідальність за зловживання лежить на менеджері постачальника.
Чи можна якось перевірити операцію повернення товару, навіть якщо воно фіктивне, і з'ясувати, чи все тут чисто?
Так, можна. Для цього необхідно взяти накладну на повернення, рух товару за якою викликає підозри, і вирушити з нею на склад, звідки товар повинен бути відвантажений на повернення або ж утилізований.
На складі переконайтеся в наявності даного товару у відповідній кількості, а якщо такого вже немає — з'ясуйте його долю: або він був комусь відвантажений, або реалізований своїм співробітникам, або утилізований.
У торгових мережах утилізація (викид) повинен проводитися згідно з актом списання товару. Якщо товару фактично не виявилося, необхідно перевірити документи його руху і переконатися, що рух товару відбувся згідно з даними документами, а самі документи оформлені та проведені в системі обліку за всіма правилами. Перевірку слід повторити наступного разу, спостерігаючи за всіма етапами руху товару і звіряючись з документами, які супроводжують кожен з етапів.
Не забувайте, що грамотні співробітники як постачальника, так і торговельної мережі із зони приймання — комірник, приймальник, оператор, який працює з первинною документацією, або охоронець — завжди знайдуть спільну мову, зрозуміло, поділивши між собою суму, виручену від фіктивного повернення.
Висновки для постачальників:
- Ніколи не погоджуйтеся на 100% фіктивних повернень. Це завжди буде призводити до зловживань і недобросовісного відношення до ваших товарів з боку співробітників мережі.
- Найкраще взагалі відмовитися від фіктивних повернень або непідтверджених списань. Але якщо ви зважили всі «за і проти» і вам важливо потрапити в мережу, тоді ви свідомо приймаєте певні втрати. Наприклад, якщо це фіктивні повернення або непідтверджені списання, то вам необхідно визначити їх максимальний розмір, який буде виправданий з точки зору ваших цілей, як фінансових, так і із захоплення частки ринку. Це точно не 100%.
- Визначаючи максимальний розмір фіктивних повернень або непідтверджених списань, на які ви готові піти, опирайтеся на дані, отримані під час тестового періоду при дотриманні необхідних умов доставки та зберігання. Не забувайте про сезонність продажів — в різні періоди (сезони), якщо у вашому випадку такі є, % втрат повинен бути різним.
Керівниця проєктів та бізнес-коуч для Retail і Франчайзингу