Як налагодити систему координацій у компанії. Кейс Олександра Висоцького

Кожному з нас, керівників, для організації роботи відділу або цілої компанії доводиться проводити зустрічі, круглі столи, наради та збори. Мій досвід показує, що ці зустрічі не завжди успішні і не завжди сприяють підвищенню продуктивності. 

Погодьтеся, «п'ятихвилинка» не викликає особливого відчуття ​​відповідальності і необхідності відвідування, та й взагалі необхідності проведення. Тому комунікації, які призводять до збільшення ефективності, я називаю координаціями чи радами. Вони необхідні для оперативного узгодження дій окремих співробітників і цілих підрозділів.

 Я розповім вам, з чого повинна складатися система координацій, яка є одним із базових інструментів управління.

Навіщо потрібні координації

Часто керівники мають негативний досвід участі в зустрічах, оскільки на них багато обговорюється, а реалізується мало. Вони вважають такі заходи лише формальністю. Але це не так.

На основі свого досвіду можу сказати, що через неузгодженість дій велика частина ресурсів компанії марнується. Одного разу я був свідком ситуації, коли відділ маркетингу страхової компанії організував просування послуг на телебаченні, але в момент виходу реклами в локальних представництвах компанії ще не було бланків для укладення договорів на цю послугу. У результаті мільйони були витрачені даремно. Маркетинг працював не на саму компанію, приносячи їй дохід, а спрямовував потенційних клієнтів до конкурентів, посилюючи їхні позиції.

Координація необхідна для того, щоб поставлені цілі були досягнуті, а дії окремих співробітників або підрозділів, що підсилюють один одного, скоординовані.

Два типи координацій

Керівна посада містить низку завдань, основні з них: постановка цілей, виявлення та розв'язання проблем, планування діяльності, яка приведе до зростання бізнесу. Для досягнення всього цього з'являється необхідність узгодження дій всередині компанії.

Ми проводимо щоденні координації в кожному відділі. Вони короткі, займають 20-30 хвилин, кожен робить звіт за вчора і озвучує план на сьогодні. Це і є перший тип координацій — рада з управління.

Другим типом є ради з координації, на яких збираються співробітники, які не перебувають у прямому підпорядкуванні. Ці ради проводять для координації дій співробітників, що обіймають різні посади, співробітників різних підрозділів.

Наприклад, у нас є рада, на якій кілька разів на тиждень збираються начальники відділів продажів, доходу та планування виробництва, щоб узгодити плани відділів і виконати план з доходу і виробництва.

Підсумуємо. У кожній організації є два види рад:

1. Ради з управління — координації керівника з підлеглими, на яких узгоджують плани та дії. Це невід'ємна частина роботи керівника будь-якого рівня, у якого є хоча б один підлеглий.

2. Ради з координації — узгодження дій співробітників, які не перебувають у безпосередньому підпорядкуванні, але узгодження завдань яких потрібно для виконання планів. Це взаємодія з комунікаційною лінією, використання системи швидкого потоку.

Ради обох видів — дуже ефективний інструмент. Вони повинні проходити швидко та результативно. Будь-яка дія з координації повинна підвищувати узгодженість дій та ефективність.

Принципи організації 

Ради з координації проходять ефективно тільки в тому випадку, якщо є голова ради, що керує її роботою, і якщо члени ради готуються до засідань. Зазвичай така підготовка полягає в зборі даних із певних питань.

Наприклад, коли відбувається розробка сайту компанії, необхідно, щоб були враховані інтереси відділу продажів, відділу просування, служби технічної підтримки та інших підрозділів. Правильним буде організувати раду з координації з технічного завдання на розробку сайту. Щоб вона пройшла результативно, слід оголосити всім учасникам, які документи вони повинні вивчити до засідання ради, що потрібно підготувати до засідання.

На раду з управління підлеглі повинні прийти підготовленими, з правильно складеними звітами, планами, статистикою та іншими необхідними документами.

