Малий бізнес та облік майна

Питання обліку майна на старті для мікробізнесу та малого бізнесу не завжди є актуальним. Як правило, часу ледве вистачає на те, щоб гроші заробляти, а вже до питань юридичних та бухгалтерії руки доходять в останню чергу. Сподіваюсь, ця стаття допоможе розібратися з обліком та використанням майна у бізнесі та трохи зекономить ваш час. 

Фізичних осіб-підприємців, які є платниками єдиного податку, називають «спрощенцями». Спрощення стосується і обліку майна, яке ви використовуєте у підприємницькій діяльності. Тому зазвичай обліку свого майна підприємці не ведуть, а документи на придбання майна зберігають не завжди. 

Юридичні особи-платники єдиного податку формально ведуть облік, але насправді відображають в обліку не все майно. Натомість, часто користуються майном, на яке не мають документів або яке належить власникам бізнесу чи іншим особам без документального оформлення.

В чому полягає спрощення обліку та звітності?

Насамперед, згадаємо вимоги закону до обліку та звітності платників, які використовують спрощену систему. Спрощеним, звісно, у вас є не бізнес, бо малому бізнесу заробити гроші зовсім не просто. Спрощеними є правила обліку та звітності державі про зароблені вами доходи. Облік — це фіксація, простіше кажучи — внутрішнє записування ваших доходів та витрат, яке ведеться за певними правилами, щоб контролюючий орган міг перевірити ці доходи і витрати. А звітність — це декларування цих доходів та витрат, тобто звітування про них державі для того, щоб держава дізналася, скільки ви заробили та скільки податків маєте заплатити. 

Облік доходів «спрощеними» підприємцями здійснюється лише у Книзі обліку доходів, а не на рахунках бухгалтерського обліку, як це роблять ті, хто не є спрощенцями.

Здавалося б, усі доходи видно з банківського рахунку спрощенця. Але клієнти сплачують за надані послуги, виконані роботи, реалізовані товари не лише на банківський рахунок, але й готівкою. Тому самої лише виписки з рахунку для перевірки недостатньо, а для фіксації всіх готівкових доходів існує Книга, в яку для зручності і безперервності обліку записують і безготівкові доходи.

Облік витрат ФОПу-спрощенцю вести не потрібно, бо він сплачує свій податок із усієї виручки, без вирахування понесених витрат.

Але якщо платник обрав сплату єдиного податку за ставкою 3% плюс ПДВ, то він веде іншу книгу — Книгу доходів та витрат, бо йому треба обліковувати витрати, щоб отримати податковий кредит під час придбання товарів, робіт, послуг та використати його для того, щоб «перекрити» податкові зобов'язання з ПДВ, що виникають при продажу власних товарів, робіт, послуг.

Звітність¹ ФОПа спрощенця теж простіша за стандартну «загальносистемну», в ній відсутні численні додатки до декларації. А якщо йдеться про звичайного платника єдиного податку без ПДВ, то це фактично один річний (для першої та другої груп) або квартальний (для третьої групи) звіт, який легко можна сформувати у вашому електронному кабінеті платника або в системі он-лайн звітності банку. Існує ще звіт з ЄСВ раз на рік та квартальна звітність, пов'язана з виплатами фізособам, якщо такі виплати були. 

¹ Наказ Міністерства фінансів України від 19.06.2015 №578 Про затвердження форм податкових декларацій платника єдиного податку

Податковий кодекс не містить прямої норми щодо ведення підприємцями бухгалтерського обліку активів. У пошуках відповіді на дане питання слід звертатися до загальних норм законодавства. Це стаття 19 Господарського кодексу України. Цей кодекс регулює багато аспектів бізнес-відносин та відносин між бізнесом і державою.  Усі суб'єкти господарювання, каже частина 9 статті 19 Господарського кодексу, а також відокремлені підрозділи юридичних осіб, виділені на окремий баланс, зобов'язані вести первинний (оперативний) облік результатів своєї роботи, складати та подавати відповідно до вимог закону статистичну інформацію та інші дані, визначені законом, а також вести (крім громадян України, іноземців та осіб без громадянства, які провадять господарську діяльність і зареєстровані відповідно до закону як підприємці) бухгалтерський облік та подавати фінансову звітність згідно із законодавством.

