Без помилок! Як підприємцям малого та середнього бізнесу вести фінансовий облік
25 червня, 2021
Низький рівень фінансової грамотності у підприємців може негативно впливати на побудову власної справи. 90% підприємців не розуміють, як порахувати свій прибуток, а кожному другому підприємцю не вистачає грошей в кінці місяця, щоб сплатити оренду та зарплати. Такі ситуації вказують на неефективне розподілення та управління коштами бізнесу.
Олександр Соловей, співзасновник сервісу Finmap, виступив з лекцією «Яких помилок припускаються підприємці в фінансовому обліку та як їх уникнути?» в межах освітніх заходів у Центрі підтримки підприємців Дія.Бізнес Харків. Він розповів про те, які помилки роблять підприємці при веденні фінансового обліку та як їх можна передбачити.
Перш за все підприємцям варто розділяти бухгалтерський та управлінський облік. Бухгалтерський облік регламентований державою за вмістом, правилами заповнення та термінам. Своєю чергою, управлінський облік уточнює показники з кожного продукту, підрозділу, відділу підприємства. Його суть не в самому обліку, а в розумінні подальших дій компанії. Саме з його допомогою можна детальніше проаналізувати статті витрат та джерела надходження коштів, що особливо важливо для малих та середніх підприємств.
Відсутність розуміння базових інструментів та принципів управлінського обліку спричиняє низку помилок, які надалі впливають на розвиток бізнесу:
Змішування особистих грошей і грошей бізнесу. Частіше проявляється у покриванні особистих витрат коштом бізнесу.
Рішення: розділити кошти бізнесу та особисті надходження. Це допоможе побачити реальну ситуацію з бізнесом та наскільки він є прибутковим.
Безсистемний або нерегулярний облік — відсутність системи та культури ведення обліку або неефективний моніторинг транзакцій бізнесу. Як наслідок підприємець не зможе грамотно проаналізувати фінансовий стан бізнесу та оптимізувати доходи.
Рішення: регулярне відстеження та фіксування всіх операцій бізнесу для встановлення регулярної системи обліку.
Відсутність планування платежів та витрат бізнесу.
Рішення: створення та ведення «платіжного календаря», який допоможе розвантажити дні здійснення ключових платежів.
Незнання точки беззбитковості, що призводить до збільшення обсягу витрат порівняно з прибутком.
Рішення: точка беззбитковості — це той мінімальний обсяг виторгу, який здатний повністю покрити витрати бізнесу. Її визначення та аналіз допомагає будувати плани майбутніх продажів та формувати збільшення прибутку бізнесу.
Облік заради обліку — відсутність аналізу та прийняття рішень на основі управлінського обліку бізнесу.
Рішення: регулярний аналіз фінансової звітності бізнесу.
Вибір невідповідного інструмента для ведення обліку. Наприклад, використання 1С і подібних програм, які є нерелевантними для малого та середнього бізнесу. Або ж ведення саморобних неефективних таблиць Excel.
Рішення: впровадження комплексних та ефективних рішень для обліку.
У результаті систематичне впровадження даних помилок та бездіяльність у їх вирішенні може призвести до касового розриву — тимчасової відсутності грошових коштів, необхідних для фінансування чергових витрат за бюджетом час яких настав. Понад 70% бізнесу, що стикаються з касовим розривом, не виживають у перший рік діяльності.
Що ж робити, якщо бізнес потрапив у ситуацію касового розриву? Необхідно впровадити декілька кроків:
- Helicopter view — уповільнення та погляд на операційну діяльність бізнесу зі сторони. Це допоможе більш якісно оцінити ситуацію, що склалась.
- Перегляд ведення обліку коштів за останній період та визначення його підкатегорій.
- З'ясування точки беззбитковості.
- Зведення балансу — визначення всіх наявних активів бізнесу. Як фінансових, так і матеріальних.
- Визначення розмірів кредиторської та дебіторської заборгованості.
- Визначення найбільш та найменш маржинальних продуктів бізнесу.
- Вивчення структури витрат бізнесу.
- Створення простої фінансової моделі, яка підкаже, на чому сфокусуватися далі.
- Побудова наступних кроків бізнесу на основі цифр та даних з обліку.
Такий road map допомагає оцінити всі сторони діяльності підприємця, визначити сильні та слабкі сторони бізнесу та допоможе подолати проблему касового розриву.
Олександр з партнером по бізнесу Іваном Кауновим не перший рік працює над створенням та розвитком власних бізнес-проєктів. І за цей час вони на власному досвіді зустрілись з основними проблемами та «болями», з якими стикаються підприємці у фінансовому обліку. Це стало підґрунтям для створення Finmap як ефективного рішення для сучасного бізнесу та способу діджиталізації фінобліку.
У 21 столітті облік фінансів не повинен бути стресовим процесом, особливо за умови розвитку технологій та їх інтеграції в наше повсякденне життя.