COVID-19 VS бізнес: проєкт, який отримає фінансування
19 червня, 2020
Світлана Олєйнікова
Розберемо, як підготувати пропозицію, яка виграє. У вас є ця чудова ідея для проєкту. Чим більше ви її досліджуєте, тим більше думаєте, що ця ідея варта фінансування.
Якщо все вийде так, як ви це уявляєте, отриманий проєктний продукт стане величезним виграшем для організації, навіть для галузі в цілому. Але як змусити донорів профінансувати вашу ідею?
Коротка відповідь така: створіть переконливу проєктну пропозицію.
Ми поговоримо про те, що таке проєктна пропозиція, навіщо вона потрібна та як написати пропозицію, яку помітять.
Кроки до написання власної проєктної пропозиції
- Крок 1: Визначте проблему
- Крок 2: Представте своє рішення цієї проблеми
- Крок 3: Визначтесь із результатами проєкту після його виконання та критеріями успіху
- Крок 4: Сформулюйте свій план або підхід
- Крок 5: Накресліть графік виконання та бюджет проєкту
- Крок 6: Зв’яжіть все це разом
- Крок 7: Редагуйте/корегуйте пропозицію
Що таке проєктна пропозиція?
Проєктна пропозиція — це документ, в якому викладено все, що потрібно знати зацікавленим сторонам для того, аби проєкт відбувся. Це необхідний перший крок до виходу проєкту «в світ».
Добре написана проєктна пропозиція інформує та переконує, що ви дійсно зможете виконати проєкт, і показує вашу обізнаність у темі, яка підкріплюється: дослідженнями, аналізом даних та сутністю пропозиції.
Із цього випливає звичайний формат пропозицій, який включає такі елементи:
Резюме проєкту (executive summary).
Коротко і суттєво, резюме або анотація проєкту по суті — це короткий зміст проєкту. У ньому чітко викладено проблему, яка розглядається, як запропонований проєкт має намір вирішити проблему, та обговорюється, як виглядає успішний проєкт по її вирішенню.
Передісторія або історія (background or history).
У цьому розділі описуються як успішні, так і невдалі попередні проєкти, зазначте в описі те, як ви впорались із невдачами і те, наскільки запропонований проєкт буде більш успішним на основі уроків минулого.
Вимоги (requirements).
Цей розділ коротко підсумовує, що потрібно протягом життєвого циклу проєкту з точки зору ресурсів (фінансових, матеріальних та людських), інструментів, графіку проєкту тощо.
Рішення (solution).
У розділі рішення пояснюється, як ви втілюватимете проєкт та доведете його до завершення. Він охоплює кроки, методи та навички управління проєктом, необхідні для ефективної роботи, а також способи управління проблемами на шляху виконання.
Авторизація (authorization).
У цьому розділі чітко зазначено, хто є керівниками проєкту та зацікавленими особами, які отримають вигоду від того, що проєкт відбудеться.
Додатки (appendix).
Будь-яка інформація, яка не включена до фактичної пропозиції, повинна містити додатки, наприклад, матеріали та ресурси, які можуть використовувати члени команди та зацікавлені сторони, щоб дізнатися більше про проєкт.
Якщо ви не впевнені, з чого почати, знайте, що деякі найкращі програми програмного забезпечення для управління проєктами пропонують шаблони пропозицій проєктів, якими ви можете безкоштовно користуватися.
Речі, які слід врахувати, перед написання пропозиції
Перш, ніж сісти і почати писати конспект своєї проєктної пропозиції, слід врахувати деякі речі, зокрема:
Ваша аудиторія
Визначте, хто ті, хто приймає рішення, та визначте відносини між ними.
Кожен із зацікавлених сторін матиме власні цілі для вирішення проблеми. Кілька варіантів пропозиції, можливо, доведеться писати в залежності від донора.
- Наскільки вони знайомі з проєктом чи проблемою? Що вони вже знають? Чого вони не знають?
- Чи слід надати довідкову інформацію щодо певної теми?
- Що вони хочуть почути?
- Чи є якийсь конкретний механізм вирішення питання, щоб вони краще вас зрозуміли?
Використовуйте просту, зрозумілу мову, при цьому пропозиція підкреслює позитивний вплив проєкту на суть окремої галузі.
Потенційні підводні камені
У доповіді Глобального конгресу Інституту управління проєктом (PMI) Френсіса Макнамари наводиться чотири основні причини, через які пропозиції проєкту відхиляються:
- Погано підготовлена пропозиція
- Пропозиція не узгоджується з організаційними цілями
- Переваги проєкту не чітко та не достовірно визначені
- Неефективна презентація проєктної пропозиції
По суті, певні проєкти провалюються не тому, що самі по собі погані проєкти, а тому, що пропозиція не мала чіткості та переконливості.
Дані та дослідження
Вам потрібні факти, цифри та графіки, щоб обґрунтувати свою пропозицію та можливість існування проєкту.
Досліджуйте минулі проєкти, як успішні, так і невдалі, оскільки для створення переконливої пропозиції вам знадобиться багато даних, доказів та прикладів.
Як написати проєктну пропозицію
Пам’ятайте, що причина, по якій ви пишете проєктну пропозицію, полягає в тому, щоб отримати гроші на її реалізацію. Ви хочете, щоб підтримали ваш проєкт.