Для юридичних осіб на спрощеній системі Податковий кодекс містить спеціальну норму. Платники єдиного податку третьої групи (юридичні особи) використовують дані спрощеного бухгалтерського обліку щодо доходів та витрат з урахуванням положень пунктів 44.2, 44.3 статті 44 Податкового Кодексу. Це означає, що такі юридичні особи ведуть облік основних засобів, але він дещо простіший, ніж на загальній системі.Такі платники зобов'язані виокремлювати серед майна основні засоби за критеріями їх вартості та строку корисного використання. Нарахування амортизації не впливає на облік і оподаткування у таких підприємств, але дозволяє списати основні засоби. 

Ризик для таких юридичних осіб полягає в тому, що у разі, якщо під час перевірки такого підприємства буде проведена інвентаризація, яка виявить необліковані основні засоби, тоді, посилаючись на Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 15 «Дохід»², податківці можуть вимагати³ від підприємства визнання доходу у зв'язку із зростанням власного капіталу. Якщо у підприємства знайдуть необлікований товар, за логікою податківців, це означатиме, що підприємство безкоштовно отримало запаси (п. 6 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 9 «Запаси»⁴), що теж призводить до зростання власного капіталу та має включатися до доходу. А в разі включення цих сум до доходу може виникнути перевищення ліміту обсягу доходу платника єдиного податку (7 мільйонів гривень), оподаткування суми перевищення за подвійною ставкою (6 або 10%) та обов'язок перейти на загальну систему з наступного кварталу.

• ² Наказ Міністерства фінансів України від 29.11.1999 р. N 290
• ³ Індивідуальна податкова консультація від 23.07.2019 р. N 3418/6/99-99-12-02-03-15/ІПК
• ⁴ Наказ Міністерства фінансів України від 20.10.1999 р. N 246

Така логіка є дуже спірною, бо у Кодексі існує спеціальна норма — до суми доходу платника єдиного податку включається вартість безоплатно отриманих протягом звітного періоду товарів (робіт, послуг)⁵.

⁵ пункт 292.3 Податкового кодексу України

Існує  визначення цього поняття. Безоплатно отриманими є товари (роботи, послуги), надані платнику на підставі письмових договорів дарування та інших письмових договорів, які не передбачають грошової або іншої компенсації вартості таких товарів (робіт, послуг) чи їх повернення, а також товари, передані платнику на відповідальне зберігання і використані ним. У випадку виявлення необлікованих основних засобів чи товарів, підприємство не отримувало нічого за письмовими договорами від третіх осіб. Тобто такі висновки податківців повністю суперечать закону, але краще не допускати ситуації безконтрольного використання активів без відповідного обліку, аніж потім сперечатися з податківцями. 

Для чого потрібні документи на майно?

З обліком розібралися. А для чого зберігати документи на своє майно? Ось перелік причин для того, щоб зберігати документи на товар або майно:

