Як автоматизувати управління персоналом у 2021 році та чому це необхідно бізнесу?
17 серпня, 2021
Чим гнучкіше стають компанії у постковідну епоху щодо формату роботи, графіку, залучення талантів як для роботи в офісі, так і віддалено, тим більше бізнеси потребують чіткого плану щодо управління цими талантами. Адже обсяг задач менеджменту персоналу залишається незмінним, навіть збільшується.
Як залишитися гнучким, але побудувати чітку схему роботи завдяки автоматизації HR-процесів, — про це ми дізналися в операційної директорки компанії PeopleForce, Анастасії Єфименко.
Автоматизувати неможливо залишити
Цілком імовірно, що ми більше ніколи не повернемося до звичного нам формату п’ятиденного робочого тижня, адже компанії дедалі більше готові експериментувати та йти назустріч працівникам. Змінюється і суть поняття Human Relations, адже відносини між колегами та відділами переходять у цифровий формат.
63% робочої сили у 2025 році становитимуть міленіали та покоління Z. Все це спонукає діджиталізувати бізнес. І найперше — ланку HR.
Автоматизація управління персоналом передбачає побудову зручного цифрового процесу від початку пошуку талантів до вимірювання ефективності працівника. Вона покриває всі задачі щодо талантів у компанії. А процес автоматизації може розвиватися відповідно до вимог компанії та її зростання на ринку — він постійно оновлюється, пропонує альтернативи та рішення, і цим переважає звичну рутину.
Автоматизація HR та автоматизація документообігу — одне і те саме?
Це різні речі. Автоматизація управління персоналом охоплює абсолютно різні аспекти рекрутингу, найму, онбордингу, контролю ефективності, мотивації та ще десятки функцій, які перебирають на себе HR-спеціалісти. Зазвичай стосується нематеріальної сфери.
Автоматизація документообігу, навпаки, передбачає підписання та проведення документів у цифровому форматі. Тобто займається всім, що співвідноситься з правовою та фінансовою сферою.
Ці два процеси взаємозалежні. Наприклад, якщо людина запитує відпустку, що стосується управління персоналом, її запит проводиться через документообіг. У такому разі чим простіша процедура талант-менеджменту, тим ефективніше працювати з документами в компанії. Тож спочатку необхідно зосередитися на автоматизації HR.
У якій послідовності можна автоматизувати управління персоналом у компанії?
Для початку необхідно визначитися з типом інструмента для роботи. Рішення, які допомагають з автоматизацією, бувають двох видів:
- локальні або так звані коробкові;
- SaaS-рішення або хмарні технології.
Наразі компанії та організації частіше віддають перевагу хмарним рішенням, які:
- не потребують присутності системного адміністратора в офісі;
- не потребують встановлення на комп’ютер замовника;
- легкі в налаштуванні, інтеграції та використанні;
- мають постійну стабільну підтримку від постачальника;
- не потребують переплати за функції, якими замовник не буде користуватися, — він сплачує лише необхідну частину;
- можуть розвиватися відповідно до запиту клієнта — нові функції з’являються під його потреби.
Отже, якщо обрати хмарну HRM або HRIS системи (а зазвичай обидва поняття можуть бути об’єднані в одному рішенні), необхідно визначитися з наповненням — які функції першопочатково потрібні, щоб налагодити управління персоналом?
Автоматизація рекрутингу, найму та онбордингу/офбордингу
На те, щоб систематизувати та спростити перебіг пошуку, найму та адаптації нового таланту в компанії, витрачається час. На те, щоб знайти ідеального кандидата, часу майже немає. Автоматизація допомагає повернути цей процес у правильне русло. За допомогою HRM-системи рекрутер зосереджується на комунікації, а не на організаційних питаннях.
Що вирішує система на цьому етапі:
- Налагоджує пошук та парсинг кандидатів, яким одразу можна присвоїти примітки — теги, додати в базу кандидатів, а потім без проблем знайти.
- Будує різні воронки найму для різних вакансій та під запити департаментів.
- Будує зручний Kanban-процес проходження кандидата воронкою, де у режимі реального часу рекрутер слідкує за етапами та кандидатами.
- Перебирає на себе функцію контролю за інтерв’ю, щоб жодна зі сторін не забула про розмову (призначити зустріч можна просто з системи).
