Як налагодити бізнес-процеси?

Привіт! Саме час знайомитись! Я — Марина Платонова, операційний директор компанії Q28 Corp. У мої обов'язки входить управління операційними процесами агентства, стратегічне керування проєктами, рекрутинг та частково HR.

Під операційними процесами маються на увазі чіткі правила та послідовність дій кожного відділу, кожного члена команди у рамках роботи над проєктом, взаємодії між собою та в розрізі самої компанії.

Ким би ви не були — керівником компанії, хедом відділу, проєктним менеджером чи навіть тимчасово безробітним, налагоджені процеси — це про структурованість і системність. І це про життя в цілому.

Адже посудіть самі, чому важливі налагоджені процеси, наприклад, у побуті?

Аби не поширювався безлад, ви повинні як мінімум планувати регулярне прибирання, виділяти час на приготування їжі, розраховувати бюджет, стежити за здоров'ям та все інше. Погодьтеся, це все дуже полегшує життя, коли є план або система.

Тепер це все легко трансформувати й у робочу площину. В першу чергу визначте суб'єктів ваших операційних процесів, у моєму випадку це команда та проєкти, і зробіть так, щоб вони взаємодіяли, функціонували в рамках системи й на результат. При цьому важливо, щоб усім було комфортно і психологічна атмосфера була стабільною.

А тепер ближче до суті. Налагоджені процеси починаються з практики — вам потрібно неодноразово виконати визначені дії, щоб зрозуміти, що можна покращити і як оптимізувати. Це робота не одного дня. Потім залучайте до цих завдань людей і збирайте фідбек.

На основі такого собі АБ-тестування ви зрозумієте, як це завдання покласти на процес і на основі цього сформувати алгоритм. Ці так звані алгоритми — це правила, які обов'язково потрібно зафіксувати і регулярно нагадувати й пояснювати їх команді (якщо ви вважаєте, що ваші прості правила будуть зрозумілими для всіх — це не так).

Перейдімо до конкретних порад або лайфкахів, які можуть допомогти на старті.

• Збільшуйте комунікацію

• регулярні зустрічі з командою, клієнтами — це те, чим не можна нехтувати, адже там ви актуалізуєте всі завдання та статуси, перебуваючи з усіма на одній хвилі;
• саммарі зустрічей, у яких ви зафіксуєте всі домовленості.

• Зменшуйте комунікацію

постановка завдань, букінг фотографа, заявки на віддалену роботу — все це дуже з'їдає час, і цю комунікацію потрібно максимально автоматизовувати: для завдань — таск-менеджери (трелло, бейскемп), таблиці, гугл-форма, календарі та інші програми.

• Напівавтоматизована HR-система

хто є в офісі, хто коли йде у відпустку, скільки у кого годин овертаймів — це все тримати в голові або табличках є поганою ідеєю, а ось сервіс, який ці процеси структурує і подає звітність — супер! Ми в компанії тестуємо сервіс Hurma, в ньому можна розробляти для команди план розвитку, призначати зустрічі, стежити за графіком кожного і фіксувати звітність.

• Делегуйте та розподіляйте обов'язки.

так, це складно, особливо для малого бізнесу, але якщо є можливість — нехай кожен має чітку зону відповідальності. Якщо такої можливості немає, структуруйте свої завдання по днях тижня, аби не робити все й одразу, наприклад, у понеділок ви проводите зустрічі з командою, у вівторок — співбесіди, в середу у вас клієнтський день, у четвер — робота над проєктами, а в п'ятницю — звітність.

• Планування

оберіть для себе єдиний інструмент, у якому ви будете планувати — нотатки на смартфоні, блокнот, вандерліст або інший таск-менеджер, і плануйте в ньому. 

• Постійно оптимізуйте і вдосконалюйте

• те правило чи той алгоритм, який ви придумали і який працював рік тому, вже може бути не актуальним зараз;
• стежте за тим, аби кожен учасник процесу виконував правила, і дотримуйтеся їх самі, це катастрофічно важливо, тому що якщо хоча б одна людина порушила алгоритм, це призведе до збою на якомусь етапі, за принципом снігової кулі;
• не забувайте про фідбек, регулярно спілкуйтеся з командою і прислухайтеся до того, що можна покращити.