1. Для того, щоб захистити своє право власності, повернути втрачене майно чи отримати відшкодування. Йдеться про викрадення майна, вилучення його під час обшуку, знищення чи пошкодження внаслідок пожежі чи інших надзвичайних подій. Без документів складно буде довести право власності на такі об'єкти та вимагати їх повернення, або довести розмір завданих збитків та вимагати їх відшкодування або страхових виплат. Так само важливо мати документи на майно для того, щоб передавати таке майно у користування і згодом повернути його назад від користувача у власне володіння.
2. Для того, щоб спокійно спали ваші контрагенти. Покупці або користувачі майна або товару, як правило, вимагатимуть документального підтвердження вашого права власності на товари або майно. Як мінімум, для того, щоб переконатися у законності операцій і відсутності ризиків з боку третіх осіб.
3. Для підтвердження платоспроможності перед кредитором. Для того, щоб отримати кредит, вам доведеться підтвердити вартість ваших активів, які забезпечують виконання ваших зобов'язань перед кредитором, а також впливають на рівень кредитного ризику та умови кредитування, та право власності на такі активи.
4. Для участі у державних та приватних тендерах. Часто конкурсні умови також вимагають підтвердження наявності активів, які забезпечують вашу господарську діяльність та можливість виконання вами замовлення, а також права власності на них.
5. Для інвесторів. Якщо вами зацікавляться інвестори, ви вирішите продати свій бізнес, чи заплануєте злиття із бізнесом ваших партнерів, то під час розрахунку вартості вашого бізнесу чи вашої частки буде враховуватися також і балансова або документально підтверджена вартість ваших активів. Від юристів ваших партнерів чи інвесторів ви отримаєте запит на Due Diligence — перевірку, яка, серед іншого, включатиме перевірку права власності на активи чи правомірного користування ними.
6. Для партнерських стосунків. Ваш майновий внесок у партнерство слід документально оформити хоча б з метою справедливого поділу активів у разі розірвання партнерських стосунків та виходу з ТОВ. При виході ви маєте право на ринкову вартість майна, яка відповідає розміру вашої частки. Але така вартість має бути документально підтверджена, а майно — обліковується на балансі підприємства.
7. Якщо ви здаєте майно в оренду — з метою уникнення податкового спору щодо оподаткування доходів від оренди єдиним податком (з урахуванням обмежень за площею⁶).
8. Для майбутнього експорту. Якщо в майбутньому ви плануєте експорт вашої продукції, то документи на придбання сировини та документи на виробниче обладнання знадобляться для підтвердження походження товарів. 
9. Для майбутнього переходу на загальну систему. Бізнес зростатиме і, можливо, вам доведеться перейти на загальну систему оподаткування, коли теж з'явиться потреба в документах для балансового обліку.
10. Для того, щоб в майбутньому довести легальність доходу. Якщо вам доведеться продавати ваше майно, то документи на його придбання дозволяють визначити оподатковуваний дохід від продажу, а на майбутнє ви отримаєте підтверджений легальний дохід. Якщо підприємець-спрощенець є платником ПДВ, у випадку продажу своїх активів він буде визначати зобов'язання з ПДВ, виходячи з їх звичайної ціни, оскільки балансового обліку він не веде. Для доведення звичайної ціни можуть стати у нагоді документи на придбання активу.
11. Це допоможе продемонструвати substance, тобто докази реальної ділової активності та наявність необхідного для вашої діяльності майна для банку, який за новими правилами фінансового моніторингу ретельно перевірятиме вас перед встановленням ділових відносин та перевірятиме ваші фінансові операції. Приміром, якщо ви отримуєте кошти з призначенням платежу «за оренду промислового обладнання», але офіційно у вас таке обладнання не обліковується, документи відсутні, банк може зацікавити така операція і він вимагатиме інформацію та документи для перевірки ризиків. 

⁶ пункт 291.5.3. Податкового кодексу України

А чи можна використовувати у бізнесі майно власників або інших осіб?

Можна, але слід подбати про належне оформлення. Фізична особа-підприємець може використовувати своє майно у власній господарській діяльності без будь-якого оформлення. А ось юридична особа-платник єдиного податку не може використовувати майно свого засновника, учасника чи власника без відповідного оформлення, адже йдеться про майно, яке належить іншій особі. 

Як відомо, майно юридичної особи відокремлене від майна фізичної особи. Саме тому не можна використовувати у діяльності ТОВ автівку засновника без оформлення, навіть якщо ТОВ перебуває на спрощеній системі. 

Здавалося б, така заборона не має сенсу, адже витрати на утримання такого авто, вартість палива не зменшують базу оподаткування — податок сплачується із виручки, без вирахування витрат. То що державі до того, що підприємство використовує майно власника, якщо сам власник не проти? Але справа у відокремленості майна власника підприємства і самого підприємства. 

Фактично, вартість безоплатного використання може бути доходом підприємства, бо безоплатне використання дозволяє уникнути витрат, а значить, відповідно збільшує дохід. 

