Як організувати роботу команди в поточних умовах?

Ситуація, що склалася сьогодні в світі, дуже раптово і кардинально змінила звичні процеси організації роботи – від переходу на віддалену працю до стресу від тривалої самоізоляції. Анна Мазур, засновниця кар'єрного порталу Happy Monday, радить, як ефективно організувати роботу команди в поточній ситуації та підтримати своїх працівників в мотивованому продуктивному стані.  

3 принципи, яких варто дотримуватися:

1. Керуйте очікуваннями.
2. Створіть зрозумілий процес.
3. Приділяйте більше часу спілкуванню.

1. Управляйте очікуваннями.

Найстрашніше для нас усіх – невизначеність. Коли ми не знаємо чого чекати – це страшно. Коли не можемо вплинути на це – ще страшніше. Тому якщо можете прибрати невизначеність, прибирайте її. Погані новини або хороші – діліться ними. Немає новин або недостатньо інформації для прийняття рішення –  розкажіть про це. Головне – не мовчіть.

Всі розуміють, що зараз практично кожен бізнес постраждав. Продажі впали, процеси стали. Це всім очевидно, і люди очікують скорочення, урізання зарплат, відпусток за свій рахунок. Це внутрішнє напруження забирає дуже багато сил і енергії, позбавляє людей ефективності і продуктивності. Тому важливо якомога раніше внести ясність.

Розумієте, що потрібно скорочувати – робіть відразу.

Потрібно урізати зарплати – кажіть про це.

Маєте змінити графік роботи – попередьте заздалегідь і якомога швидше.

2. Створіть зрозумілий процес.

Дистанційна робота вимагає більшої дисципліни, ніж робота в офісі. Офіс сам по собі організовує, розділяє робоче і неробоче. Важливо впровадити прості правила, які налагодять роботу команди і допоможуть бути в тонусі і на зв'язку.

Що для цього потрібно?

А. Зрозумілі і єдині засоби зв'язку.

Критичний набір:

• месенджер для оперативної комунікації;
• таск менеджер для фіксації завдань і проєктів;
• засіб для відеодзвінків.

Декілька інструментів, які варто спробувати:

Інструменти для онлайн-обговорень:

• Slack – slack.com/
• Miro – miro.com (віртуальна дошка для спільної роботи)
• VideoAsk – www.videoask.com (інструмент для додаткових питань під час доповідей)

Інструменти для онлайн-конференцій:

• Zoom –  zoom.us
• Microsoft Teams – teams.microsoft.com
• Google Hangouts – hangouts.google.com
• Twitch –  www.twitch.tv
• Crowdcast – www.crowdcast.io

Інструменти для управління задачами:

• Asana – app.asana.com/
• Todoist – todoist.com/
• Trello – www.trello.com
• Notion – www.notion.so
• Worksection – worksection.com

Інструменти для опитувань в онлайн:

• Kahoot – kahoot.com
• Poll Everywhere – www.polleverywhere.com

В. Зрозумілі правила: час роботи, графік зустрічей, інше.

Загальний графік роботи. Робота з дому не повинна стати роботою коли завгодно.  Визначте спільні години роботи, коли всі мають бути онлайн та доступні. Ми вирішили, що з 10:30 до 17:30 всі обов'язково на зв'язку, решту часу можна рухати на ранок або вечір, кому як зручно. Якщо потрібно відлучитися в цьому проміжку, про це обов'язково потрібно попередити всю команду.

Нові робочі ритуали. Ми впровадили обов'язковий ранковий чек-ін. Зробили окремий чат, де вранці пишемо про те, як взагалі життя (неформальна частина) і які завдання сьогодні в роботі (робоча частина). Це допомагає відчути, що всі тут, всі працюють, все за планом. Ну і, звичайно, забезпечує обмін інформацією навіть ефективніше, ніж в офісному форматі.

Графік спільних та індивідуальних зустрічей. Якщо у вас були щотижневі планірки, проводьте їх у той самий час, але в онлайн. Якщо не було, то впровадьте. Для вирішення проектних питань – спілкуйтеся індивідуально. Створіть графік регулярних індивідуальних розмов з кожним членом команди.

3. Приділяйте більше часу спілкуванню.

Спілкування дуже важливе зараз для кожного з нас. Дзвінки до друзів, батьків, родини допомагають відчувати емоційну близькість. Вашій команді це теж потрібно.

Частіше обговорюйте питання голосом. Віддалена робота передбачає вирішення питань у текстовому форматі. Тут важко відчути настрій, стан, емоції співрозмовника. Щоб уникнути непорозуміння, особливо у перший час, намагайтеся більшість важливих питань вирішувати за допомогою аудіо та відеозв’язку.  

Використовуйте відео під час спільних дзвінків. Це можливість бачити настрій, жести, міміку один одного, створити більш близький контакт та подолати відстань. 

Створіть простір для неформального спілкування. Окремий чат для жартів чи фотографій з нових робочих місць, спільна кава зранку онлайн чи інші неформальні звички необхідні, це об'єднує людей і додає позитиву, що зараз вкрай важливо.