5 порад невеликим компаніям, як економити на закупівлях
21 жовтня, 2020
За різними оцінками, лише 10-20% бізнесів в Україні системно організовують свої закупівлі. У невеликих компаніях закупівлями частіше за все займається секретар або адміністратор офісу. Звичайно, керівникам та власникам таких бізнесів може здаватись, що налагодження та організація закупівель їм не потрібні. Бо це вимагає занадто багато ресурсів, а тому дозволити собі такий підхід можуть тільки великі компанії. Але це не так. Звісно, організація закупівель потребує часу та зусиль, проте вони того варті. Завдяки цьому навіть невеликі IT-проєкти або виробництва зможуть зекономити до 20%. Як це зробити?
Віддавайте перевагу хмарним рішенням.
А саме тим, в яких можна швидко зареєструватись і одразу почати працювати. Впровадження великих та громіздких систем залиште великим підприємствам. Але і вони дедалі частіше використовують для проведення тендерів електронні майданчики. Чому? Бо, як правило, на них є всі необхідні інструменти для закупівель, а також хороша база постачальників. Відповідно у тендерах буде висока конкуренція та економія.
Дійте поступово.
Типова помилка, яку допускають новачки, — починають закуповувати через тендери всі необхідні товари та послуги. Проте такий підхід не дає об’єктивно оцінити переваги тендерів. Тому починати краще з двох категорій, наприклад, папір А4 та господарські товари для офісу. Визначте, скільки товару вам потрібно: якщо на місяць виходить небагато, то прорахуйте кількість на півроку. За результатами тендеру розрахуйте економію від середньоринкової ціни або від тієї, за якою ви купували минулого разу. Коли впорядкуєте закупівлі по цих товарах, а економія буде значною для вас, — переходьте до інших категорій.
Зробіть закупівлі компанії прозорими.
Чим зрозумілішим та чітким буде цей процес всередині компанії, тим краще. Ідеальний варіант — підготувати відповідний внутрішній документ. Такі закупівельні політики є у багатьох компаній. У когось це величезний документ на сотні сторінок, а в інших — лише 2-3. Головне, щоб після прочитання документа внутрішнім замовникам у компанії (бухгалтерії, IT та інших) було зрозуміло, що ви закуповуєте через тендери, як ініціювати закупівлю, від якої суми проведення тендеру є обов’язковим тощо.
Будьте надійним замовником.
Розкажіть ринку про те, що ви проводите закупівлі, та як стати вашим постачальником. За можливості діліться посиланнями на ваші тендери на корпоративних сайтах та у соціальних мережах. Завжди спілкуйтеся з потенційними постачальниками до тендеру. Вони можуть вам допомогти правильно описати технічне завдання або запропонують альтернативне рішення. Також давайте зворотний зв’язок тим, хто програв. Вкажіть постачальникам на їхні помилки і запропонуйте варіанти покращення пропозиції. Після цього, швидше за все, вони прийдуть у наступний тендер компанії.
Пам’ятайте, що надійні замовники з хорошою репутацією мають вищу конкуренцію у тендерах.
Об'єднуйтесь з іншими учасниками ринку.
Якщо ви розумієте, що обсяг закупівлі невеликий і може бути не цікавий ринку — спробуйте об’єднати зусилля з колегами з інших сфер або навіть з конкурентами. Наприклад, ви можете провести спільний тендер на ремонтні роботи з сусідніми офісами. Розмір очікуваної вартості буде вищим, і ви більше зекономите, аніж закуповуючи самостійно. Також ви можете провести спільний тендер на послуги охорони чи закупівлю стелажів разом із сусіднім магазином.