Помилки, які заважають побудувати системний бізнес

Власники бізнесу часто потрапляють у пастку оперативної діяльності, з якої не можуть вирватися все своє життя. Вони створюють компанію для того, щоб реалізувати свої мрії, а згодом почуваються дзиґою. 

Колись і я був повністю поглинений операційною діяльністю. Працював по 14 годин на добу 6 днів на тиждень, а це більше, ніж будь-який з моїх підлеглих. З розвитком компанії я відчував, що доводиться працювати дедалі більше. Бачив, що, крім мене, в компанії немає сильних керівників, яким я міг би передати оперативне управління.  

Зараз, маючи досвід в управлінському консалтингу понад 10 років, я можу назвати 5 основних помилок, які не дають бізнесу стати системним.

 

Три виходи з пастки

1. Зціпити зуби і терпіти

Будь-який засновник компанії так чи інакше розуміє, що його справжнє призначення не в тому, щоб особисто розв'язувати оперативні питання. Але однак багато хто з нас готовий крутитися, як дзиґа, дуже довго.

2. Закрити бізнес

Компанії створюють ентузіасти, фахівці своєї справи. Щоб досягти високої майстерності в чому-небудь, потрібні роки і значні зусилля. Тому закриття бізнесу точно не для справжніх підприємців.

3. Налагодити систему управління

Вибравши третій шлях, ви, швидше за все, вже зіткнулися з труднощами: незгодою команди, відсутністю підтримки, зниженням доходу, втратою віри в успіх.

 

Справа в неорганізованості

Попри те, що в кожної людини в добі 24 години, одні за цей час встигають зробити багато, а інші не встигають нічого.

Я знаю безліч успішних і здібних людей, які не можуть контролювати свій час. Вони перебувають у постійному стресі. Щоб хоч якось упоратися зі своїм часом і належати собі самому, їм доводиться інколи просто тікати, залишаючи компанію і співробітників у небезпеці.

 

Розглянемо ознаки, за якими можна визначити, чи вмієте ви контролювати свій час.

Значна кількість незавершених справ

Ви відчуваєте, що увага розсіюється і справ стає дедалі більше. Іноді, перебуваючи в такому стані, елементарне прохання, адресоване вам, спричиняє «вибух».

Постійні запізнення

Вам прилітають завдання, які ви не встигаєте виконати або читаєте їх уже після того, як час вичерпався. Потім переймаєтеся, що могли зробити, але не встигли.

 

П'ять основних проблем під час систематизації

Коли власник недостатньо організований і намагається налагодити системний бізнес, він стикається з такими проблемами.

1. Співробітники не вірять в успіх

У минулому власник починав занадто багато проєктів і не доводив їх до кінця. Тому будь-які зміни в компанії минатимуть складно і безрезультатно.

Рішення. Заведіть щоденник і журнал розпоряджень. Щоденник допоможе спланувати час і ви зможете бачити своє завантаження, просування основних проєктів і визначати для співробітників адекватні терміни реалізації проєкту. Журнал розпоряджень допоможе контролювати виконання завдань співробітниками, бачити, що зараз у роботі та які завдання досі на рівні ідеї. І пам'ятайте: план на тиждень треба складати максимум на 35 з 40 робочих годин, п'ять годин закладають на форс-мажорні обставини і незаплановані завдання.

2. Формальне виконання завдань

Налагодження системи в бізнесі триває поступово, завдання слід виконувати в строк. Неорганізований власник згадує про завдання за кілька днів до закінчення терміну і виконує її нашвидкуруч або зовсім не робить вчасно.

Рішення. Отримавши завдання з систематизації чи організувавши певний проєкт, відразу складайте план його поступової реалізації. Контролювати виконання легше, якщо користуватись щоденником та журналом розпоряджень.

3. Низька якість виконання

Оскільки все робиться в останню мить, від цього страждає якість і знижується впевненість співробітників в успіху.

Рішення. Проводьте короткі щоденні зустрічі, на яких будете координувати діяльність кожного співробітника: вони звітуватимуть за попередній день та озвучуватимуть плани на майбутнє.

4. Перемикання

Практика виконувати кільканадцять справ одночасно призводить до того, що під час роботи над систематизацією процесів власник відволікається на інші (часто вигадані) завдання, працюючи за підлеглих. А перескакуючи з однієї дії на іншу, знижує залученість співробітників у побудову системи.

Рішення. Припиніть виконувати роботу за своїх співробітників. Систематизація бізнесу — нелегке завдання, і один з її етапів — навчитися розмежовувати обов'язки. Відзначте в щоденнику завдання, які не належать до ваших функцій, і передайте ці справи своїм підлеглим.

5. Відкладає все, крім систематизації

Це трапляється вкрай рідко, однак виникає проблема, коли власник припиняє керівництво компанією і фокусується лише на систематизації бізнесу.  

Рішення. Систематизація бізнесу повинна відбуватися поступово, делегуйте функції,  які не стосуються вашої посади, співробітникам. При цьому переконайтесь, що співробітники відповідальні і готові контролювати нові зони.

 

Найбільшою пасткою для підприємця стають входження в зону комфорту і відсутність бажання щось принципово змінювати. Для того щоб піднятися над оперативною діяльністю, необхідно почати діяти по-новому. Не бійтеся виходити із зони комфорту на якийсь час. Виходячи за рамки своєї компетентності, зробіть перший крок — розберіться куди, власне, йти та навіщо.

 

Олександр Висоцький

«Visotsky Consulting», «Школа власників бізнесу», «Business Booster».