Зворотний бік віддаленої роботи в карантинний період: досвід і поради компанії EnglishDom
13 травня, 2020
Коли їдеш на роботу в переповненому транспорті або стоїш у заторі, часто відвідують думки на кшталт: «Як би було добре працювати вдома».
Дистанційна робота — це вже давно не мрія. А в умовах нинішньої ситуації в світі з вірусом і пандемією вона зовсім стала мало не єдиним способом зберегти працездатність підприємств.
За статистикою FlexJobs в журналі Entrepreneur, тільки в США понад 4,7 млн співробітників у 2018 році працювали віддалено. Зараз же в умовах пандемії це число вже зросло в 5-8 разів. На жаль, більш точну статистику зібрати неможливо.
Причому Owl Labs надає навіть більш цікаву статистику. За результатами статистичного опитування в 2019 році в США понад 30% співробітників від 22 до 65 років працюють віддалено постійно.
Через коронавірус десятки тисяч компаній по всьому світу почали спішно створювати можливості для віддаленої роботи своїх співробітників. Але стає ясно, що це зовсім непросто. Віддалена робота вимагає інших навичок організації робочого процесу.
Питання ефективності онлайн-роботи і навчання можна вважати ключовим для онлайн-школи англійської мови EnglishDom — адже в основі роботи лежить принцип навчання онлайн, а багато співробітників компанії працюють у віддаленому форматі.
Систему онлайн-навчання ми налагодили добре і за час роботи компанії побудували такий процес роботи зі студентами, щоб не просто їх навчати, а мотивувати і надихати на навчання.
Але кістяк команди працював завжди в офісі і через карантин нам довелося спішно переводити повністю весь офіс на віддалений режим.
Ми вирішили поділитися своїм досвідом і розповісти про підводні камені роботи в віддаленому форматі, а також дати кілька порад, як впоратися з цим завданням.
Особливості віддаленої роботи в карантинний період
Постійний штат компанії EnglishDom налічує рівно 100 співробітників. Із них 15 фахівців з відділів маркетингу і PR раніше працювали повністю віддалено.
Фултайм віддалені співробітники працюють з 10:00 до 19:00 (або з 09:00 до 18:00). На обід одна година перерви. Тобто робочий час у них повністю збігається з офісом. У цей час вони повинні постійно бути на зв'язку. У них є KPI, але вони частково зав'язані також на рутинні завдання, які потрібно виконувати щодня.
12 березня в Україні було оголошено карантин, і ми були змушені відправити повністю весь офіс на віддалену роботу. Зараз у нас в офісі залишилися тільки квіти на підвіконнях. Іноді заходять співробітники, яким потрібно час від часу бути в офісі — операціоністи і фінансисти.
Для «вимушених віддалених працівників» ситуація складна. Створення «домашнього офісу» — це складний психологічний і організаційний процес, який неможливо провести за кілька днів. Тому HR-фахівці були змушені вирішувати ті проблеми, з якими стикалися фахівці під час роботи вдома.
У цілому всі труднощі, з якими зіткнулися співробітники під час віддаленої роботи, можна поділити на 3 групи:
Недостатній рівень самодисципліни
Вдома занадто багато відволікаючих чинників. Можна відволіктися на соцмережі або YouTube. Можна сходити на кухню попити чаю чи кави, погратися з собакою чи котом.
В офісі таких відволікаючих моментів немає, і люди не звикли з ними справлятися під час робочого процесу.
Крім того, підсвідомо співробітники відчувають послаблення в контролі. І жорсткими заходами тут ситуацію не виправити — постраждає мотивація і результати роботи.
Нестача людського контакту і відчуття роботи в команді
Багато фахівців звикли працювати серед людей. Щоденне спілкування з колегами допомагає зрозуміти, що ми — команда. І в перші дні багато наших співробітників відчували, що відірвані від колективу.
Дрібні щоденні ритуали на кшталт привітання з колегами і розмови за чашкою кави — це важлива частина робочого процесу, тому що вона налаштовує на працю і дозволяє мозку трохи відволіктися від робочої напруги. А це позитивно позначається на результатах. Удома ж таких ритуалів немає, тому співробітники відчувають постійну напругу і тиск.
Нерозуміння принципів віддаленої роботи сім'єю
Сім'я — це ще один сильний відволікаючий фактор. Часто члени сім’ї не розуміють, що робота вимагає зосередженості, відволікаючи фахівців рутинними домашніми справами.
А якщо співробітник часто відволікається, то і ефективність його роботи сильно падає. Тому головне завдання співробітника — пояснити, що він все ще на роботі, і робота вимагає максимальної зосередженості. Ми радимо роз'яснити це питання сім'ї якомога раніше, щоб не було ніяких претензій із цього приводу.
Власне, над вирішенням цих трьох груп проблем ми й працювали в перші дні карантину.
Як ми організували роботу EnglishDom у віддаленому режимі?
Етап 1. Детально прописаний чек-лист віддаленої роботи
Докладні посадові інструкції в компанії EnglishDom були прописані задовго до карантину. Але вони були орієнтовані на офісну роботу. Для віддалених спеціалістів були інші чек-листи, тому довелося в терміновому режимі доповнювати їх і підганяти під основну частину команди.
Змін насправді було не так багато — додали тільки інструменти для онлайн-комунікації та контролю над виконанням роботи. Але їх потрібно було позначити, щоб формалізувати статус і порядок онлайн-роботи для співробітників.
Також ми розробили чек-лист ефективності віддаленої роботи, який показує, наскільки ефективно компанія перейшла на відаленний формат.