Якщо розглядати це питання в юридичній площині, то воно досить спірне, бо правила оподаткування доходу спрощенців містяться у відповідних нормах Податкового кодексу, і є норма, яка стосується безоплатно отриманого майна. Нагадаємо, до суми доходу платника єдиного податку включається вартість безоплатно отриманих протягом звітного періоду послуг⁷. Послугами за Податковим кодексом вважається і право користування⁸.

• ⁷ пункт 292.3 Податкового кодексу України
• ⁸ 14.1.203 Податкового кодексу України

Отже, користування майном буде отриманням послуги. Але безоплатно отриманими послугами, які включаються до ходу спрощенця, є послуги, надані платнику на підставі письмових договорів, які не передбачають грошової або іншої компенсації, так написано в Податковому кодексі. Письмовий договір може бути укладено шляхом обміну листами або в електронній формі, тому з вашого листування та фактичних відносин податківці можуть зробити висновок, що договір все ж таки був укладений. Та це вже інша історія. Головним є те, що навіть за відсутності письмового договору, податківці можуть нарахувати дохід. 

Отже, неоформлене використання майна іншої особи у підприємницькій діяльності несе ризики. Якщо ФОП або підприємство використовує чуже майно (наприклад своїх знайомих, партнерів, родичів) за договором безоплатного використання, то є ризик включення вартості користування до суми доходу, що оподатковується за ставкою 5%⁹.

⁹ дивіться також Індивідуальну податкову консультацію ДФСУ від 19.06.2018 р. N 2721/Г/99-99-13-01-02-14/ІПК

Якщо ФОП чи підприємство використовують чуже майно без договору, тут можуть бути різні варіанти від простого нарахування єдиного податку до оподаткування вартості користування як «іншого доходу» чи «додаткового блага» (чи навіть «подарунку») у фізособи-ФОП за ставкою 18% (чи 5% для подарунку). 

Отже, треба подбати про оформлення користування майном у підприємницькій діяльності. Таке користування доцільно зробити оплатним. 

Ціну можна визначати за домовленістю сторін, але у разі користування на умовах оренди нерухомістю, яка належить фізичній особі, треба враховувати вимоги закону про мінімальні орендні платежі — мінімальна сума орендного платежу визначається за методикою, що затверджується КМУ, виходячи з мінімальної вартості місячної оренди одного квадратного метра загальної площі нерухомості з урахуванням місця її розташування, інших функціональних та якісних показників, що встановлюються органом місцевого самоврядування села, селища, міста, на території яких вона розташована, та оприлюднюється у спосіб, найбільш доступний для жителів такої територіальної громади. Якщо мінімальну вартість не встановлено чи не оприлюднено до початку звітного (податкового) року, об’єкт оподаткування визначається виходячи з розміру орендної плати, зазначеного в договорі оренди¹⁰.

¹⁰ пункт 170.1.2 Податкового кодексу України

Не забувайте, що підприємець та підприємство є податковими агентами по відношенню до фізичних осіб, тобто при виплаті доходів за користування майном таким особам, в тому числі у вигляді орендних платежів, вони зобов'язані утримувати з фізичних осіб податки (18% податок з доходів фізичних осіб та 1,5% військовий збір).

А якщо вашим орендодавцем є фізична особа-спрощенець, то ви не є податковим агентом, але пам'ятайте про обмеження. По-перше, спрощенець першої та другої групи не може здавати нерухомість в оренду, а ФОП-спрощенець третьої групи не може надавати в оренду земельні ділянки, загальна площа яких перевищує 0,2 гектара, житлові приміщення та/або їх частини, загальна площа яких перевищує 100 квадратних метрів, та нежитлові приміщення (споруди, будівлі) та/або їх частини, загальна площа яких перевищує 300 квадратних метрів¹¹.

¹¹ пункт 291.5.3. Податкового кодексу України

Якщо ви користуєтеся майном власних працівників, для таких випадків існує інший варіант. Кодекс законів про працю дозволяє використовувати «інструмент» працівників з компенсацією за їх зношування (амортизацію)¹².

¹² стаття 125 Кодексу законів про працю

Тобто, якщо йдеться про виробниче обладнання чи інструмент, такий варіант допустимий. Іноді цією нормою користуються і для автомобілів персоналу.