- Спрощує життя кандидатів за допомогою функції електронного підпису.
- Має налаштування програм онбордингу — людина одразу потрапляє до системи, де вже підготовлено певний курс для новачка з вкладеннями, відео тощо.
Так формується повноцінний досвід позитивної комунікації з боку роботодавця, що також впливає на формування його бренду.
Серед плюсів автоматизації, починаючи від першого контакту з кандидатом:
- думаєш про кандидата та його здібності, а не про рутинні моменти;
- відразу розвиваєш залученість;
- не витрачаєш час на пошук документів та написання листів — вся інформація та шаблони вже збережені в системі.
Автоматизація відсутності та тайм-трекінг
Наступний чималий відрізок робочого часу HR-менеджер витрачає на те, щоб порахувати відсутності, відповісти на запити щодо вихідних та відпусток, а наприкінці місяця кожного лінійного менеджера та відділ HR обов’язково чекає веселий атракціон під назвою «порахувати все, або ніхто не йде додому».
Автоматизація управління персоналом вирішує цю проблему дуже швидко:
- Під час заходу в систему спеціаліст налаштовує нарахування відпусток та вихідних залежно від періоду роботи, випробувального терміну, стажу, посади, департаменту та формату (фул-тайм або парт-тайм).
- HRM-система автоматично вираховує потрібні числа та відображає їх у графіках.
- Кожен учасник команди бачить свій баланс відсутностей (відпустки, лікарняні тощо) при заході в систему. Це звільняє HR-спеціалістів від постійних запитань про те, скільки в кого є доступних вихідних.
Як можна автоматизувати контроль часу? HRM-система має функцію тайм-менеджменту по проєктах:
- Ви створюєте проєкт та розміщуєте інформацію про нього.
- Додаєте команду, що бере участь у проєкті.
- Обираєте кількість годин, що були або будуть витрачені учасниками.
Таким чином, зручно контролювати віддалені команди, якщо у вашій компанії вони є.
Автоматизація контролю ефективності та залученості
Важливий елемент існування команди та запорука її успішності — зворотний зв'язок. Це стосується особливо тих компаній, де є і віддалені команди, і декілька проєктів, і амбітні співробітники, а також можлива вірогідність вигорання.
Пропонувати колегам заповнити бланки відповідей, а потім щось там рахувати один раз на рік — нелогічно та неінформативно. Хмарні рішення також пропонують функцію опитувань та вимірювання коефіцієнту eNPS.
eNPS — або показник Employee Net Promoter Score — це індекс задоволеності персоналу, що допомагає у вивченні рівня залученості та лояльності.
Автоматизувати опитування в команді можна так:
- Ви створюєте опитувальник, де колеги мають оцінити судження щодо роботи та колективу за 10-бальною шкалою.
- Система відповідає за розсилку, збір та підрахування оцінок.
- Ви отримуєте цілковито прорахований показник eNPS по посадах, департаментах та відділах, щоб контролювати можливі негаразди в компанії.
Також зазвичай HRM-система дає можливість створювати будь-які опитування, тож якщо ви націлені врегулювати фідбек від своїх співробітників, це хороший шанс почати.
Як налагодити фідбек співробітникам щодо їхньої роботи, ефективності та потенціалу?
- За допомогою функції оцінки 180 або 360 градусів оцінити співробітника з декількох точок зору, включаючи самооцінку та фідбек від керівника.
- Система будує таку оцінку на базі професійних компетенцій — ви маєте реальні показники для вимірювання ефективності.
- Система також будує матрицю 9 boxes, яка за показниками продуктивності та потенціалу розбиває персонал на різні категорії, щоб ви слідкували за зонами ризику та вигоранням.
- За допомогою вбудованої в систему постановки OKR та призначення зустрічей 1-on-1 відкоригувати наступну роботу спеціаліста, якого оцінюєте.
Коли слушно починати автоматизацію HR в компанії?
- Ви хочете ефективнішого відбору талантів на посади.
- Ви хочете мати розвантажених HR-спеціалістів, які приділятимуть увагу персоналу.
- Ви хочете прозоре управління HR рутиною з можливістю перегляду звітності у реальному часі.
- Ви хочете контролювати ефективність команди.
- Ви хочете розвивати співробітників та промотувати лідерів.