EnglishDom: чек-лист відаленного формату роботи.
Забирайте і користуйтеся.
Етап 2. Налагодження робочої комунікації і мотивація
Насамперед ми підібрали інструменти, за допомогою яких буде здійснюватися контроль над роботою онлайн і робоче спілкування. Для спілкування всередині команди ми використовуємо Slack, для відеодзвінків — Skype або Zoom, для робочих процесів — Trello і Google Таблиці.
Загальні відеодзвінки відділів проводяться раз або два на тиждень. Деякі команди, наприклад, маркетологи, проводять онлайн-зустрічі щодня перед початком робочого процесу.
Таблиці Google Sheets ми використовуємо у якості планувальника. У кожного співробітника обов'язково повинен бути роадмап на тиждень і на місяць — список завдань, який він повинен виконати за вказаний час.
Робоча комунікація повністю ведеться в Slack. Є загальний чат, в якому беруть участь всі співробітники. Також у кожного відділу є свої внутрішні і проектні чати. Тобто структура робочого процесу повністю збережена і перенесена онлайн.
У кожного співробітника є гарнітура, тому будь-які робочі питання можна без проблем вирішити або в текстовому форматі, або за допомогою відеодзвінка.
Slack — це головний інструмент комунікації. Він же є маркером присутності на роботі.
Ось як виглядають чати компанії в Slack. У кожного відділу і проекту свої кімнати, але також є кілька загальних.
Важливий момент. Я розумію, що у тих співробітників, хто звик працювати в офісі серед людей, може виникати відчуття занедбаності. Щоб уникнути цього, відділи раз на день або раз на кілька днів проводять п'ятихвилинки і загальні зустрічі.
Вкрай важливо, щоб кожен фахівець відчував себе частиною команди, а не окремим співробітником.
Ми перенесли корпоративні івенти і тімбілдінг повністю в онлайн. Наприклад, проводимо цікаві челенджі. Останнім був «покажи своє робоче місце», в якому участь взяла майже половина співробітників.
Також ми проводимо випадкові «онлайн-чаювання». У Slack є цікавий плагін, за допомогою якого можна зв'язатися двом випадковим людям у компанії. Відмінна можливість познайомитися ближче зі своїми колегами і розслабитися в обідню перерву за чашкою чаю або кави. А після роботи можна і за келихом вина так посидіти.
Всі ці активності дозволяють компенсувати відсутність особистого контакту між співробітниками і брак спілкування.
Етап 3. Організація робочого процесу
«Вимушена віддалена робота» — це робота на повний робочий день. А якщо всі співробітники працюють у себе вдома, тому виникає питання щодо організації робочого процесу.
Важливо! Ми вирішили принципово не використовувати системи обліку і контролю робочого часу. Особливо ті системи, які дозволяють стежити за тим, що відбувається на екранах співробітників.
Опустимо питання етичності таких програм. Але тим не менш, ми вважаємо, що вони не будуть корисні. Співробітники і так відчувають тиск від ситуації, що позначається на робочому процесі в цілому. Тому немає сенсу ще більше тиснути на них жорстким контролем — інакше зриви будуть неминучими.
Всі наші співробітники, які працюють з дому, повинні залишатися на зв'язку в робочий час. Але контроль над ефективністю роботи проводиться не за часом, а за результатами виконання KPI.
Ми вже на практиці визначили, скільки часу займають рутинні завдання, тому можемо побудувати план робіт на робочий тиждень з точністю до однієї-двох годин. Виконання кожного завдання фахівці відзначають в роадмапі, тому керівники відділів бачать, як рухається робочий процес.
Кілька слів про спілкування всередині команд. Ми не стали змінювати інструменти, які використовують самі команди під час роботи над проектами. Наприклад, розробники EnglishDom використовують Jira, дизайнери працюють за допомогою Trello, а маркетологи та PR-фахівці обрали Google Sheets і Docs.
Також керівник кожного відділу самостійно визначає, як йому зручно контролювати результати роботи. Більшість використовує Google Sheets, але форма і ключові моменти відрізняються. Тут головне не прагнення підігнати все під одну гребінку, а щоб керівник дійсно розумів все, що відбувається у його відділі.
Ось приклад такої таблиці-роадмапа.
З чого складається процес роботи онлайн?
Якщо порівнювати роботу в офісі і онлайн, то в нашій компанії змінилися тільки формальності.
Наприклад, статус «на роботі» в офісі означає, що ви прийшли на робоче місце і включили робочий комп'ютер. А «на роботі» в домашніх умовах означає, що ви запустили Slack на робочому комп'ютері. Якщо Slack не увімкнений — це значить, що вас немає на робочому місці.
Щоранку співробітник має привітатися зі своїми колегами по відділу в Slack. Прямо як в офісі.
Щотижневий відеодзвінок проводиться на початку тижня. На ньому керівники відділів координують роботу співробітників і відзначають завдання. Це дозволяє кожному фахівцю залишатися частиною команди, а не просто окремим робітником.
Також з кожним співробітником керівник проводить особисті онлайн-зустрічі. Раз чи два на тиждень. На них детально обговорюються завдання, а також проблеми та складнощі, з якими зіткнувся фахівець під час їх виконання. Тобто співробітник не залишається один на один з робочими завданнями. Якщо потрібно, він завжди отримає підтримку від керівника і колег. І це працює.
У цілому перехід робочого процесу повністю в онлайн був складним, але завдяки правильній організації ми зуміли впоратися з усіма викликами.