Ефективне управління бізнесом
04 червня, 2020
Справжній управлінець завжди прагне стати краще, ніж конкуренти і посісти перше місце в своїй галузі. Найамбітніші підприємці беруть успішні дії компаній зі світовим ім'ям і прагнуть це повторити. Всі ці бізнеси об'єднує одне — ефективні інструменти управління.
Проводячи опитування серед власників бізнесу, ми визначили, що хочуть отримати власники від ефективного управління:
-
збільшення доходу;
-
фокус своєї уваги на розвитку компанії;
-
вихід з оперативної діяльності;
-
масштабування;
-
збільшення вартості компанії.
Ключове питання — «Як швидко ви можете вивести свою компанію в лідери і досягти своєї мети?». Я сформулювала список із 10 пунктів:
-
Ви зайняті оперативними завданнями, а не розвитком компанії.
-
Ефективність управління падає з ростом компанії, а хаос зростає.
-
Завдання виконуються повільно, відсутні описані бізнес-процеси.
-
Немає чіткого розмежування зон відповідальності співробітників.
-
Відсутні описи функцій і обов'язків співробітників.
-
Низька результативність співробітників, немає системи вимірювання показників ефективності.
-
Дії співробітників хаотичні: не планують і не узгоджують кроки по виконанню поставлених завдань.
-
Співробітники не знають про свої можливості в компанії, не проявляють ініціативу.
-
За витрати компанії відповідає тільки директор, керівники не працюють із фінансовим плануванням своїх підрозділів.
-
Керівники не можуть відзвітувати про роботу підлеглих, і ви йдете до них напряму.
Впізнаєте себе? Якщо вас це не влаштовує — читайте детальніше про один із ключових інструментів управління — організуючу схему компанії.
Особисто я ніколи не погоджуюся з меншим, тому працюю по системі управління і вимагаю цього від своїх підлеглих.
Інструмент — це те, що людина використовує для отримання потрібного йому результату з високим рівнем ефективності. У кожного, хто робить будь-яку роботу, є інструменти для її виконання.
Чи зустрічали ви співробітника, який не вміє поводитися зі своїми інструментами або робить це вкрай незграбно? Я, так.
Управління в компанії будь-якого розміру має здійснюватися системно. А це означає, що повинна працювати організаційна структура, де будуть чітко розділена відповідальність кожного співробітника, який результат від нього очікується, буде прописаний основний бізнес-процес компанії, що необхідно для управління якістю. Ви, як власник, повинні розуміти, які функції виконуєте.
На малюнку нижче умовно зображена організаційна схема компанії. Для успішного існування та процвітання бізнесу в ньому мають працювати всі сім цих підрозділів, які надалі я називатиму відділеннями.
Організаційна схема компанії
Перша функція — сьоме відділення (Адміністративне).
У нього входять всі вищі керівники: власник, офіс власника, директор, заступники директора. Вони визначають загальні цілі та напрямок діяльності. Тут створюють ідеї про те, як буде розвиватися бізнес, які використовуються технології виробництва продукту, яка маркетингова та піар стратегія. Адміністративне відділення визначає діяльність всіх інших функцій компанії. Воно є головним, тому відповідальність за його діяльність несе власник компанії. І до речі, саме це відділення відповідає створення системи управління і в тому числі за розробку оргсхеми.
Друга функція — перше відділення (Побудови).
Відділення відповідає за те, щоб організуюча схема була наповнена персоналом, нові співробітники швидко та ефективно проходили період адаптації, вивчили посадові обов'язки і були забезпечені робочими місцями, засобами комунікації. Проводяться інспекції виконання всіх встановлених регламентів. Завдяки цьому досягається дотримання встановлених правил і підвищується продуктивність праці.
Третя функція — друге відділення (Розповсюдження).
Тут знаходиться планування і виконання маркетингових кампаній, створюються інструменти, які допомагають познайомити потенційних клієнтів із особливостями продукту і, звичайно, тут здійснюються продажі. Можна назвати його комерційним відділенням, тому що воно відповідає за збут та весь дохід компанії.
За роботу першого та другого відділення на вищому рівні відповідає заступник директора з адміністративних питань, який в свою чергу звітує перед директором, а в разі необхідності — директор перед власником. Якщо власник є і директором, і заступником по адміністративним питанням у компанії, то ланцюжок скорочується, і керівники відділення побудови і поширення звітують безпосередньо власнику, відповідального даній функції.
Четверта функція — третє відділення (Фінансове).
Це відділення несе відповідальність за управління грошовими і матеріальними активами, забезпечуючи їх збереження і зростання. Тут знаходяться функції зі збору дебіторки і контролю отримання доходу, планування і здійснення всіх витрат і функції управлінського, бухгалтерського і податкового обліку.
Перші чотири функції описані практично однаково для всіх сфер бізнесу, тому розробляючи організаційну схему — зверніть увагу на вже розроблені структури.
П'ята функція — четверте відділення (Технічне).
