Як керівникам ефективно проводити координації: головні правила

Важливо

Керівник збирає своїх безпосередніх підлеглих. Наприклад, директор не збирає всю компанію, він збирає тільки своїх заступників, тобто тих, хто знаходиться в його прямому підпорядкуванні.

 

Правила проведення координації

• Кожен підлеглий повинен прийти з вже складеним планом роботи на наступний тиждень, тобто він не складається на цій координації, всі приходять з готовим документом, де прописані основні завдання відповідно до ключових пріоритетів та функцій співробітників згідно з оргсхемою.
• Щоб координація відбулася, у співробітника повинне бути вимірювання результату по стандарту. Ми вимірюємо результати по всіх підрозділах і по кожному співробітнику щотижня. Співробітники приходять на цю координацію з графіком, який показує, як змінюється їх продуктивність. Тобто у них є план минулого тижня з відмітками виконання або невиконання завдань. Є графік, який показує результати кількісно і неупереджено. Також у нього є план на наступний тиждень. Бажано, щоб співробітник представив і довгострокові плани, проте обов'язковими є перші три документи, без них не обійтися.
• Керівник починає координацію зі звіту щодо виконання плану за минулий тиждень.
• Керівник схвалює цілі, в тому числі кількісні, для кожного підлеглого на наступний тиждень.
• Керівник домагається, щоб у всіх його підлеглих з різних відділів плани були узгоджені між собою. Наприклад, службі персоналу потрібні якісь дані з відділу продажів. У такому випадку в плані продавців має бути виділено час на їх пошук і відправлення. Тоді плани будуть узгоджені, а завдання виконані.
• Після того, як плани схвалені, всі повертаються до роботи.

 

 

Чим не є координація

Правило №1. Не розв'язуйте проблеми

Координація — це не мозковий штурм. Скажу з досвіду, керівник завжди стикається з тим, що виникає якась проблема, і вирішити її потрібно терміново. Але зазвичай ніхто не знає, як це зробити, через те, що в цей момент просто недостатньо даних. Моя порада — не влаштовуйте в цей момент ніяких мозкових штурмів.

Для розв'язання проблем необхідно організовувати окремі наради. Потрібно заздалегідь визначити список учасників, а також дати їм конкретне завдання зі збору даних. Погодьтеся, не всім підлеглим потрібно знати про кожну проблему. Тому ніколи не дозволяйте перетворювати координацію в мозковий штурм для вирішення якихось ситуацій.

Правило №2. Не проводьте майстер-клас

Друге, на що зазвичай перетворюються координації, стаючи довгими та нудними, — це тренінг.

Хтось не знає, як впоратися з проблемою, його керівник розумний і досвідчений, хоче продемонструвати свою компетентність і починає його навчати прямо на нараді. Всі інші позіхають, вони не розуміють, що відбувається та чому вони витрачають на це час, поки керівник навчає одну людину.

Якщо ви бачите, що хтось із підлеглих в чомусь не розбирається, організуйте з ним окрему зустріч. Там ви можете поділитися досвідом або відправити його на навчання, але не робіть це на координації.

Правило №3. Чіткий таймінг

Координація — це швидка дія, вона повинна займати 30-40 хвилин на тиждень. Узгодили плани та відразу ж побігли виконувати. В такому випадку координація ефективна.

 

Порада

Робіть координації завжди в один і той же час і ніколи не дозволяйте людям приходити непідготовленими. Хтось прийшов без планів? Все відклали, перенесли зустріч на годину. Важливо донести, що людина без спеціальної підготовки всіх затримує.

Координація — це один із найважливіших інструментів будь-якого вмілого керівника.

Олександр Висоцький

«Visotsky Consulting», «Школа власників бізнесу», «Business Booster».