Періодичність

Координаційні ради бувають регулярними — з питань, які вимагають щотижневого або щоденного узгодження, або вони можуть бути присвячені розв'язанню певної проблеми.

Рада з управління — це періодичний захід (один або кілька разів на тиждень), який проводить керівник зі своїми безпосередніми підлеглими. Зазвичай засідання проходить у кабінеті керівника або на його робочому місці.

Рівні рад

Нижче наведено приклади різних рівнів рад з управління та координації.

1. До управлінських належать:

Рада засновників

• Періодичність: проводиться раз у 4 тижні
• Сфера відповідальності: основні цілі компанії, задуми, організаційні політики
• Проводить: голова Ради засновників
• Присутні: співзасновники

Виконавча рада

• Періодичність: раз на тиждень
• Сфера відповідальності: стратегічні плани, програми з реалізації стратегічних планів, тактичні плани, пропозиції щодо організаційної політики, фінансове планування.
• Проводить: директор
• Присутні: виконавчий директор, заступники директора, секретар

Рада заступника директора

• Періодичність: раз на тиждень
• Сфера відповідальності: схвалення планів керівників, узгодження тактичних планів
• Проводить: заступник директора
• Присутні: керівники відділень, що перебувають у підпорядкуванні

Рекомендаційний комітет відділення

• Періодичність: раз на тиждень
• Сфера відповідальності: плани діяльності відділів, заявки на виділення коштів, пропозиції щодо організаційних політик
• Проводить: керівник відділення
• Присутні: начальники відділів

Щотижнева координація

• Періодичність: щотижня
• Сфера відповідальності: плани діяльності учасників координації, вироблені цінні кінцеві продукти.
• Проводить: безпосередній керівник
• Присутні: безпосередній підлеглий

Щоденна координація

• Періодичність: щодня
• Сфера відповідальності: плани діяльності учасників координації, вироблені цінні кінцеві продукти
• Проводить: безпосередній керівник
• Присутні: безпосередній підлеглий

Щотижневі збори персоналу

• Періодичність: раз на тиждень
• Сфера відповідальності: інформованість і високий бойовий дух співробітників
• Проводить: виконавчий директор
• Присутні: всі співробітники

2. До координаційних належать:

Рекомендаційна рада

• Періодичність: раз на тиждень
• Сфера відповідальності: плани діяльності відділень, пропозиція щодо розподілу коштів (фінансове планування), пропозиції щодо організаційних політик
• Проводить: голова Рекомендаційної ради (обирають серед членів ради)
• Присутні: керівники відділень, представник адміністративного відділення

Рада з надання послуг

• Періодичність: щодня
• Сфера відповідальності: плани діяльності щодо надання послуг конкретним клієнтам
• Проводить: голова Ради з надання послуг (обирають серед членів ради)
• Присутні: начальники відповідних відділів

Три причини налагодити систему координацій

Налагодивши грамотну систему координації, ви будете у виграші з кількох причин.

• Перша. У багатьох компаніях окремі підрозділи ведуть неоголошену війну один із одним. Так було і в моїй компанії, перш ніж організували регулярні координації. Відділ продажів боровся з виробництвом, звинувачуючи виробництво в тому, що яке б замовлення не отримали продавці, виробництво все одно його провалить. Виробництво звинувачувало продавців, що ті отримують величезні зарплати, а забезпечити нормальні замовлення не можуть. Міжусобиці і конфлікти — явний показник того, що між підрозділами відсутня координація.
• Друга. Колектив невдовзі стане дружнішим і почне працювати ефективніше.
• Третя. Ви зможете звільнити свій час. Тепер співробітники стануть більш самостійними, зможуть зустрічатися та вирішувати питання в зонах своїх компетенцій, не втягуючи вас як власника.

Олександр Висоцький

«Visotsky Consulting», «Школа власників бізнесу», «Business Booster».