Як побудувати ефективну віддалену роботу команди
01 жовтня, 2021
За даними дослідження Envoy, 48% співробітників хотіли б працювати декілька днів віддалено, а декілька — в офісі. Більше того, 41% працівників навіть погоджуються менше заробляти, тільки б залишити гібридний формат роботи. І ця тенденція буде лише посилюватися надалі.
Перехід на повністю віддалену роботу або поєднання ремоуту з офісом — один з головних трендів майбутнього, до якого готові далеко не всі компанії. У своїй колонці я розповім, як побудувати ефективну віддалену роботу, вести аналітику, мотивувати команду у новому форматі та досягати значних результатів.
Виклики віддаленої роботи
Тривалість та складність переходу від звичної офісної співпраці до нового формату залежить від того, як у компанії будувалися процеси: чи були налагоджені HR- та проджект-менеджмент, як ставилися задачі, велася комунікація усно чи через спеціальні програми. Зрештою, більшість компаній стикаються з однаковими викликами:
- Брак комунікації. Ви не бачите, чим займається людина зараз: вона може робити каву, а вам треба терміново щось дізнатися. Або ж ви ставите комусь задачу, а він її випадково пропускає.
- Складніша адаптація нових співробітників. Віддалено важче підбадьорювати та допомагати членам команди, тому і потрібно створити середовище онлайн, яке б замінило офлайн-взаємодію.
- Не всім сферам це підходить. Те ж виробництво віддалено не побудуєш, support здебільшого теж треба, щоб був в одному місці. Інша справа — ІТ-компанії.
Крок 1: Налагоджуємо комунікацію
Дослідження Buffer виявили, що найбільша проблема віддалених команд — складність колаборації та комунікації. Це логічно: ви не можете зайти до колеги в кабінет та обговорити правки, поставити завдання за ранковою кавою чи уточнити, як вас зрозуміли інші. Тому на першому етапі потрібно побудувати таку модель, аби робочі питання не перетиналися з особистими, обговореннями корпоративів чи що замовити на обід.
Правила комунікації:
- Розділяємо робочі та особисті питання.
- Мінімізуємо спам. Для цього раджу використовувати треди (доступні в Slack) — гілки обговорення. Таким чином, команда фокусується на одній темі, і якщо хтось раптом пропустив обговорення, він зможе швидко перечитати та опанувати інформацію.
- Якщо в загальному чаті спілкуються між собою двоє людей — то краще перейти в особисті повідомлення. Бо це те ж саме, що посеред офісу ви двоє раптом встаєте та голосно говорите, заважаючи іншим працювати.
- Якщо ваше повідомлення у позаробочий час не горить, то надсилайте його зранку або зробіть «відкладене».
- Подбайте про конфіденційність та захист даних. В Україні, на жаль, більшість компаній використовують для комунікації звичайні безкоштовні месенджери. Ризик у тому, що після звільнення у працівника все одно залишаються всі файли, натомість у тому ж Slack — можна просто заблокувати акаунт колишнього співробітника, і він нічого звідти не витягне.
Крок 2: Долучаємо менеджмент-систему для управління проєктами
Наявність менеджмент-системи підвищує ефективність команди. Для старту можуть підійти Trello, Notion, Asana. Єдине, що Asana — дорога, а Trello навіть у безкоштовній версії закриває весь необхідний функціонал. Аби звикнути до роботи з системою, цього достатньо. Багато кому подобається ще WorkSection — ціна невисока і надається аналітика, за яку Asana просить 25 доларів за людину.
Робота з менеджмент-системою буде більше ефективною, якщо:
- Вона даватиме аналітику. Так ви будете розуміти, скільки задач було закрито на тижні, яке навантаження на найближчий час у команди тощо.
- У вас буде менеджер для ефективного управління. Як показує практика, спочатку команді цікаво працювати з новою системою, а на другому тижні про неї вже забувають і повертаються до звичних чатів. Менеджер робить виконання завдань ефективнішим, видно, хто і над чим зараз працює, співробітники бачать, що в них ще «висить» і можуть планувати своє навантаження. Керівнику це допомагає нічого не забути та відслідковувати продуктивність команди.
Крок 3: Впроваджуємо HR-cистему
Засновники стартапів часто вважають, що питання у сфері HR виникають тільки при звільненні людей. Або ж що HR потрібен тільки великим командам. Насправді HR-система потрібна, якщо у вас команда із трьох людей. А якщо команда віддалена, то потреба подвоюється.
Головна мета HR-cистеми — дати розуміння людям у команді, з ким вони працюють, хто за що відповідає, до кого звертатися з тим чи іншим питанням. Зазвичай у кожного відділу (проджекти, дизайнери, копірайтери) є окремі системи менеджменту, і кожен живе у своєму світі. А спільна HR-система об’єднує відділи.
До того ж, вона допомагає контролювати статуси по відпустках та вихідних, які беруть колеги. Керівники не можуть все тримати в голові, іншим колегам теж відразу видно: «О, Андрій у відпустці, його замінює Олексій, відразу звернуся до нього».
Окрім відпусток, HR-система контролює також інші непроєктні запити, наприклад, інвентар: хто взяв, хто видав, коли повернув тощо.
Важливим елементом HR-системи є база знань компанії. Сюди входять і онбординг-правила, і різноманітні правила по конкретному проєкту, юридична та інша інформація, як у вас все влаштовано. Просто по пунктах, без формальностей, звичайною людською мовою опишіть, як відбуваються процеси.
Ми групували базу знань за напрямками: загальні та проєктні. В загальних були підрозділи: онбординг, правила, про зарплату, вихідні, відпустки, бонуси тощо. Все у зручному форматі «Питання-відповідь». Це має розписувати HR, а якщо його немає — то власник бізнесу.
Крок 4: Змінюємо модель мотивації
Головна мотивація віддаленої команди у порівнянні з офлайн — більше свободи. Тому для керівників з’явилася тонка межа між надавати співробітникам волю та слідкувати за їх діяльністю водночас. Не вдавайтеся до записів екранів, постійних перевірок та допитів — це не модель нового світу.
Також для мотивації раджу побудувати контроль показників ефективності — OKR або KPI в вашій HR чи менеджмент-системі, і прив’язати їх до зарплати. Коли замість ставки я зробив дизайнерам погодинну оплату, двоє звільнилися, але замість них прийшли інші, які сказали «Класно, бо тепер нам не треба почуватися винними, коли раніше закінчуємо або взагалі не працюємо». Кожен працює за своїм графіком, як йому зручно. Це допомогло побудувати ефективну гібридну офісну модель.
Майбутнє за гібридним форматом роботи
Віддалену роботу важко зробити повністю ефективною, адже не всім комфортно працювати з дому. Тому ідеальний формат — поєднати можливість віддаленої роботи з можливістю приходити в офіс за бажанням. При цьому, не обов’язково винаймати приміщення з великою кількістю місць — можна через додаток бронювати робочі місця і чергуватися з колегами.