5 порад для оптимізації бізнес-процесів під час воєнного стану від M.E.Doc
19 квітня, 2022
Український бізнес продовжує роботу в умовах воєнного стану задля підтримки економіки держави та забезпечення необхідними продуктами та послугами українців. У цей час особливо важливою є максимальна оптимізація бізнес-процесів, що допоможе продовжувати ефективну роботу та створити безпечні умови праці для співробітників. У цьому матеріалі зібрані поради, які стануть надійною допомогою для простого та безпечного ведення бізнесу в умовах війни.
Порада перша: електронний документообіг — безпечний та надійний спосіб зв’язку з контрагентами
Зараз перехід підприємств на електронний документообіг актуальний, як ніколи, адже більшість бізнес-процесів неможливо здійснювати офлайн. Більшість підприємств України зараз працюють у віддаленому форматі, тому погодження паперових документів класичним способом надзвичайно ускладнене. Посилене навантаження на поштові відділення у зв'язку з перевезенням гуманітарних вантажів, збільшенням кількості посилок та зменшенням кількості відділень, що працюють — впливає на обмін документами та затягує процес підписання. Водночас про роботу в офісі у багатьох регіонах нашої України не може бути й мови. Тож, єдиний та максимально комфортний варіант — електронний документообіг, який дозволить розвантажити поштові відділення, створити безпечні умови для роботи та прискорити відправку і погодження документів.
Електронний документ, підписаний КЕП — юридично значущий документ і має таку ж юридичну силу, як і документ підписаний на папері фізичним підписом, відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».
Обмін електронними документами можливий з будь-якою людиною, незалежно від місця перебування та програми, якою вона користується. Тому, обравши зараз ЕДО, бізнес зможе продовжити спокійно працювати та розвиватися, адже погодження документів займатимуть лічені хвилини, замість тижнів. Крім того, завдяки електронним архівам, документи будуть надійно збережені, а можливість їх втрати буде нульова.
Порада друга: використовуйте весь доступний функціонал ЕДО для ефективної роботи
Обмін електронними документами має бути безперешкодним, особливо зараз. Особливо слід звернути увагу на можливість вільно обмінюватись будь-якими документами в електронному вигляді. Так робота з документами може бути зручною та швидкою, навіть якщо всі контрагенти перебувають у різних регіонах України чи за кордоном.
Сьогодні деякі рішення дозволяють підписувати та погоджувати електронні документи з партнерами по бізнесу через посилання на документ. Тобто контрагенту не потрібно мати програмне забезпечення, щоб отримати, переглянути та підписати документ. Для отримання е-документа достатньо мати електронну пошту чи будь-який месенджер, куди можна надіслати лінк на документ, а відкрити це посилання контрагент зможе просто у веббраузері.
У такий же спосіб можна надсилати на погодження документи всередині компанії, наприклад, директору чи будь-якому співробітнику на допідписання. Підписати та погодити будь-який документ може будь-який учасник документообігу навіть без наявності комп'ютера. Достатньо смартфона та доступу до інтернету.
Порада третя: подбайте про безпечне зберігання ваших КЕП
Кваліфікований електронний підпис — вже давно не новий інструмент для підприємців та бізнесу. Навіть ті, хто не хотів переводити бізнес-процеси в онлайн, з появою карантину через COVID-19 почали активно користуватися електронними підписами для безпечного, швидкого та безконтактного обміну документами між контрагентами. А зараз, коли велика частина українців залишила своє житло, свій бізнес та переїхали до інших регіонів чи країн, постає запитання — як працювати далі? Більшість підписувачів зберігали свої секретні ключі на флешці чи комп'ютері, але під час вимушеного переїзду частину з них було втрачено. Тому, зараз для ведення електронного документообігу, найкращим варіантом буде хмарний кваліфікований електронний підпис.
Порада четверта: використовуйте необмежений обмін електронними документами за фіксованою ціною
Зараз для нашої країни дуже важливо, щоб кожен бізнес продовжував працювати, робив надходження в бюджет та платив податки. Невіддільною складовою стабільної роботи є документообіг між державою та контрагентами. В умовах воєнного стану відправка документів поштою — це дорого, довго, а зараз часто і взагалі неможливо. Тому найкращим та найвигіднішим варіантом є перехід компанії на електронний документообіг вже зараз.
Перша вигода, яку помічає бізнес після переходу на ЕДО — скорочення витрат на папір, друк та обслуговування принтерів, доставку, а також зберігання документів у складських приміщеннях. Наступне — це зручність, адже набагато легше шукати документи в електронному архіві програми через функцію фільтрування, а ніж у купі тек на складі. Усі документи зберігаються та доступні для користувача 24/7/365 та їх неможливо втратити.
І основне — вартість ЕДО для бізнесу мінімальна, а можливості не обмежуються однією функцією. Деякі рішення дозволяють обмінюватися не тільки бухгалтерськими первинними документами, зокрема, актами чи видатковими накладними, але й договорами між контрагентами.
Порада п'ята: потрібно бути в курсі усіх змін законодавства
Зараз особливо важливо бути поінформованим про всі законодавчі зміни для бізнесу, а головне — черпати інформацію з перевірених джерел. У бухгалтера немає вільного часу, щоб займатися пошуком, опрацюванням та аналізом знайденої інформації, тому потрібен максимально простий та перевірений ресурс, де вже зібрана, структурована та тільки корисна інформація.
Наприклад, функціонує Блог Бухгалтера від M.E.Doc, в якому розміщуються всі актуальні новини зі сфери законодавства: розрахунок зарплат, РРО, фінансова звітність (формат iXBRL) та інше.
Для того, щоб продовжувати діяльність під час війни та всіляко підтримувати економіку України, бізнесу потрібно користуватися усіма можливостями, які зараз можуть допомогти полегшити роботу, убезпечити співробітників та сприяти розвитку підприємства. ЕДО — це один із найнеобхідніших інструментів у роботі, тож саме зараз настав час використати його на повну та допомогти своєму бізнесу.