Ви хочете, щоб пропозиція говорила з людьми, які приймають рішення щодо її фінансування.
Крок 1: Визначте проблему
Яку проблему намагається вирішити ваш проєкт? Чому це — проблема? Чому її варто вирішити? Змусьте свою аудиторію бачити проблему так, як ви її бачите.
Сильний початок. Ті, хто приймають рішення, зазвичай не виділяють багато часу для розгляду пропозиції, тому переконайтесь, що больові точки були коротко описаними та резонували тим, хто приймає рішення.
Використовуйте факти, а не думки. Хоча ви хочете, щоб ваша аудиторія зрозуміла серйозність проблеми, не перебільшуйте. Натомість використовуйте дані своїх досліджень, щоб створити резервну копію ваших тверджень.
Крок 2: Представте своє рішення
Як ваш проєкт вирішить проблему? Чому ваше рішення є кращим варіантом порівняно з іншими подібними рішеннями? Обговоріть, чому інші рішення не підійдуть для ситуації.
Передбачте запитання та заперечення. Будьте готові захищати своє рішення з усіх сторін. Будьте готові пояснити, чому, наприклад, ваше більш дороге рішення краще, ніж менш дороге.
Представте більший вплив рішення. Зацікавлені сторони, як правило, більше захоплюються проєктами з широкими ефектами, ніж проєктами з обмеженим впливом.
Знову факти. Наведіть якомога більше прикладів, що підтверджуються дослідженнями.
Крок 3: Визначте свої результати та критерії успіху
Включіть дату виконання. Визначте, що надасть ваш проєкт і що користувачі можуть очікувати від нього, наприклад, хмарна телефонна система, яка доступна цілодобово з будь-якого місця, якщо це проєкт із обслуговування клієнтів, який ви пропонуєте. Також вкажіть, коли ви плануєте завершити кожний етап його виконання.
Ваше рішення повинно бути SMART. Ваші критерії успіху означатимуть успіх проєкту. Не забудьте аби результати були SMART (конкретні, вимірювані, досяжні, реалістичні та обмежені в часі).
Крок 4: Сформулюйте свій план дій або підхід
Це найважливіший розділ пропозиції, де обговорюється спосіб досягнення цілей проєкту. Він починається з пояснення підходу та того, чому він доречний та ефективний. Він також пояснює, як вирішуватимуться проблеми.
Запроваджуйте проєктні стратегії. Чи будете ви використовувати традиційний підхід до цілепокладання? Чому? Чи будете ви користуватись послугами сторонніх підрядників, власним персоналом або послугами консультантів? Якими будуть їхні цілі та обов'язки?
Поясніть, як вирішуватимуться проблеми. Пропишіть стратегії зменшення ризику вашого плану управління проєктом.
Крок 5: Розробіть свій графік виконання проєкту та бюджет
Це розділ, де ви визначаєте витрати на проєкт та детально описуєте, як будете дотримуватись термінів.
Надайте якомога більше деталей. Розбийте свій бюджет на категорії, такі як товари, інструменти виконання проєкту, зарплата тощо. Включіть усі прямі та непрямі витрати. Детальний фінансовий розподіл повідомить зацікавленим сторонам, що ви провели дослідження та не збираєтесь витрачати гроші даремно. Зауважте, що проєкти потребуватимуть фінансової звітності.
Будьте конкретними. Не вигадуйте. Надайте час початку та закінчення проєкту, а також зазначте, якщо певні розділи проєкту можна виконати одночасно.
Крок 6: Зв’яжіть все це разом
Закінчіть свою пропозицію висновком, який коротко узагальнює проблему, рішення та переваги. Підкресліть важливі частини та зробіть свою пропозицію винятковою, переглянувши ідеї чи факти, якими ви хочете запам'ятатись своїй аудиторії.
Перевірте свою пропозицію на узгодженість ідей та чи пов'язані елементи проєкту один з одним.
Ваша пропозиція повинна читатись, як цілісна книга. Ваша пропозиція повинна розповісти історію. Кожен розділ і елемент повинні бути пов’язані між собою разом, щоб утворити одне ціле.
Утримуйтесь від введення чогось, що не відноситься безпосередньо до проєкту. Будьте обережні, щоб не вводити щось зайве в проєкт, що здається або не сприятиме загальним цілям проєкту.
Переконайтесь, що присутні всі елементи проєктної пропозиції. Перевірте свій документ і переконайтеся, що всі завдання проєкту були вирішені.
Крок 7: Редагування/коректування пропозиції
Перепишіть свою пропозицію за потребою, щоб зробити її цікавою, корисною, зрозумілою та переконливою. Попросіть зворотнього зв'язку та переконайтесь, що пропозиція гармонійна і цілісна, а також візуально приваблива.
Перевірте тон та мову. Ваша пропозиція розрахована на певний тип аудиторії, тому переконайтеся, що тон та мова, які використовуються, відображають це. Не забувайте коректувати граматичні, пунктуаційні чи орфографічні помилки. Ваша пропозиція має виглядати професійно.
Побажайте успіху своїй проєктній пропозиції та отримайте фінансування вашого проєкту. Чи вийде в світ ваш проєкт, залежить від того, наскільки ефективна і переконлива ваша пропозиція.
Світлана Олєйнікова
Наступного тижня чекайте план дій при розробці грантового проєкту, а поки бережіть себе, своїх близьких, планету і будьте здорові!