Тут виробляється продукт компанії. У готельно-ресторанному бізнесі це: планування завантаження закладу, підготовка їжі (кухня для ресторанів) чи приміщень (номерів для готелю), прийом та розміщення гостей, надання послуг конференц-сервісу, співробітники відповідальні за прибирання, прання та прасування, склад.
Четверте відділення завжди різне у компаніях різних галузей. Тому, розробляючи оргструктуру з власниками, ми виділяємо найбільше часу на цю область. Часто самі засновники називають технічне відділення — серцем компанії.
Шоста функція — п’яте відділення (Якості).
Відповідає за вдосконалення якості продуктів і послуг. Це починається з перевірок якості продуктів, що надаються Технічним відділенням, та контролю за тим, як здійснюється виробництво. Крім того, тут з'ясовують задоволеність клієнтів. Відгуки клієнтів дозволяють зрозуміти, що потрібно поліпшити в роботі компанії. На основі такої інформації це відділення розробляє і виконує програми підвищення кваліфікації співробітників і програми по вдосконаленню якості послуг.
Для готелів та ресторанів це: технічний контроль, контроль наданого сервісу, усунення непорозумінь, робота зі скаргами і, звичайно, підвищення якості обслуговування та надання послуг. Проведення навчання для нового персоналу за стандартами компанії та підвищення кваліфікації існуючого.
За роботу фінансового, технічного та відділення якості відповідає перед директором його заступник з технічних питань, а директор, у свою чергу, перед власником.
Сьома функція — шосте відділення (По роботі з публікою).
Функції цього відділення, без перебільшення, є прискорювачем розвитку компанії: тут створюється широка відомість компанії, залучається великий потік нових клієнтів, утворюється мережа партнерів, які направляють клієнтів до компанії. Це відділення відповідає за формування широкої популярності компанії за допомогою PR.
За роботу відділення по роботі з публікою відповідає перед директором його заступник з розвитку, а директор, у свою чергу, перед власником. У більшості компаній за цю функцію відповідає директор, і не виділяє на оргсхемі заступника з розвитку.
Думаю, ви звернули увагу, що по малюнку організаційної схеми власник відповідає лише за адміністративне відділення та роботу директора. Це є ідеальною картиною роботи бізнесу, де власник вже передав оперативне управління. Зазвичай для досягнення такого результату потрібно впровадити цілий комплекс інструментів адміністративного управління.
Послідовність функцій оргсхеми визначає і послідовність планування діяльності. Загальний план дій створює Адміністративне відділення. Це дозволяє відділенню Побудови планувати, які посади і підрозділи, в якій послідовності повинні створюватися і розвиватися. У свою чергу, відділення Розповсюдження планує, які продукти, яким типам потенційних клієнтів будуть просувати і надавати. Що дозволяє створювати плани з управління грошима та іншими активами компанії Фінансовому відділенню, а Технічне відділення може планувати надання послуг. Відділення якості буде контролювати належний рівень надання послуг. А відділення по роботі з публікую створюватиме широку відомість наданим на вищому рівні послугам!
Важлива складова організаційної структури компанії — це усунення паніки і деструктивних процесів. Виявлення співробітників, які переробляють чужу роботу і тих, хто лінується і перекладає свої обов'язки на інших. Визначення функцій у компанії і тих людей, які за них відповідальні. Оргсхема, на якій вказані імена членів команди, дозволяє швидко орієнтуватись і розуміти, до кого необхідно звернутися з будь-якого питання. Це дуже допомагає в галузях бізнесу із швидкою плинністю кадрів. Але важливо не тільки розробити оргсхему і повісити її на стіну, потрібно також забезпечити, щоб кожен член команди добре її розумів та користувався.
Можливо навіть такий загальний погляд на оргсхему допоможе вам знайти щось, що можна поліпшити в організації вашого бізнесу. Звичайно, в цьому матеріалі перераховані тільки дуже узагальнені функції, але навіть цей перелік дає уявлення про такий предмет, як організуюча схема.
Для того, щоб компанія повноцінно виконувала свою роботу, всі ці функції повинні бути присутніми в ній. І якщо у вас є співробітники, що відповідають у компанії за продаж, фінанси та виробництво, а за інші функції ніхто не відповідає, то ви повинні усвідомити, що тоді ви, як власник/директор, відповідаєте за втрачені функції в компанії.
Вам доведеться постійно вчитись, розвиватися і підкорювати нові вершини. У кожного власника свій «калібр» (за скільки співробітників він може відповідати, не занурившись повністю в адміністративні питання). В описі структури є кілька підходів: самостійно, з допомогою бізнес-тренера або звернувшись у спеціалізовані консалтингові компанії.
Кожен підхід включає в себе три основні етапи:
-
«Як є» — визначення і аналіз.
-
«Як треба» — розробка ідеальної картини.
-
Впровадження змін «Як треба». При чітко розробленому плані переходу з першого на другий етап.
Ви повинні самі прийняти рішення, яким саме чином навести порядок у бізнесі. Я знаю одне — тільки системні компанії досягають успіху. Тому систематизуйте свої компанії з моменту створення і досягайте легко поставлених цілей.